Éléments de définition : notes de frais des candidats
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des notes de frais des candidats. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez autoriser les employés à créer des notes de frais pour le compte de candidats afin de leur rembourser les frais engagés.
Avantages pour l'entreprise
- Analysez les données de frais des candidats afin de prendre des décisions plus éclairées pour les initiatives RH.
- Éliminez les solutions manuelles, telles que les paiements ad hoc ou l'utilisation de types de bénéficiaire non candidats.
- Accélérez le remboursement en routant les notes de frais des candidats à des évaluateurs et des approbateurs spécifiques.
- Réduisez la duplication de données en centralisant les données de frais des candidats dans Workday.
- Suivez les coûts de recrutement et générez des rapports à ce sujet, pour un meilleur contrôle des dépenses.
Cas d'utilisation
- Rembourser les candidats qui engagent des coûts liés au recrutement, par exemple les billets d'avion pour se rendre aux entretiens et les nuits d'hôtel.
- Générer des rapports sur les coûts totaux des demandes de poste, notamment les montants totaux des factures fournisseurs et les dépenses des candidats.
- Soumettre des notes de frais incluant plusieurs types de bénéficiaire, tels que des candidats et des salariés qui participent à un même déjeuner d'équipe.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quelles données de frais les employés gèrent-ils ? | Vous pouvez configurer la sécurité segmentée pour que les employés puissent accéder uniquement aux données de frais des candidats. Lorsque vous activez la sécurité segmentée, les employés disposent de droits différents selon leur niveau de sécurité :
Si vous n'activez pas la sécurité segmentée, les employés peuvent sélectionner tous les types de bénéficiaire non employé (y compris les candidats), qu'ils aient des droits limités ou non, dans la tâche Créer une note de frais pour une personne non employée . Toutefois, sans les droits d'accès appropriés, les employés ne peuvent pas sélectionner des personnes non employées spécifiques dans l'invite Bénéficiaire(s) . |
Comment gérez-vous les transactions par carte de crédit pour les candidats ? | Bien que les candidats n'utilisent pas de cartes de crédit professionnelles, vous pouvez leur réaffecter des transactions par carte de crédit en tant que coûts passés en charges engagés pour leur compte.
Lorsque vous réaffectez des transactions par carte de crédit à des candidats, Workday les affiche dans leurs notes de frais afin que vous puissiez les sélectionner pour les inclure. Si vous ne réaffectez pas de transactions par carte de crédit aux candidats, vos rapports personnalisés et standard risquent de contenir des données de frais limitées, ce qui pourrait affecter votre capacité à analyser les dépenses totales. |
Quelles données de note de frais pouvez-vous purger pour les candidats ? | Lorsque vous sélectionnez le type de données purgeables Financials – Expense Reports dans la tâche Purger les données d'une personne , Workday purge les éléments suivants :
|
Recommandations
- Pour un reporting précis, activez le type de worktag de demande de poste dans les notes de frais pour effectuer le suivi des coûts totaux des demandes de poste.
- Lorsque des demandes de poste permanentes ne sont pas associées à un responsable ou à une organisation hiérarchique, configurez des champs calculés de manière à router les notes de frais vers d'autres évaluateurs et approbateurs.
Actions requises
- Affectez les employés disposant d'un accès de sécurité limité aux unités légales concernées afin qu'ils puissent accéder aux données des candidats et aux candidatures associées.
- Pour soumettre des notes de frais pour le compte de candidats, ajoutez les remboursements de frais dans leurs options de paiement.
Limites
Les candidats n'ont pas la possibilité de créer leurs propres notes de frais dans Workday.
Nous ne fournissons pas de worktag de
candidat
à utiliser dans les notes de frais. En revanche, vous pouvez utiliser les champs de rapport suivants pour déclarer les frais des candidats :
- Type de bénéficiaire des frais
- Bénéficiaire de la note de frais
Workday ne prend pas en charge :
- Les demandes de poste confidentielles dans les notes de frais des candidats.
- Les autorisations de dépense et les avances pour les candidats.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Candidate Data: Candidate Expenses dans le domaine fonctionnel Recruiting. | Permet de créer des notes de frais pour les candidats et d'associer les candidatures aux frais encourus. |
Process: Credit Card dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Permet de réaffecter des transactions par carte de crédit à des candidats. |
Process: Expense Reports dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de gérer les notes de frais et les rapports associés.
Vous pouvez configurer la sécurité segmentée sur ce domaine pour que les employés aient uniquement accès aux données des candidats dans les rapports et tâches liés aux frais. |
Manage: Payment Election dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de gérer les options de paiement pour le compte des candidats. |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement lié à la note de frais
afin de router les notes de frais des candidats pour révision et approbation. Vous pouvez également router les notes de frais des candidats à des évaluateurs et approbateurs spécifiques.Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des transactions par carte de crédit
| Permet d'afficher les transactions par carte de crédit que vous réaffectez aux candidats. |
Rechercher des lignes de note de frais pour l'organisation
| Permet d'afficher les lignes de note de frais des candidats par organisation. |
Rechercher des notes de frais
| Permet d'afficher les notes de frais que vous créez pour les candidats. |
Rechercher des paiements
| Permet d'afficher les remboursements de frais des candidats :
|
Mettre à jour l'utilisation des worktags
| Permet d'activer le type de worktag de demande de poste sur les notes de frais et les factures fournisseurs.
Pour apporter des corrections manuelles aux écritures liées aux notes de frais et aux factures fournisseurs, vous pouvez également activer le type de worktag de demande de poste sur les éléments suivants :
|
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes et leurs filtres pour créer des rapports personnalisés portant uniquement sur les données de frais des candidats :
- Lignes et détail des notes de frais
- Expense Report Lines for Company
- Expense Reports for Company
Vous pouvez configurer plusieurs segments de sécurité pour permettre aux employés d'accéder aux données de frais de plusieurs types de bénéficiaire dans des rapports personnalisés. Exemple : créez un rapport personnalisé qui inclut les données de frais des candidats et des étudiants, mais pas celles des membres de comités externes.
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Expense Reports
| Permet de récupérer les données des notes de frais des candidats.
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser ce service web pour récupérer les données de frais des candidats uniquement. |
Get Payments
| Permet de récupérer les données relatives aux remboursements des frais des candidats. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Permet de télécharger et de récupérer les données correspondant aux filtres personnalisés que vous créez pour les lots de règlements des candidats. |
Get Payment Election Options
Put Payment Election Rule | Permet de télécharger et de récupérer les options avancées de paiement pour les frais des candidats. |
Soumettre une note de frais pour une personne non employée
| Permet de télécharger des données afin de soumettre les notes de frais des candidats.
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser ce service web afin de télécharger les données de frais uniquement associées aux candidats. |
Submit Settlement Run
| Permet de télécharger des données afin de régler et de rembourser les frais des candidats. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilisation | Workday génère automatiquement un worktag de demande de poste sur les lignes d'écriture comptable associées aux notes de frais des candidats et à leurs candidatures. Nous générons ce worktag uniquement sur les écritures de dépenses, et non sur celles liées aux éléments suivants :
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Règlements | Vous pouvez créer :
|
Comptes fournisseurs | Vous pouvez activer le type de worktag de demande de poste sur les factures fournisseurs afin de capturer des coûts totaux plus détaillés pour les demandes de poste. |