Créer des ajustements comptables de paie
- Consultez les éléments de définition des ajustements comptables de paie.
- Vérifiez que la paie est complète pour le lot de paie du salarié et que les lignes d'écriture sont au statut imputé.
- Créez un motif de changement dans la tâcheMaintain Change Reason Codes for Effort Certification and Payroll Accounting Adjustment.
- Définir les ajustements comptables de paie.
Vous pouvez modifier la répartition de la paie dans les centres de coûts sans changer le montant total pour une ou plusieurs périodes de paie. Vous pouvez également ajuster les pourcentages de répartition et corriger les modifications du centre de coûts.
- Accédez à la tâcheCreate Payroll Accounting Adjustments.
- SélectionnezSalarié,Lot de paie,Unité légaleetMotif de changement.S'il s'agit d'un ajustement simple avec une seule période de paie et aucune ventilation de la répartition, cliquez surOKpour accéder à l'étape 4.
- En cas d'ajustements complexes avec plusieurs périodes de paie ou plusieurs ventilations de la répartition dans une seule période de paie, vous pouvez simplifier la saisie des ajustements dansOptional Parameters.
- Saisissez une ou plusieursPériodes de paieet sélectionnezle Type de résultat de paieEn cycle standardouHors cycle.Lorsque vous cochez la case ActiverEn cycle standard et Hors cycle comme types de résultat de paie par défautdans l'ongletAjustements comptablesde la tâcheMettre à jour les options de comptabilisation de la paie, Workday active les types de résultat de paieEn cyclestandard etHors cycleen tant que types de résultat de paie par défaut.Si la période de paie que vous voulez sélectionner n'est pas disponible, vérifiez que la paie est complète pour le salarié ou le lot de paie et que les lignes d'écriture sont au statut imputé.
- Pour ajuster les pourcentages de répartition et demander à Workday de calculer leMontant au débitetles Heures, tenez compte des éléments suivants :ChampDescriptionPosteAjoutez une ligne pour chaque combinaison de poste et d'élément de paie à ajuster.Élément(s) de paieGains et charges payées par l'employeur.Unité légale de répartition des coûtsSaisissez une unité légale de répartition des coûts pour procéder aux ajustements comptables d'un poste et d'un élément de paie spécifiques. Vous pouvez saisir une unité légale de répartition des coûts uniquement lorsque vous activez la comptabilisation intercompagnies.WorktagsWorkday saisit les worktags par défaut issus des affectations d'organisations actuelles de l'employé, notammentCentre de coûts,SiteetRégion.Si vous avez configuré des worktags personnalisés, Workday les ajoute ici.Pourcentage de répartitionSaisissez un pourcentage pour chaque combinaison de poste et d'élément de paie s'il est inférieur à 100 %. Le total doit être égal à 100 %.
Lorsque vous cliquez surOK, Workday :- Affiche une section d'ajustement pour chaque période de paie que vous avez saisie.
- Calcule et affiche leMontant au débitetles Heuresen fonction des ventilations de la répartition que vous avez saisies.
- Cliquez surAjouterpour saisir le détail de l'ajustement :
- Pour un ajustement simple, sélectionnezRésultat de paie,Poste(s),Élément(s) de paie, etMotif de changement.
- Pour les ajustements complexes, saisissez des combinaisons de période de paie et de poste supplémentaires. Si elles comportent des ventilations de la répartition, vous devez calculer leMontant au débitpour chaque combinaison de poste et d'élément de paie que vous ajoutez.
- SélectionnezRefresh Journal Lines.
- Vérifiez leslignes d'écriture comptables actuelles (Current Journal Lines)et la grilleProposed Adjustments. Si vous avez saisi plusieurs périodes de paie, faites défiler la page pour afficher chaque section d'ajustement créée par Workday. Vous pouvez saisir ou rectifier les ajustements proposés.
- (Facultatif) SélectionnezCombine Identical Adjustmentspour agréger les lignes identiques avec des valeurs de remplacement pour la date de budget, le poste, l'élément de paie et les worktags dans la grilleProposed Adjustments.
- Dans la sectionTotaux récapitulatifs, sélectionnez lesÉléments de paiepertinents,Worktagsou une combinaison desÉléments de paieetWorktagsen fonction des ajustements proposés.Vous ne pouvez sélectionner qu'un worktag par dimension. Exemple : vous ne pouvez sélectionner qu'un seul centre de coûts, fonds ou emplacement.
- Cliquez surMettre à jour les montantspour vérifier le pourcentage de répartition de l'ajustement que vous avez modifié.En fonction des éléments de paie et des worktags sélectionnés, Workday calcule :
- Montant total actuel comme somme des montants des lignes d'écriture comptable actuelles.
- Montant total proposé comme somme des montants des lignes d'écriture comptable proposées.
- Différence entre le montant total actuel et le montant total proposé.
- Pourcentage du montant proposé comme montant total proposé sélectionné par rapport au montant total proposé.
- (Facultatif) Ajoutez une ou plusieursPièces jointespour chaque période de paie.
- Les ajustements créent une nouvelle ligne d'écriture avec :
- Une contrepassation des lignes d'écriture d'origine.
- Une écriture de remplacement avec la répartition des coûts mise à jour.
- Workday crée des écritures de contrepassation pour contrepasser les écritures initiales d'avantages en nature, recalcule les avantages en nature et crée de nouvelles écritures d'avantages en nature.
- Votre processus de gestion peut inclure des étapes supplémentaires en fonction du motif de changement.
- Le résultat de la paie affiche toutes les écritures d'ajustement (y compris celles d'ajustement relatives aux avantages en nature) dans l'ongletAutre comptabilisation.
- L'historique de l'employé affiche les événements d'ajustement comptable de paie.
- Lorsque la date de fin de la période appartient à une période clôturée, Workday :
- Impute les écritures d'ajustement à la prochaine période ouverte.
- Définit la date comptable au premier jour de cette période.
- Workday calcule les heures sur la ligne d'écriture ajustée en fonction de la répartition des gains par pourcentage.
Pour les périodes de paie avec des ajustements comptables de paie pour les employés, vous devez retirer l'ajustement avant d'exécuter les tâches suivantes :
- Annuler la finalisation de la paie
- Contrepassation du calcul de la paie
Pour retirer un ajustement, sélectionnez dans le menu des actions associées d'un événement d'ajustement comptable de paie terminé. S'il existe plusieurs ajustements pour un employé, vous devez les retirer individuellement dans l'ordre inverse pour chaque résultat de paie suivant qui contient un ajustement. Les lignes d'écriture retirées deviennent ensuite disponibles pour un nouvel ajustement.