Étapes : créer des échéanciers de factures fournisseurs et des échéances pour les contrats fournisseurs
- Créez et approuvez un contrat fournisseur.
- Si vous utilisez des types de facture, définissez les types de facture par pays.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à l'échéancier de factures d'un contrat fournisseuret la règle de sécurité associée.
- Sécurité : définissez le domaineProcess: Supplier Contract - Supplier Invoicedans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
Vous pouvez générer des factures fournisseurs planifiées en créant des échéanciers liés à un contrat fournisseur et en définissant des échéances. Vous pouvez également définir plusieurs échéanciers pour des contrats fournisseurs et ajouter plusieurs lignes sur chaque échéancier.
- Accédez à la tâcheCréer un échéancier de factures fournisseurs pour un contrat fournisseuret sélectionnez leContrat fournisseurpour lequel vous souhaitez créer un échéancier.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionCalendrier bloquéCochez cette case pour bloquer le traitement des factures. Lacase à cocherÉchéancier bloqué n'est pas disponible pour les contrats de location.MéthodeSélectionnez l'une des méthodes suivantes pour les échéances de contrats autres que les contrats d'immobilisations en location :
- Personnalisépour personnaliser vos propres échéances.
- Échéance définie
- Sélectionnez cette option pour indiquer le montantde la Premièreetde la dernièreéchéance.
- Déduisez les montants correspondant à la première et la dernière échéance du montant total de l'échéancier.
- Divisez le solde restant du total des lignes de contrat comprises dans cet échéancier par les échéances restantes. Saisissez le montant dans le champNormal.
- Répartition à parts égales.
Pour les contrats d'immobilisations en location, Workday sélectionne automatiquementAmortissementpour les types de location financière etRépartition à parts égalespour les types de location simple.Répartir parSélectionnezQuantitéouMontantpour indiquer comment répartir les lignes de contrat.Pour les contrats de location, les lignes de contrat peuvent uniquement être réparties par montant.Pour les factures fournisseurs, elles peuvent être réparties par quantité ou par montant.FréquenceSélectionnez une fréquence de génération des échéances.Pour les contrats de location, Workday renseigne automatiquement la valeur que vous avez saisie dans le champFréquence de paiementsur l'en-tête du contrat fournisseur.Date de début de l'échéancierSélectionnez la date de démarrage de la génération des échéances.Pour les contrats de location, Workday utilise les dates que vous avez saisies dans les champsDate de débutetDate de finsur l'en-tête du contrat fournisseur.Saisissez unnombre d'échéancesou sélectionnez unedate de finpour indiquer la date de fin des échéances.Options de dateSélectionnez uneDate définieouun Jour du moispour déterminer la date de la première échéance.Lorsque vous sélectionnez uneDate de début de la ligne de contratpour un échéancier comportant plusieurs lignes de contrat, Workday utilise la première date de début des lignes de contrat.Lorsque vous sélectionnez uneDate de réceptionpour un échéancier avec plusieurs réceptions, Workday utilise la première date de réception.Regénérer automatiquement les échéancesSélectionnez cette option pour regénérer automatiquement les échéances qui ne sont pas utilisées pour les transactions de facture fournisseur après l'approbation d'un avenant au contrat fournisseur.Vous ne pouvez pas générer d'avenant pour un contrat de location.Soumettre automatiquement les échéanciersSélectionnez cette option pour soumettre automatiquement les échéanciers et les échéances regénérées.Si vous ne sélectionnez pas cette option, les échéanciers conservent le statutBrouillonaprès l'approbation des avenants au contrat du fournisseur.Conditions de paiementSi vous avez indiquédes Conditions de paiementdans l'en-tête du contrat, ce champ est automatiquement renseigné. Vous pouvez remplacer cette valeur.Vous pouvez utiliser la tâcheMettre à jour les conditions de paiementpour définir les conditions de paiement.Paiement distinctSélectionnez cette option pour payer les échéanciers de factures séparément lors d'un lot de règlements. Vous pouvez renseigner cette case à cocher sur toutes les factures d'un fournisseur en cochant la casePaiements distincts uniquementdans le détail des paiements fournisseurs ou dans la connexion pour les règlements par défaut.Payé d'avanceSélectionnez cette option pour payer des factures fournisseurs avant l'amortissement des charges, puis sélectionnez untype d'amortissement des charges constatées d'avance.Type de facture légaleSélectionnez un type de facture si vous utilisez des types de facture pour classer vos factures fournisseurs conformément aux exigences gouvernementales.Soumettre automatiquement pour approbationSélectionnez cette option pour soumettre automatiquement les factures fournisseurs pour approbation selon l'échéancier.Si vous ne cochez pas lacase Soumettre automatiquement pour approbation, les factures conservent le statutBrouillonet ne sont pas soumises automatiquement dans le processus de gestion après leur création.Sélectionner des lignes de contratSélectionnez les lignes de contrat à ajouter à l'échéancier.Pour les contrats de location, Workday sélectionne automatiquement toutes les lignes afin de garantir l'exactitude du principal et des intérêts. - Cliquez surEnregistrer et continuerpour ouvrir le rapportAfficher un échéancier de factures fournisseurs. Révisez l'échéancier et cliquez surSoumettre.Pour modifier l'échéancier ou les échéances, à l'exception des contrats de location, sélectionnezChangerdans les actions associées auSupplier Schedule.
- Pour créer une facture manuelle à partir des échéances planifiées, accédez à la tâcheCréer des factures fournisseurs pour des échéances liées à un contrat fournisseuret sélectionnez le même contrat fournisseur que celui de l'échéancier.Les factures créées à partir des échéances sont associées au contrat fournisseur. Le solde restant et les totaux consommés apparaissent dans l'analyseTransactions liées aux dépensesdans l'en-tête du contrat fournisseur.
- Pour créer des factures pour des échéances planifiées d'un contrat fournisseur, accédez à la tâchePlanifier la création de factures fournisseurs à partir des échéances prévues au contratet sélectionnez uneFréquence d'exécution. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionNombre de jours avant la date d'exécution pour le renvoi des échéancesSaisissez le nombre de jours avant la date d'exécution de la tâche pour renvoyer les échéances prévues au contrat. Saisissez 0 pour revenir à toutes les dates d'échéance antérieures à la date d'exécution de la tâche.Jours calendaires avant la date prévueSaisissez le nombre de jours avant la date de l'échéance planifiée pour générer les documents. Laissez suffisamment de temps aux approbateurs pour réviser les documents.Aperçu des échéances selon les critèresSélectionnez cette option pour consulter les échéances correspondant aux critères sélectionnés.Dans l'ongletPlanification, renseignez les champsCritères de récurrence quotidienneetPlage de récurrence.
- Lorsque vous générez des échéances pour un contrat de location, Workday crée le calendrier pour le principal et les intérêts. Workday affiche le détail dans l'ongletPrincipal and Interestde la tâcheAfficher un échéancier de factures fournisseurs.
- Lorsque Workday génère des factures fournisseurs à partir d'échéances de contrat, Workday reprend le détail de la taxe des lignes du contrat fournisseur dans les lignes de la facture.
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