Référence : gestion des identifiants

Workday vous permet de gérer plusieurs types d'identifiant pour différents types de personne :

Employés.

Candidats en cours d'embauche.

Étudiants potentiels.

Vacataires.

Personnes à charge.

Bénéficiaires.

Workday active également la vérification des identifiants nationaux pour les types de personnes du libre-service suivants :

Vacataires.

Candidats.

Salariés.

Membres de comité externe.

Étudiants externes.

Candidats en cours d'embauche.

Students.

Les utilisateurs sécurisés via le domaine Person Data: Add Government IDs
dans le domaine fonctionnel Personal Data peuvent saisir des identifiants dans les sous-processus de gestion
Modifier les identifiants nationaux
et Modifier les identifiants
des processus de gestion Embaucher
et Embaucher un intervenant extérieur
. Les utilisateurs ayant accès à ce domaine ne peuvent pas afficher ou modifier l'identifiant lorsque le sous-processus est finalisé.

Activez les droits d'accès au processus de gestion Modifier les identifiants
uniquement pour les utilisateurs qui peuvent modifier l'ensemble des 4 types d'identifiant suivants :

Identifiants nationaux.

Permis.

Autres identifiants.

Passeports et visas.

Les utilisateurs ayant accès à quelques-uns de ces types d'identifiant doivent utiliser le processus de gestion spécifique du type d'identifiant. Exemple : utilisez le processus de gestion Modifier les identifiants nationaux
pour les identifiants nationaux. Si un utilisateur sans droit d'accès aux 4 types d'identifiant modifie un ou plusieurs d'entre eux, Workday supprime les identifiants auxquels l'utilisateur ne peut pas accéder.

Pour mettre à jour et afficher les identifiants de différents types de personne, accédez aux tâches suivantes :

Pour les employés, les candidats en cours d'embauche et les vacataires :

Action	Accès
Saisir et mettre à jour les identifiants.	Tâche Modifier les identifiants nationaux . Tâche Modifier les permis . Tâche Modifier les passeports et les visas . Sécurité : domaines Person Data: Personal Photo et Self-Service: Personal Photo dans le domaine fonctionnel Personal Data. Tâche Modifier les identifiants d'un candidat en cours d'embauche . Sécurité : domaine Pre-Hire Person Data: ID Information dans le domaine fonctionnel Pre-Hire Process.
Afficher les identifiants.	Rapport Identifiants . Sécurité : domaines Person Data: ID Information, Person Data: Government IDs, Person Data: Passports and Visas, Person Data: Licences et Person Data: Other IDs dans le domaine fonctionnel Personal Data. Worker Data: I-9 Forms dans le domaine fonctionnel Onboarding. Rapport Identifiants d'un candidat en cours d'embauche . Sécurité : domaine Pre-Hire Personal Data: ID Information dans le domaine fonctionnel Pre-Hire Process.
Effectuer le suivi des identifiants arrivant à expiration ou en double.	Rapport Dates d'expiration des identifiants des employés . Sécurité : domaine Audit: Worker IDs dans le domaine fonctionnel Personal Data. Rapport Employés ayant le même identifiant national . Sécurité : domaine Person Data: Government IDs dans le domaine fonctionnel Personal Data.
Repérer les identifiants non valides.	Rapport Employés ayant des identifiants nationaux non valides . Sécurité : domaine Person Data: Government IDs dans le domaine fonctionnel Personal Data.

Pour les étudiants potentiels :

Action	Accès
Saisissez les identifiants.	Tâche Create Student Prospect . Sécurité : domaine Manage: Student Prospect dans le domaine fonctionnel Student: Recruiting.
Mettez à jour les identifiants.	Le rapport Identifiants dans le groupe de profil Données personnelles du profil du candidat potentiel.

Pour les personnes à charge et les bénéficiaires :

Action	Accès
Saisir et mettre à jour les identifiants.	Dans le profil de l'employé ayant un bénéficiaire ou une personne à charge, sélectionnez le rapport Afficher les bénéficiaires ou Afficher les personnes à charge dans le groupe de profil Avantages sociaux. Sécurité : domaine Worker Data: Beneficiaries and Dependents dans les domaines fonctionnels Benefits et Personal Data.

Pour les employés, les intervenants extérieurs, les candidats en cours d'embauche, les étudiants et les étudiants potentiels :

Action	Accès
Saisir et mettre à jour les identifiants.	Sélectionnez Codes d'intégration Créer un identifiant universel . Sélectionnez Codes d'intégration dans le menu des actions associées de la personne. Sécurité : domaine Person Data: Universal ID dans le domaine fonctionnel Personal Data.

Pour les vacataires universitaires, les candidats, les salariés, les membres de comités externes, les étudiants externes, les candidats en cours d'embauche et les étudiants :

Action	Accès
Vérifier l'identifiant national	Pour accéder au bouton Vérifier l'identifiant national , dans le profil d'une personne, sélectionnez Données personnelles et Identifiants . Sécurité : domaine Self-Service: Verify National ID dans le domaine fonctionnel Personal Data.