Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Éléments de définition : mise en équilibre par worktag de la paie

Éléments de définition : mise en équilibre par worktag de la paie

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la mise en équilibre par worktag de la paie. Elle explique :
  • Pourquoi effectuer cette configuration.
  • Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
  • Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
  • Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Vous pouvez utiliser la mise en équilibre par worktag pour gérer et effectuer le suivi des transactions opérationnelles et équilibrer les écritures opérationnelles.
La mise en équilibre par worktag vous permet d'équilibrer des transactions et des écritures en fonction d'un ou de plusieurs types de worktag :
  • Unité légale.
  • Worktags facultatifs.
  • Types d'organisation.
  • Worktags principaux.
  • Worktags avec des règles de mise en équilibre financière.
Vous pouvez définir des règles pour déterminer les worktags de mise en équilibre à appliquer sur le compte de contrepartie de l'écriture des transactions opérationnelles.

Avantages pour l'entreprise

Vous pouvez utiliser la mise en équilibre par worktag pour équilibrer toutes les transactions et écritures par unité légale, éliminant de fait les tâches manuelles de traitement et de mise en équilibre.

Cas d'utilisation

Vous pouvez utiliser la mise en équilibre par worktag pour équilibrer les transactions et les écritures par :
  • Type d'organisation, tel qu'un centre de coûts.
  • Worktag principal, tel qu'un fonds.
  • Worktag facultatif, tel qu'un projet.

Questions à se poser

Question
Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous affecter la mise en équilibre par worktag pour les écritures de paie ?
Vous pouvez choisir une configuration de manière à affecter un worktag de mise en équilibre aux éléments suivants :
  • Part des déductions et cumul du net dans le calcul de la paie du brut au net, notamment les régularisations futures.
  • Charges liées aux avantages en nature (CAN, FRA, UK, USA).
Vous pouvez définir le worktag à utiliser :
  • En créant des règles de transaction.
  • En désignant les worktags à utiliser pour votre environnement client.
Avez-vous des transactions rétroactives ?
L'activation de la mise en équilibre par worktag ne déclenche pas le traitement de la paie rétroactive.
Voulez-vous que toutes les transactions aient un worktag ?
Dans la mise en équilibre par worktag, vous pouvez définir des :
  • Worktags facultatifs.
  • Worktags principaux, obligatoires dans toutes les transactions.
Vous ne pouvez avoir qu'un seul worktag principal rendu obligatoire en permanence dans une transaction.
Il n'est pas nécessaire de définir des worktags principaux pour utiliser des worktags facultatifs.
Workday exige la mise en équilibre des transactions en fonction des worktags que vous définissez pour votre environnement client.
Incluez-vous les comptes bancaires pour la mise en équilibre par worktag ?
Vous pouvez indiquer des valeurs de mise en équilibre par worktag avec le type de worktag Fonds pour les virements bancaires. Si les valeurs sont différentes, Workday génère des écritures de
dette
 et de
créance
 pour l'écriture opérationnelle de type Virement bancaire.
Quels sont vos types de transaction ?
Workday équilibre toutes les transactions qui génèrent une comptabilisation. Si vous définissez une dimension de worktag principal, il est obligatoire dans toutes les transactions.
Vous pouvez utiliser une mise en équilibre par worktag facultatif pour les résultats de la comptabilisation des transactions suivantes :
  • Engagements et obligations.
  • Régularisations futures.
  • Avantages en nature réels (CAN, FRA, UK, USA).
  • Engagements et obligations liés aux avantages en nature (CAN, FRA, UK, USA).
  • Liquidations.
  • Montants réels de la paie.
Le volume des données de paie est-il important ?
Les montants réels de la paie et la comptabilité des engagements génèrent un volume de données important. L'activation des worktags de mise en équilibre va augmenter le volume de données et peut avoir un impact sur les performances. Pour chaque worktag de mise en équilibre facultatif, lorsque vous créez une autre ligne de crédit pour chaque ligne de débit, mesurez le gain par rapport à l'impact en termes de performance.
Avez-vous des répartitions des coûts ?
Les répartitions de coûts suivantes prévalent sur le worktag de mise en équilibre facultatif :
  • Gains et déductions du salarié.
  • Charges payées par l'employeur.
  • Avantages en nature - part récupérable (CAN, FRA, UK, USA).
Comment voulez-vous utiliser les worktags pour équilibrer les montants réels des avantages en nature ? (CAN, FRA, UK, USA)
Vous pouvez :
  • Soit définir les montants réels des avantages en nature pour que les worktags s'équilibrent en héritant des valeurs de l'aspect opérationnel de la transaction.
  • Soit définir une règle dans la tâche
    Afficher un ensemble de règles de mise en équilibre des transactions par worktag
     pour que les transactions spécifient le worktag de mise en équilibre à utiliser. Générer des écritures comptables de dette et de créance, ce qui permet d'obtenir des comptes équilibrés. Exemple : si vous avez opté pour une mise en équilibre par worktag de type Fonds, la règle vous permet de régler et de recevoir des paiements pour un groupe de fonds avec un fonds unique, défini.
Existe-t-il des montants réels de la paie ?
Vous pouvez définir des règles de mise en équilibre par worktag pour les régularisations de paie sur les worktags de mise en équilibre, principal et facultatifs.

Recommandations

  • Clôturez les journaux de l'exercice en cours et activez la mise en équilibre par worktag dès le début du nouvel exercice.
  • Terminez toutes les transactions en cours et réglez les paiements avant d'activer la mise en équilibre par worktag, concernant notamment :
    • Frais généraux.
    • Engagements.
    • Charges locatives et de copropriété.
    • Régularisations futures.
    • Avantages en nature (CAN, FRA, UK, USA).
    • Obligations.
    • Régularisations de la paie.
    • Paiements.
  • Envisagez de faire de la Mise en équilibre par worktag principal une option Affectation de poste obligatoire.
  • Déterminez si l'avantage de la mise en équilibre par worktag facultatif vaut l'impact sur les performances de la création de lignes d'écriture supplémentaires.
  • Pour les écritures associées aux employés, pensez à activer l'option
    Utiliser par défaut les worktags associés issus des affectations d'organisations de l'employé
     dans la tâche
    Mettre à jour les priorités des types de worktag
     si vous voulez que les worktags par défaut proviennent d'un employé.

Actions requises

Une fois la mise en équilibre par worktag activée, Workday équilibre toutes les transactions qui génèrent une comptabilisation. Vous devez avoir un worktag de mise en équilibre principal dans toutes les transactions.
Si vous avez des frais, assurez-vous que le solde du compte affiche un montant nul avant de charger des écritures de solde d'ouverture.

Limites

  • Vous pouvez sélectionner jusqu'à 5 types de worktag pour la mise en équilibre par worktag facultatif.
  • Vous ne pouvez pas modifier votre worktag de mise en équilibre principal une fois que vos écritures sont à l'équilibre.
  • Après avoir activé la mise en équilibre par worktag, vous ne pouvez plus la désactiver, ni modifier son type de worktag.
  • Il se peut que vous ne puissiez pas ajuster un résultat de paie finalisé avant l'activation de la mise en équilibre par worktag principal. Si le résultat d'origine n'avait pas de dimension de mise en équilibre par worktag, l'écriture contiendra des erreurs.

Définition de l'environnement client

Vous pouvez utiliser la tâche
Mettre à jour la configuration de la mise en équilibre par worktag
 pour définir des configurations au niveau de l'environnement client, notamment :
  • Type de worktag.
  • Règle de transaction.
  • Unité légale.
  • Worktags de mise en équilibre facultatifs.

Sécurité

Le domaine
Set Up: Worktag Balancing
 dans le domaine fonctionnel Common Financial Management vous permet de définir des configurations et des règles de mise en équilibre par worktag.

Processus de gestion

Aucun impact.

Reporting

Rapports
Éléments à prendre en compte
  • Rechercher des lignes d'écriture
  • Payroll Commitment Summary
  • Afficher l'écriture
Affichez et vérifiez la mise en équilibre par worktag dans vos écritures.
  • Synthèse du rapprochement des comptes de bilan et du résultat de l'exercice en cours
  • Synthèse des exceptions de rapprochement des soldes des comptes de trésorerie avec la banque
  • Event Account Summary Report
  • Synthèse du rapprochement des comptes de gestion et du résultat de l'exercice en cours
  • Rapprochement des engagements liés à la paie et des soldes du compte correspondant
Vérifiez les différents soldes par worktag ou hiérarchie de worktags.
Financial Statement - Balance Sheet
Vérifiez que les lignes du résultat de l'exercice en cours contiennent la valeur du worktag de mise en équilibre. Workday filtre les données du résultat avant distribution suivant le worktag sélectionné.

Intégrations

Aucun impact.

Relations et interactions

Fonctionnalités
Éléments à prendre en compte
Frais
Si vous utilisez Workday Expenses, assurez-vous que le solde du compte affiche un montant nul avant de charger les écritures de solde d'ouverture.
Gestion financière
Workday Payroll partage le worktag principal et les worktags facultatifs avec Workday Financial Management. Si vous utilisez Workday Financial Management, vous devez définir des règles de gestion financière pour les worktags pendant la configuration initiale.
Historique de la paie
Vous ne pouvez pas modifier l'historique des transactions après avoir activé le worktag de mise en équilibre de la paie et clôturé toutes les périodes. Si vous devez rouvrir par la suite une période pour l'ajuster, ajoutez de nouvelles transactions plutôt que d'en modifier l'historique.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.