Éléments de définition : entretiens
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des entretiens. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Dans Workday, la fonctionnalité Entretiens vous aide à planifier et suivre le détail des entretiens qui ont lieu pendant le processus de recrutement.
Avantages pour l'entreprise
Cette fonctionnalité vous permet de :
- Planifier des entretiens et recueillir du feedback dans un système unifié, ce qui simplifie le workflow d'embauche et permet de prendre des décisions d'embauche plus rapides et plus éclairées.
- Assurer l'intégration avec Google Agenda et Microsoft Outlook (Office 365) pour synchroniser les plannings des entretiens, réduire les conflits et améliorer la coordination entre les personnes menant les entretiens.
- Utiliser des échelles de notation configurables pour garantir un feedback cohérent et objectif sur les entretiens, et ainsi permettre des décisions d'embauche équitables et fondées sur des données.
- Acheminer automatiquement les tâches de feedback aux personnes menant les entretiens, ce qui améliore les taux d'achèvement et maintenant la dynamique tout au long du cycle de recrutement.
- Afficher le détail des entretiens, la synthèse et les informations des personnes menant les entretiens directement dans le profil du candidat, ainsi que les responsables de l'embauche et les responsables de l'embauche disposant d'une vue consolidée plus précise.
- Permettre aux candidats d'afficher leurs entretiens planifiés via la page Accueil candidat, ce qui permet de promouvoir la transparence et d'améliorer la communication tout au long du processus.
- Inclure des questions ciblées pour évaluer les candidats par rapport à des compétences spécifiques, ce qui permet d'identifier les candidats les plus qualifiés pour le rôle.
Cas d'utilisation
- Configurer et gérer les entretiens vidéo des candidats à distance.
- Assiettes
- Fournir aux responsables de l'embauche un profil de candidat centralisé qui inclut les plannings des entretiens, la synthèse et les données des personnes menant les entretiens, afin de prendre des décisions éclairées.
- Guider les personnes menant les entretiens sur des questions prédéfinies, spécifiques à un rôle, alignées sur des compétences clés, pour des évaluations cohérentes et ciblées.
- Rationaliser la planification et la coordination des entretiens pendant les périodes d'embauche de pointe. Exemple : pendant les salons de recrutement ou les salons de l'emploi.
- Utiliser les données de feedback pour identifier les tendances, améliorer les pratiques d'entretien et affiner les stratégies d'embauche.
- Mettre à jour les enregistrements des activités d'entretien et de la synthèse pour faciliter l'audit et le respect de la politique.
- Permettre aux personnes menant les entretiens de fournir un feedback fondé sur les compétences en utilisant des échelles de notation standard.
- Analyser les données de feedback pour identifier des modèles, optimiser les techniques d'entretien et améliorer en permanence le processus d'embauche.
- Mettre à jour des enregistrements détaillés des activités d'entretien et de la synthèse pour veiller à la conformité avec les exigences d'audit et les règles de l'organisation.
- Standardiser les évaluations de candidat en permettant aux personnes menant les entretiens de fournir du feedback basé sur les compétences à l'aide d'échelles de notation structurées.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment configurer votre processus d'entretien ? | Workday permet les trois configurations du processus de gestion Entretien suivantes :
Si vous voulez que les chargés de planification des entretiens aient accès à des données de planification en dehors de Workday, vous pouvez utiliser l'une des intégrations suivantes :
|
Comment voulez-vous que les recruteurs et les responsables d'embauche communiquent avec les personnes menant les entretiens ? | Si vous ne configurez pas d'intégration de calendrier, vous pouvez créer des modèles d'e-mail à envoyer aux personnes menant les entretiens dans Workday. Si vous configurez une intégration de calendrier, Workday envoie les invitations, mises à jour et annulations du calendrier aux personnes menant les entretiens. |
Comment informer les chargés de planification des entretiens lorsqu'une personne menant l'entretien accepte ou refuse ce dernier ? | Vous pouvez configurer une intégration de calendrier afin d'envoyer un e-mail au chargé de planification dès qu'une personne menant l'entretien répond à une invitation. |
Comment voulez-vous informer les candidats des entretiens à venir ? | Vous pouvez définir des rappels de notification push mobile ou par e-mail ou SMS qui sont automatiquement envoyés aux candidats avant leur entretien. Ces rappels peuvent utiliser des modèles de message ou des modèles de notification, si vous utilisez Notification Designer. Les chargés de planification des entretiens peuvent configurer les rappels dans la tâche Gérer les paramètres de planification d'entretien . |
Quel feedback attendez-vous de la part des personnes menant les entretiens ? | Vous pouvez exiger un feedback particulier incluant des notes de compétence ou des questions spécifiques de votre organisation. Les personnes menant les entretiens peuvent fournir leur feedback directement dans Workday, et vous pouvez permettre aux chargés de planification d'entretien de le leur renvoyer pour modification. |
Recommandations
Pour pouvoir faire passer le processus d'entretien à l'étape suivante, lorsqu'une personne menant l'entretien ne peut pas finaliser son évaluation ou prendre une décision, configurez simultanément les étapes de processus de gestion suivantes :
- Prendre une décision suite à l'entretien
- Évaluer l'entretien
Actions requises
Aucun impact.
Limites
- Vous pouvez afficher les réponses aux invitations lorsque vous utilisez Outlook for Microsoft Office 365, mais Workday n'enregistre pas les données des réponses. Vous ne pouvez donc pas générer de rapport sur les réponses, ni configurer des règles de condition de notification des processus de gestion en fonction de ces données.
- Les candidats ne peuvent pas planifier leurs propres entretiens dans Workday.
- Vous ne pouvez pas utiliser Outlook for Microsoft Office 365 avec Workday si vous avez :
- Plus d'une instance d'Outlook for Microsoft Office 365.
- Une combinaison de stockage de données dans le cloud, sur site ou hybride.
- Vous ne pouvez pas utiliser l'étapeDéfinir le planning de l'équipe menant les entretiensdans le processus de gestionEntretienavec les intégrations suivantes :
- Google Agenda
- Microsoft Outlook
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaines suivants dans le domaine fonctionnel Recruiting :
| Les utilisateurs peuvent :
|
Candidate Data: Interview Schedule dans le domaine fonctionnel Recruiting. | Les utilisateurs peuvent afficher le planning des entretiens. |
Personal Data: Work Email dans le domaine fonctionnel Contact Information. | Les utilisateurs peuvent afficher les adresses e-mail des personnes menant les entretiens. |
Set Up: Recruiting dans les domaines fonctionnels suivants :
| Les utilisateurs peuvent afficher des informations sur la définition du recrutement, notamment :
|
Processus de gestion
Configurez le processus de gestion
Entretien
en pensant à des rôles spécifiques.Génération de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comparer les synthèses d'entretien des candidats
| Afficher les résultats des synthèses d'entretien de tous les candidats associés à une demande de poste active. |
Planning des entretiens de candidats
| Afficher le planning des entretiens d'un candidat. |
Historique des synthèses d'entretien des candidats
| Afficher toutes les synthèses d'entretien soumises pour un candidat, regroupées par demande de poste pour les entretiens terminés. |
Détail des synthèses d'entretien
| Afficher toutes les synthèses d'entretien soumises pour chaque candidature, incluant les compétences requises et le feedback sur le questionnaire. |
Synthèse des évaluations d'entretien
| Afficher les évaluations d'entretien de toutes les candidatures associées à une demande de poste. |
Mes entretiens
| Les utilisateurs peuvent afficher tous leurs entretiens planifiés. |
Intégration
Workday importe ou exporte les informations de sécurité depuis ou vers Microsoft Office 365 lorsque le chargé de planification des entretiens :
- Crée et envoie un événement de calendrier.
- Affiche le planning disponible d'une personne menant les entretiens.
- Sélectionne une salle.
- Accède à l'événement de calendrier dans Workday depuis la vue du calendrier.
- Reçoit la réponse d'une personne menant les entretiens à un événement de calendrier.
Workday utilise en outre l'API Microsoft Graph pour appeler les opérations suivantes :
- Ajouter une pièce jointe
- Créer un événement
- Supprimer une pièce jointe
- Supprimer un événement
- Extraire un événement
- Extraire un calendrier
- Répertorier des lieux (listes de salles)
- Répertorier des lieux (salles)
- Mettre à jour un événement
Avant de pouvoir planifier des entretiens, un administrateur informatique doit accepter les autorisations de l'API Microsoft Graph pour le compte de tous les utilisateurs de votre environnement client. Les autorisations donnent accès aux éléments suivants :
- Calendriers.
- Lieux ou emplacements des salles de conférence.
- Connexion à Workday et lecture des données du profil.
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Compétences | Configurez les compétences dans le profil de l'employé et dans le domaine fonctionnel Skills afin de les utiliser dans le processus de gestion Entretien . |
Tâche Site carrière externe
| Vous pouvez afficher le planning des entretiens des candidats sur leur page Accueil candidat pour votre site carrière. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.