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Dernière mise à jour : 2024-11-15
Étapes : définir l'ingestion des données d'e-mails

Étapes : définir l'ingestion des données d'e-mails

Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de services d'abonnement de votre organisation. Votre organisation figure dans l'accord de service principal (MSA) ou dans le contrat UMSA (universal Maintain Service Agreement). Pour déterminer l'accord de service d'abonnement de votre organisation :
  1. Sélectionnez votre avatar de profil sur Workday Community.
  2. Sélectionnez
    Profil
    .
  3. Sur votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation qui se trouve sous votre nom et en regard de votre désignation d'emploi.
  4. Affichez la valeur de votre
    Accord de services d'abonnement
     .
Si sa valeur est égale à :
  • UMSA
    , la fonctionnalité est automatiquement disponible. Vous pouvez ignorer l'étape
    Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions for MSA Customers
     . Pour plus d'informations sur les contributions de données de Machine Learning, voir Concept : Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers.
  • MSA
    , vous devez activer cette fonctionnalité via Innovation Services à l'aide de l'étape
    Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions for MSA Customers
     .
Remarque : les clients UMSA n'ont pas de tâches et de rapports Innovation Services dans leurs environnements clients, car ils s'appliquent uniquement aux clients MSA. Les clients UMSA peuvent ignorer toutes les informations concernant Innovation Services.
Vous pouvez configurer votre environnement client pour recevoir des e-mails entrants dans des domaines spécifiques afin de les traiter avec l'ingestion des données d'e-mails.
L'ingestion des données d'e-mails analyse les e-mails entrants et extrait les données, que les applications Workday utilisent pour créer des tickets et des tâches pour des cas d'utilisation particuliers.
L'ingestion des données d'e-mails prend en charge :
  • Email de création de cas et de communication de cas par e-mail pour Workday Help.
  • Envoyer les justificatifs par e-mail à Workday Expenses.
  • Regroupement de caractères optiques de factures fournisseurs (OCR) : ingestion des données d'e-mails.
L'ingestion des données d'e-mails peut accepter une taille de fichier maximale de 30 Mo, ce qui inclut l'e-mail plus ses pièces jointes.
  1. Activer les contributions de fonctionnalités Innovation Services et de données de Machine Learning
    Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
    Dans la tâche
    Activation d'Innovation Services
    , sélectionnez le service
    Ingestion des données d'e-mails
     dans l'onglet
    Available Services
     de la catégorie
    Cross Application Services
    .
  2. Créez un groupe de sécurité par segment ayant accès au segment de sécurité de type notification pour traiter le contenu des e-mails à l'aide de l'ingestion des données d'e-mails.
  3. Ajoutez des groupes de sécurité nouveaux ou existants au domaine
    Set Up: Inbound Email
     dans le domaine fonctionnel System.
  5. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - système
    .
    Dans la section
    Définition du système
    , cochez la case
    Autoriser les pièces jointes dans les e-mails
    .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - System
     dans le domaine fonctionnel System.
  6. Configurer des domaines de réception d'ingestion des données d'e-mails pour différents types de notification.
Vous pouvez utiliser n'importe quel alias d'e-mail avec votre domaine de réception d'ingestion des données d'e-mails. Saisissez l'alias d'e-mail suivi du signe @ avant le domaine de réception. Exemple : Help@Aide.GMS.com. Ne définissez pas de boîte aux lettres pour Help@Aide.GMS.com, car le sous-traitant Workday en crée une automatiquement. Si vous définissez une boîte aux lettres, les e-mails ne seront pas envoyés à votre adresse de domaine de réception dans Workday.
Les applications associées aux domaines de réception lancent des actions en fonction du contenu des e-mails entrants. Exemple : lorsqu'un fournisseur autorisé soumet une facture par e-mail, Workday traite le contenu en tant que demande de facture fournisseur.
Accédez au rapport
Ingestion des données d'e-mails entrantes par fourchette de dates
 pour suivre :
  • Statut des événements lancés par les e-mails entrants.
  • Type de demande reçue via le domaine.
  • Problèmes qui entraînent l'échec de l'ingestion des données d'e-mails.