Concept : ingestion des données d'e-mails
Vous pouvez utiliser l'ingestion des données d'e-mails pour analyser et extraire les données des e-mails envoyés à Workday. Les applications Workday peuvent utiliser les données extraites pour créer automatiquement des tickets et des tâches, ce qui vous fait gagner du temps et vous évite d'avoir à effectuer des tâches manuelles. Les applications associées aux domaines de réception lancent des actions en fonction du contenu des e-mails entrants. Exemple : lorsqu'un fournisseur autorisé soumet une facture par e-mail, Workday traite le contenu en tant que demande de facture fournisseur.
Types de domaine de réception
Vous pouvez configurer vos environnements clients Workday pour recevoir des e-mails entrants dans des domaines de réception spécifiques afin que l'ingestion des données d'e-mails puisse les traiter. Vous pouvez utiliser un domaine de réception fourni par Workday ou un domaine de réception fourni par le client pour l'ingestion des données d'e-mails. Workday définit et met à jour le domaine de réception prédéfini par Workday. Vous pouvez également définir et mettre à jour le domaine de réception fourni par le client vous-même. Workday recommande d'utiliser le domaine de réception prédéfini par Workday car il :
- Vous fait gagner du temps en utilisant un domaine de réception que Workday configure pour vous. Lorsque vous créez un domaine de réception fourni par le client, vous devez mettre à jour la configuration DNS pour votre unité légale, ce qui peut nécessiter l'aide de votre équipe informatique.
- Simplifie les actualisations hors production en éliminant les étapes de configuration supplémentaires requises par les domaines de réception prédéfinis par le client.Vous devez accéder à la tâcheConfigurer les paramètres d'ingestion des données d'e-mailsdans votre environnement client autre que de production pour pouvoir sélectionner à nouveau le domaine de réception prédéfini par Workday après chaque actualisation hors production.
Transférer et rediriger avec l'ingestion des données d'e-mails
Vous pouvez transférer et rediriger les e-mails vers un domaine de réception fourni par Workday ou par le client dans votre environnement client Workday. Vous pouvez utiliser différents clients de messagerie tiers pour transférer et rediriger des e-mails. Exemples :
- Apple Mail
- Google Mail
- Microsoft Outlook
Lorsque vous configurez vos paramètres d'ingestion des données d'e-mails, vous pouvez ajouter une adresse e-mail de transfert ou de redirection à la liste des expéditeurs autorisés. Vous pouvez ensuite configurer votre client de messagerie pour transférer ou rediriger les e-mails vers le domaine de réception.
Exemple : vous configurez un domaine de réception dans votre environnement client : email@destination.com. Vous définissez également une adresse de transfert dans votre client de messagerie : email@forward.com. Votre client de messagerie redirige alors tous les e-mails envoyés à email@forward.com vers votre domaine de réception : email@destination.com.
Lorsque vous rédigez un e-mail que vous souhaitez transférer vers un domaine de réception d'ingestion des données d'e-mails, ajoutez uniquement l'adresse de transfert dans le champ
À
de l'e-mail. Ajoutez d'autres adresses de destinataires dans le champ Cc
pour que l'ingestion des données d'e-mails puisse correctement ingérer l'e-mail.Étapes pour arrêter l'utilisation de l'ingestion des données d'e-mails
Lorsque vous souhaitez cesser d'utiliser l'ingestion des données d'e-mails et que vous utilisez le domaine de réception prédéfini par Workday ou le domaine de réception fourni par le client, vous devez :
- Supprimez les paramètres d'ingestion des données d'e-mails.
- Supprimez toutes les règles de transfert que vous avez définies.
Lorsque vous utilisez le domaine de réception prédéfini par le client, vous devez également :
- Supprimez le domaine de réception d'ingestion des données d'e-mails.
- Rapprochez-vous de votre administrateur IT pour supprimer les données d'ingestion des données d'e-mails de votre configuration DNS.