Éléments de définition : données personnelles des candidats
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de Workday Recruiting pour collecter et gérer les données personnelles des candidats. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday Recruiting vous permet de demander, suivre et gérer les données personnelles des candidats, telles que l'identité de genre et l'origine ethnique.
Avantages pour l'entreprise
- Respecter vos exigences de conformité réglementaire en collectant les données personnelles des candidats à n'importe quelle phase du processus de recrutement.
- Respecter la conformité aux réglementations sur la confidentialité en purgeant les données des candidats et des candidatures.
- Analyser les tendances de l'embauche pour suivre vos objectifs en matière de diversité grâce à des indicateurs et des rapports.
Cas d'utilisation
- Envoyer aux candidats externes des demandes de téléchargement de leur identifiant national et leur date de naissance.
- Créer des rapports personnalisés pour accéder rapidement aux données personnelles des candidats à des fins d'évaluation de conformité.
- Envoyer aux candidats externes postulant aux États-Unis des demandes de renseignement du formulaire d'auto-identification volontaire comme travailleur handicapé.
- Afficher une synthèse du sexe et de l'origine ethnique des salariés embauchés par votre organisation pour le trimestre en cours.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel type d'informations souhaitez-vous collecter sur les candidats ? | Vous pouvez collecter les informations suivantes :
|
Avez-vous besoin de collecter des informations différentes sur les candidats en fonction du site de l'emploi ? | Le site principal que vous configurez pour une demande de poste détermine les informations que vous pouvez demander aux candidats qui postulent. Exemple : vous pouvez uniquement recueillir le statut de vétéran d'un candidat pour les demandes de poste basées aux États-Unis.
Vous pouvez configurer Workday pour masquer ou rendre obligatoires les champs de données personnelles en fonction du pays. |
Comment voulez-vous analyser la représentation et l'inclusion du personnel ? | Workday vous permet de surveiller la composition du personnel et d'identifier les biais potentiel en fournissant des indicateurs et des rapports qui analysent les tendances des candidat en matière de sexe et origine ethnique . Vous pouvez :
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Recommandations
Pour garantir que vos processus de collecte et de gestion des données personnelles des candidats respectent les exigences de conformité, demandez conseil à votre équipe chargée de la conformité et à vos conseillers juridiques.
Pour éviter de purger des données par inadvertance, testez la tâche
Purger les données confidentielles
et le rapport personnalisé dans votre environnement client bac à sable (sandbox) avant de purger les données de votre environnement client de production .Configurez des notifications personnalisées pour informer les candidats des demandes de données personnelles.
Actions requises
Accédez à la tâche
Mettre à jour les paramètres de localisation
pour sélectionner les données personnelles que vous souhaitez collecter sur les candidats et configurer les paramètres propres à chaque pays.Limites
Les données personnelles et la collecte des identifiants nationaux sont des étapes et des tâches distinctes.
Workday prend uniquement en charge les plans de purge pour les candidats et les candidatures.
Définition de l'environnement client
Pour configurer Workday de façon à transférer les informations du pays, de la ville et du département de naissance d'un dossier de candidat vers son dossier de candidat en cours d'embauche, accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - global
, puis ajoutez les pays configurés aux champs suivants de la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation
:
- Pays de naissance pour les employés et personnes à charge dans ces pays
- Ville de naissance pour les employés et personnes à charge dans ces pays
- Département de naissance pour les employés et personnes à charge dans ces pays
Sécurité
Configurez le domaine
Candidate Data: Personal Information
et les sous-domaines dans le domaine fonctionnel Recruiting pour chaque élément de données personnelles à demander aux candidats.Processus de gestion
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Modification des données personnelles
et l'ajouter comme étape dans les sous-processus du processus de gestion Candidature
pour collecter les données personnelles des candidats.Reporting
Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour évaluer le caractère inclusif de votre portefeuille et définir des pratiques d'embauche équitables :
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Flux des candidats - rapport détaillé
| Permet d'afficher les données personnelles des candidats qui ont postulé à un emploi dans une fourchette de dates spécifique. |
Flux des candidats - synthèse
| Permet d'afficher une synthèse des candidats par :
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Candidats embauchés
| Permet d'afficher les données personnelles des candidats embauchés dans une fourchette de dates spécifique. |
Données de profil d'un candidat
| Permet d'afficher les informations stockées sur les candidats ayant soumis des candidatures, telles que les suivantes :
Vous pouvez également utiliser ce rapport pour créer des rapports personnalisés offrant un accès rapide aux informations sur les candidats. |
Audit des recherches de candidats
| Permet d'afficher les résultats des actions lancées via :
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Données démographiques liées à la source de candidat - origine ethnique
Données démographiques liées à la source de candidat - sexe | Évaluez la couverture de vos sources de recrutement pour vous assurer d'attirer un large vivier de talents couvrant tous les groupes origine ethnique et de sexe. |
Indicateurs de représentation
| Permet d'effectuer des révisions de la composition démographique et de la répartition par origine ethnique et par sexe en fonction de la demande d'achat et du profil d'emploi afin d'identifier les domaines dans une communication plus large. |
Indicateurs de composition par portefeuille de candidats - origine ethnique
Indicateurs de composition du portefeuille de candidats - sexe | Analyser la progression des candidat tout au long du processus d'embauche pour identifier les biais potentiel ou les taux d'abandon liés à origine ethnique et au sexe. |
Tendances d'embauche trimestrielles - origine ethnique
Tendances des embauches trimestrielles - sexe | Permet d'afficher une synthèse des tendances d'embauche par sexe et par origine ethnique pour le trimestre en cours et les quatre derniers trimestres afin de suivre les pratiques d'embauche équitables. |
Intégrations
Vous pouvez collecter les données personnelles des candidats via des intégrations tierces, comme des fournisseurs de services de vérification des informations fournies, puis les télécharger dans le dossier du candidat.
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapports de référence | Workday fournit deux rapports de référence que vous pouvez utiliser pour suivre les objectifs d'embauche de vétérans et de personnes handicapées :
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Rapport VETS 4212
| Vous pouvez utiliser le rapport VETS-4212 pour afficher le nombre total de salariés ou de salariés nouvellement embauchés qui bénéficient du statut protégé de vétéran. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.