Concept : purger les données de recrutement
Pour respecter les réglementations sur la confidentialité et le Règlement général sur la protection des données (RGPD), Workday vous permet de purger les données d'identification personnelle de votre environnement client pour les types de données que vous sélectionnez.
Vous pouvez purger des données d'identification personnelle spécifiques de votre environnement client Workday pour les populations que vous sélectionnez dans un rapport personnalisé.
Exemples :
- Employés actifs
- Candidats
- Candidats potentiels
- Employés dont l'emploi a pris fin
Workday vous permet de créer et de gérer des plans de purge dans lesquels vous pouvez indiquer les populations de données à inclure dans une purge.
Lorsque vous purgez des données, vous les supprimez définitivement de votre environnement client. Workday ne peut pas annuler ou restaurer la suppression des données.
Pour vous protéger contre la suppression de données essentielles, Workday vous recommande de :
- Accorder l'autorisation de purger les données aux utilisateurs qui comprennent le processus de purge et ses conséquences.
- Purger uniquement les données que vous avez testées et confirmées dans l'environnement sandbox avant de les purger dans votre environnement de production.
Purge des données des personnes
Vous pouvez utiliser la tâche
Purger les données d'une personne
pour supprimer uniquement les données d'identification personnelle que vous avez indiquées dans le plan de purge. Vous pouvez utiliser cette tâche lorsque vous devez régulièrement purger des ensembles de données. Exemple : les données des employés dont l'emploi a pris fin. Purge d'une entité unique
Workday vous permet de purger une seule entité, comme un candidat ou une candidature, à l'aide du menu des actions associées de cette entité. Les groupes de sécurité ayant accès au domaine
Purge Single Entity Data
peuvent purger des enregistrements individuels. Purge des données des candidats
Vous pouvez purger les données ou les documents d'un candidat sur demande ou lorsque vous n'en avez plus besoin. Exemple : les candidatures d'un candidat qui a accepté un autre emploi.
Lorsque vous purgez :
- Les données d'un candidat que vous n'embauchez pas, Workday supprime ses données d'identification personnelle, son nom d'utilisateur de l'Accueil candidat et tous les documents associés qui lui sont associés.
- Les données d'un candidat que vous embauchez, Workday supprime son nom d'utilisateur de l'Accueil candidat et la sectionDocuments du candidatde son profil d'employé.
Purge des données des employés
Workday purge uniquement les données des employés :
- Que vous marquez commeéligibles à la purgedans un rapport personnalisé que vous pouvez créer à l'aide de la tâchePurger les données d'une personne.
- Dont vous mettez fin à l'emploi. Vous ne pouvez pas purger les données des employés occupant un poste actif ou en attente de fin d'emploi.
Workday ne purge pas les éléments suivants :
- Candidats à un emploi ouvert ou gelé.
- Futures embauches.
Purge des données des employés dont l'emploi a pris fin
Lorsque vous purgez les données d'employés dont l'emploi a pris fin, Workday ne les renvoie plus dans les résultats des recherches et supprime toutes leurs données d'identification personnelle. À des fins d'historique de l'effectif, Workday :
- Identifie l'instance purgée par la mentionPersonne dont les données sont purgéeslà où son nom s'affiche normalement.
- Associe toutes les données restantes à la mentionPersonne dont les données sont purgéesplutôt qu'à une personne identifiable.