Éléments de définition : traitement de la paie en fin d'exercice (GBR)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du traitement de la paie de fin d'exercice au Royaume-Uni. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
GBR
Workday prend en charge le formulaire fiscal de fin d'exercice P60 et les processus suivants :
- Mise à jour de l'année antérieure (EOU) pour les exercices fiscaux 2018-2019 et 2019-2020.
- Informations en temps réel (RTI) sur la soumission complète du paiement (FPS).
- Synthèse des paiements patronaux (RTI).
- Amélioration du code de taxe au début d'une nouvelle année fiscale.
Avantages pour l'entreprise
Workday facilite la gestion de vos besoins en matière de paie en fin d'exercice en :
- La mise à jour des données de paie à un seul et même emplacement pour la validation des paiements auprès du HMRC.
- En vous permettant de fournir aux employés des versions électroniques et imprimées des formulaires fiscaux de fin d'exercice. Les employés peuvent accéder aux formulaires électroniques sur ordinateur de bureau et mobile à l'aide du libre-service du salarié (ESS).
Cas d'utilisation
Le traitement de la paie de fin d'exercice vous permet de :
- Permettre aux employés d'activer ou de désactiver une copie papier de leurs formulaires fiscaux de fin d'exercice.
- Permettre aux employés d'afficher et d'imprimer leurs déclarations fiscales de fin d'exercice électroniques dans le libre-service salarié.
- Générer des données P60 pour les employés éligibles.
- Réviser les mises à jour du formulaire de fin d'exercice.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous produire les formulaires de fin d'exercice P60 ? | Vous pouvez imprimer les formulaires P60 ou activer les formulaires en ligne pour le libre-service salarié. Vous devez définir les options d'impression pour votre unité légale afin d'imprimer des formulaires P60 en version papier. |
Avez-vous modifié des groupes d'éléments de paie après la finalisation de la paie et devez ensuite ajuster un solde ? | Vous pouvez créer des paiements manuels si vous avez besoin d'ajuster les soldes. Exemple : pour mettre à jour les soldes cumulés depuis le début de l'exercice pour le formulaire P60 d'un employé, traitez un paiement supplémentaire à la demande. |
Recommandations
Pour préparer le processus de fin d'exercice, Workday vous recommande d'effectuer les opérations suivantes :
- Assurez-vous que votre compte HMRC PAYE correspond à vos résultats PAYE dans Workday et documentez et corrigez les différences.
- Créez des versions test de vos formulaires PDF et d'intégration de fin d'exercice et, si nécessaire, modifiez-les pour le nouvel exercice.
- Vérifier que tous les éléments de paie sont associés à des groupes d'éléments de paie correctement configurés. Les groupes d'éléments de paie contrôlent la façon dont Workday déclare certains montants sur les bulletins de paie. Les groupes d'éléments de paie peuvent également contrôler les salaires imposables dans les formulaires P60.
Lorsque vous finalisez la paie pour la dernière période d'une année fiscale, Workday vous recommande de traiter les éléments dans l'ordre suivant :
- Afficher et corriger les exceptions RTI FPS.
- Envoyer les données FPS au HMRC.
- Envoyez les données salariés à HMRC.
- Si nécessaire, exécutez une mise à jour de l'année précédente.
- Créez et distribuez les formulaires P60 des employés.
Au début d'une nouvelle année fiscale, Workday vous recommande de traiter les articles dans l'ordre suivant :
- Réviser les modifications apportées au HMRC par les processus ou formulaires de fin d'exercice.
- Traiter toutes les notifications HMRC.
- Exécuter une mise à niveau et une annulation de code de taxe.
- Définissez le calendrier de périodes pour la paie et les absences.
- Mettez à jour les calendriers de jours fériés.
- Appliquer toute modification contractuelle ou réglementaire pour le nouvel exercice fiscal. Exemple : modifications de budget. Workday fournit ces informations dans le tableau de bord Mises à jour liées à la conformité de la paie.
Actions requises
Au début de l'exercice :
- Définissez des calendriers de périodes et des calendriers de jours fériés pour prendre en charge l'ensemble de l'année.
- Valider les dates de paiement pour l'année par rapport aux week-ends et aux jours fériés. Exemple : replanification de jours fériés pour fêter une événement historique spécifique.
- Vérifiez que les nouvelles périodes du livre ont le statutOuvert.
- Pour les employés ayant eu des bons de garde d'enfant depuis avril 2011, évaluez manuellement leur tranche de cotisation et ajustez leurs dossiers pour qu'ils correspondent.
- Enregistrez-vous auprès du HMRC avant qu'il n'introduise des modifications d'avantages en nature le 6 avril. Workday vous recommande d'informer les employés des modifications des avantages en nature dans un délai proche.
Vers la fin de l'année fiscale :
- Finalisez toutes les paies pour l'année fiscale, y compris les ajustements manuels et les ajustements hors cycle.
- Vérifiez que le nom, l'adresse et les références fiscales de votre unité légale sont corrects.
- Pour les formulaires P60, assurez-vous que votre mappage des éléments de données respecte les recommandations du HMRC. Workday vous recommande de générer une version test pour vérifier sa présentation.
- Identifie les éléments de données utilisés pour le reporting sur les écarts de rémunération entre les sexes et les retraites.
Limites
Workday prend en charge le Machine Learning pour les exercices fiscaux 2018-2019 et 2019-2020 uniquement.
Workday crée un formulaire P60 pour tous les employés actifs au 5 avril de chaque année et pour ceux qui ont quitté l'entreprise entre le 1er et le 5 avril. Pour les employés dont l'emploi a pris fin avant le 1er avril, vous devez générer un formulaire P45 détaillé sur leurs données fiscales, ainsi que sur tout détail de prêt étudiant ou post-cycle.
Workday ne prend pas en charge les éléments suivants :
- Retour Office of National Statistiques Annual Survey of Hours and Earnings (ASHE).
- Formulaire P11D.
- PAYE Settlement Agreement (PSA).
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel UK Payroll :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: HMRC Notifications - UK
Process: HMRC Notifications (Run) - UK | Permet de récupérer et d'appliquer des modifications au détail des codes de taxe des employés depuis le HMRC. |
Processus : détail des cotisations des nouvelles embauches
| Permet de traiter le formulaire P45 et le détail des taxes saisis par les nouvelles embauches lors du processus d'accueil et d'intégration. |
Process: P60 - UK
| Permet de définir et de gérer la génération du formulaire P60. |
Process: P60 (Rapports) - UK
| Permet de :
|
Process: P60 (Run) - UK
| Permet d'identifier les employés qui ont besoin d'un formulaire P60. |
Process: RTI - UK
| Permet de générer des envois d'informations en temps réel (RTI) pour le HMRC. |
Process: RTI (Rapports) - Royaume-Uni
| Permet de générer des rapports sur les envois d'informations en temps réel (RTI). |
Process: RTI (Run) - UK
| Permet de traiter les données RTI. |
Processus : augmentation et suppression des codes de taxe - Royaume-Uni
Process: Tax Code Uptake and Delete (Run) - UK | Permet de mettre à jour le détail des cotisations des employés avec les données du HMRC. |
Set Up: Payroll (Véhicule de fonction) - UK
| Permet d'enregistrer les données des véhicules de fonction. |
Set Up: Payroll (RTI) - UK
| Permet de générer vos données RTI FPS pour le HMRC. |
Domaine Set Up: Payroll UK
| Permet de définir et d'afficher les données spécifiques de la paie qui ne sont pas fondées sur le lot de paie ou l'unité légale. Exemple : détail de la référence employeur. |
Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK
| Permet de mettre à jour des données non spécifiques des unités légales sur les employés. Exemple : détail de la taxe individuelle. |
Worker Data: Payroll (Véhicule de fonction) - UK
| Permet d'enregistrer les données sur les véhicules de fonction des employés. |
Processus de gestion
Configurez le processus de gestion
Événement d'extension du code de taxe
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel UK Payroll. Ce processus de gestion vous permet de mettre à jour le détail des cotisations des employés pour la nouvelle année fiscale avec les données du HMRC.Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tableau de bord Mises à jour liées à la conformité de la paie. | Utilisez le tableau de bord pour réviser les mises à jour de conformité prédéfinies par Workday. |
Rapport groupes d'éléments de paie pour les calculs de la paie . | Utilisez ce rapport dans le groupe de profil Paie pour vérifier que les éléments de paie appartiennent bien aux groupes d'éléments de paie appropriés.
Utilisez Tenant Analyzer pour vérifier que vous avez optimisé les informations dans votre environnement client. |
Rapports View Advanced UK RTI FPS Data et View UK RTI FPS Data . | Utilisez ces rapports pour afficher les valeurs FPS générées pour les résultats de paie sélectionnés et afficher un aperçu du détail de votre soumission. |
Rapports View Advanced UK RTI FPS Exceptions et View UK RTI FPS Exceptions . | Utilisez ces rapports pour afficher les erreurs ou les avertissements sur les résultats de paie de la dernière période de paie.
Le rapport View UK RTI FPS Exceptions affiche un maximum de 1 000 lignes. |
Afficher les réponses de la liste de vérification du nouveau démarreur
| Utilisez ce rapport pour consulter les réponses des nouvelles embauches à la liste de vérification du candidat en démarrage dans la tâche Fournir le détail des taxes des nouvelles embauches . |
Rapport Afficher le prélèvement à l'apprentissage GBR . | Utilisez ce rapport, lors du rapprochement de vos paiements, pour vérifier les montants de la contribution d'apprentissage mensuelle et annuelle. |
Rapport View UK FPS Amounts Reported to HMRC . | Utilisez ce rapport lorsque vous rapprochez vos paiements par rapport à votre compte PAYE. |
Afficher le rapport Rapports sur les écarts de primes entre les sexes (GBR) . | Utilisez ce rapport pour fournir à HMRC les données de paiement de prime pour votre rapport annuel sur les écarts de rémunération entre les sexes. |
Rapport Afficher le taux horaire de l'écart de salaire entre les sexes (GBR) . | Utilisez ce rapport pour fournir des données de rémunération à utiliser dans le rapport annuel sur les écarts de rémunération entre les sexes à HMRC. |
Afficher le rapport UK P60 . | Utilisez ce rapport pour réviser les formulaires P60 en file d'attente pour une unité légale et des groupes d'employés spécifiques. |
Rapport View UK RTI PDF Data . | Utilisez ce rapport pour vérifier les données calculées dans votre envoi d'EPS. |
Rapport View UK RTI FPS Worker Company Car Data . | Lorsque votre unité légale a un accord avec le HMRC pour inclure les voitures de fonction en tant qu'avantages sociaux dans la paie, utilisez ce rapport pour vérifier la voiture d'un employé et ses coûts annuels. |
Rapport Détail des cotisations des employés GBR . | Utilisez ce rapport pour réviser le nouveau code de taxe d'un employé après avoir exécuté une mise à niveau du code de taxe. |
Intégrations
Intégrations | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
HMRC Incoming Notifications
| Soumet les demandes DPS (Data Provisioning Service) pour les types de notification suivants : P6, P6B, P9, SL1, SL2, PGL1 et PGL2. |
HMRC Real Time Information
| Soumet les fichiers FPS à HMRC RTI. |
Mise à jour des informations en temps réel HMRC - année antérieure
| Soumet les mises à jour des années antérieures RTI. |
Synthèse des paiements d'employeur pour les informations en temps réel HMRC
| Soumet les fichiers ISO à HMRC RTI. |
Relations et interactions
Workday utilise les données des employés pour produire des données et des formulaires P60. Par exemple, fournissez toutes les informations requises, telles que l'adresse personnelle, le code postal et le numéro de sécurité sociale dans Workday HCM. Workday détermine l'état de l'emploi de l'employé à partir de ces informations.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.