Concept : périodes d'expiration pour le contenu de formation
Workday vous permet de définir une période d'expiration pour les cours et les programmes. Pour vous conformer aux réglementations locales, vous pouvez avoir besoin que les apprenants se réinscrivent à un contenu après un temps donné, que vous pouvez déterminer au moyen d'une période d'expiration. Les périodes d'expiration vous permettent de gérer les formations récurrentes dans votre organisation en fonction des formations obligatoires provenant des éléments suivants :
- Campagnes de formation.
- Inscriptions en masse effectuées par l'administrateur de la formation.
- Inscriptions des responsables.
En retard
sur le contenu de formation que les apprenants n'achèvent pas avant la date d'expiration définie dans le contenu. Vous pouvez également rappeler aux apprenants qu'ils doivent suivre le contenu obligatoire ou demander aux employés de suivre à nouveau le contenu pour plusieurs motifs, en veillant à ce qu'ils reçoivent une formation régulière et mise à jour.Date d'expiration et durée d'expiration
Lorsque vous indiquez une période d'expiration pour un cours ou un programme, vous pouvez sélectionner :
- Une date, qui s'affiche automatiquement dans l'historique de l'apprenant une fois qu'il a suivi tout le contenu de formation.
- Une durée, qui calcule automatiquement une date d'expiration en fonction de la date à laquelle l'apprenant a terminé la formation.
- Une fréquence, qui calcule la prochaine date d'expiration en fonction de la date d'expiration actuelle et de votre fréquence préférée. Exemple : la date d'expiration actuelle est le 15 janvier. Vous configurez la période d'expiration pour qu'elle se répète tous les 6 mois. La prochaine date d'expiration est le 15 juillet.
La date d'expiration, la durée ou la fréquence s'affiche dans l'onglet
Données administratives
lorsque vous affichez le contenu, ainsi que dans le rapport Formation
du groupe de profil Carrière
.Vous pouvez réinitialiser en masse les dates d'expiration des enregistrements de formation avec une date d'expiration future à l'aide de la tâche
Réinitialiser la date d'expiration des enregistrements de formation
.Pour réinitialiser les périodes d'expiration des inscriptions finalisées, cochez la case pour au moins un enregistrement de formation et supprimez la valeur
du champ Période d'expiration
. Workday supprime les périodes d'expiration des inscriptions sélectionnées.Workday exécute une tâche quotidienne en arrière-plan qui recalcule les dates d'expiration des enregistrements de formation en fonction des paramètres de
Période d'expiration
. Cette mise à jour ne concerne pas les dates d'expiration que vous réinitialisez manuellement via :
- La tâcheRéinitialiser la date d'expiration des enregistrements de formation.
- L'opération de service webPut Learning Enrollment.
Lors du chargement des inscriptions à l'aide de l'opération de service web
Put Learning Enrollment
, l'indicateur Manual Expiration Override
indique s'il faut :
- Autoriser la tâche à remplacer la date d'expiration. Attribuez à l'indicateur la valeur N (faux).
- Empêcher les remplacements. Attribuez à l'indicateur la valeur Y (vrai).
Lorsque la date d'expiration est passée, la tâche en arrière-plan définit la date d'expiration à la date du jour.
Fenêtre de formation récurrente
Vous pouvez configurer une fenêtre de formation récurrente pour indiquer la période d'affichage du contenu de formation récurrente dans le carrousel Obligatoire, afin de vous assurer que les apprenants terminent leur formation récurrente dans la fenêtre définie.
Workday affiche le contenu dans le carrousel Obligatoire et ouvre la fenêtre de formation récurrente à la première des dates suivantes :
- Début de la fenêtre de formation récurrente (s'il est configuré dans le contenu).
- Date de rappel du cours (si elle est configurée).
- Date d'expiration du contenu.
Pour le contenu avec une période d'expiration associée à la Fréquence, les apprenants doivent terminer leur affectation de formation récurrente dans la fenêtre de formation récurrente pour afficher la prochaine date d'expiration. Une fois que la date d'expiration actuelle du cours est passée, les dates d'expiration actuelles et suivantes se mettent à jour en fonction de la fréquence de récurrence définie dans le contenu.
La fenêtre de formation récurrente constate la réussite des affectations initiales et des affectations de formation récurrente si un apprenant achève le contenu lorsque la fenêtre de formation récurrente est ouverte :
- Les apprenants qui achèvent un contenu pour la première fois dans la fenêtre de formation récurrente reçoivent la prochaine date d'expiration pour leur affectation de formation récurrente s'ils ont achevé le contenu avec succès.
- Les apprenants qui achèvent un contenu pour la première fois en dehors de la fenêtre de formation récurrente reçoivent la date d'expiration actuelle de leur affectation de formation récurrente s'ils ont achevé le contenu avec succès.
Rappels de date d'expiration et statuts
Lorsque vous affichez un cours ou un programme disposant d'une période d'expiration, vous pouvez configurer des rappels qui signalent automatiquement aux apprenants que la date d'expiration d'une inscription finalisée est imminente. Vous pouvez configurer Workday pour l'envoi de rappels à la date d'expiration même ou à une autre date en fonction de la période d'expiration. Workday n'envoie pas de rappel si le cours ou le programme a déjà expiré.
Pour les cours et programmes pour lesquels des rappels sont configurés, nous affichons les contenus de formation obligatoires dans le worklet
Obligatoire
lorsque le premier rappel est déclenché, tandis que les images miniatures des contenus affichent leur date d'échéance et le statut Échu
. Si les apprenants n'achèvent pas le contenu à la date d'échéance, nous affichons le statut En retard
pour indiquer que le contenu de formation est toujours disponible mais qu'ils doivent mettre à jour leur niveau d'achèvement.S'il n'y a pas de rappel, le statut
En retard
s'affiche directement.Règles d'expiration avancées de la formation
Lorsque vous créez ou modifiez un cours ou un programme de formation, vous pouvez créer des groupes d'apprenants et définir des règles de période d'expiration à appliquer à chacun d'eux. Par exemple, dans une organisation, le personnel administratif doit suivre un cours de manutention tous les deux ans, mais les ingénieurs doivent, eux, y participer chaque année. Vous pouvez définir un groupe d'apprenants pour le personnel administratif et un autre pour les ingénieurs afin de spécifier des règles d'expiration distinctes.
Si un apprenant ne remplit pas les conditions de règle du groupe d'apprenants, la période d'expiration par défaut du contenu s'applique à son inscription. S'il remplit plusieurs conditions de règle, c'est la première règle d'expiration avancée du tableau qui s'applique à son inscription.