Éléments de définition : Services CPQ

Présentation

Les services de configuration, de prix et de devis (CPQ) automatisent le processus de devis jusqu'à l'encaissement. Elle offre une méthode précise et facile de répétition pour le périmètre applicatif et la tarification. Services CPQ s'appuie sur les configurations Professional Services Automation (PSA) et Revenue pour compléter automatiquement les données de la grille dans le devis. Cela vous permet de :

Créer des devis avec des services qui incluent des rôles, des articles et des articles récurrents, des frais, des coûts de tiers et des remises.

Copiez et collez des valeurs depuis des outils externes ou saisissez les valeurs manuellement dans la grille de devis.

Estimer l'effort de service à un niveau élevé ou définir une structure de détail du travail (WBS) plus détaillée à l'aide de phases ou de phases et tâches.

Ajoutez des taux journaliers ou horaires pour les rôles de devis et définissez des critères pour les rôles.

Devis pour des services avec des modèles de facturation au forfait ou temps et frais.

Ajuster automatiquement les prix des lignes de devis en définissant une valeur cible de prix, de marge ou de remise spécifique pour un service ou un devis.

Définissez des catalogues de service avec des services, des rôles et des frais prédéfinis.

Interdire toute remise sur les lignes de rôle , en les excluant des ajustements de service .

Définissez des modèles de document et générez des documents pour les devis de manière dynamique.

Afficher ou modifier des devis dans différentes vues basées sur la chronologie par semaine, mois, années de contrat ou vue récapitulative.

Affichez un devis par période, notamment semaines, mois, phases, années de contrat ou synthèse. Vous pouvez également les afficher par montants, notamment, quantité, prix, coût ou ETP (équivalent temps plein).

Avantages pour l'entreprise

Services CPQ simplifie le processus de création de devis dans Workday à partir d'opportunités et leur conversion en projets et contrats en fonction des modifications apportées au détail de l'opportunité. Il fournit les éléments suivants :

Accès aux dernières données de vente et à une seule source de données pour la tarification, le sourcing et la facturation.

une meilleure visibilité entre la solution CRM tiers et Workday.

Flexibilité dans la configuration de différentes offres de service pour un devis donné.

Analyses en temps opportun des prévisions et de la gestion des ressources.

Création plus rapide et précise du devis avec une granularité des prix pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Améliorer la flexibilité en vous autorisant à créer des devis dans Workday sans remplacer entièrement vos feuilles de calcul existantes.

La aptitude de configurer le catalogue de services permet de créer rapidement des devis précis pour les services que vous répétez et de réduire les efforts manuels liés à la définition des mêmes services de référence, ce qui fournit une standardisation.

Processus de génération de documents automatisé pour une meilleure efficacité.

Cas d'utilisation

En tant que spécialiste CPQ, vous pouvez :

Créer des devis pour des services qui incluent des phases, des tâches, des rôles, des articles, des frais, des remises et des coûts de tiers en fonction des besoins des client .

Copier des devis existants pour créer plusieurs itérations pour différents scénarios de simulation.

Générer et imprimer des documents de devis et les envoyer aux clients pour révision et négociation.

Créer des projets liés à une opportunité, des projets, des plans de ressources et des prévisions de ressources à partir de devis principaux approuvés.

Créer des contrats client , des échéanciers de facturation et des calendriers de constatation de revenus à partir de devis principaux approuvés en fonction des changements apportés au détail de l'opportunité.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez-vous besoin de répéter et de créer plusieurs options pour un devis ?	Vous pouvez copier des devis au sein d'une opportunité. Workday copie tous les détails dans le brouillon de devis.
Avez-vous besoin de taux par défaut pour les rôles dans le projet dans un devis ?	Vous pouvez modifier et créer des feuilles de taux de facturation de projet pour renseigner les prix standard unité pour des rôles spécifiques dans votre devis.
Avez-vous besoin de coûts pour renseigner la main-d'œuvre et les articles d'un devis ?	Vous pouvez configurer la feuille de taux au coût standard par unité légale pour renseigner le prix unité des rôles et définir l' article de vente comme pouvant faire l'objet d'un devis pour ajouter un coût unitaire pour les articles.
Avez-vous besoin d'enregistrer et de facturer les notes de frais des employé pour le projet?	Vous pouvez ajouter des lignes de frais au devis pour une ligne de projet en ligne de frais projet facturable avec une source de transaction de temps dans le contrat client.
Avez-vous besoin d'enregistrer et de facturer des factures fournisseur pour le projet?	Vous pouvez ajouter des lignes de coûts de tiers au devis pour une ligne de frais projet facturable avec une source de transaction de facture fournisseur dans le contrat client.
Avez-vous besoin d'approbations dynamiques basées sur les données du devis ?	Workday fournit une structure de processus de gestion configurable pour les devis que vous pouvez configurer pour inclure des approbations et des règles de condition en fonction des besoins de votre entreprise.
Avez-vous besoin de créer des documents automatiquement à partir du détail du devis ?	Vous pouvez créer des modèles de document à partir d'une configuration de devis en vous basant sur les données du devis.

Actions requises

Assurez-vous que :

Vous disposez des produits Workday Projects, Project Billing et Services CPQ .

L' intégration avec votre source CRM existante est configurée pour synchroniser les dossiers des client et des opportunités.

Les worktags obligatoire correspondent entre les devis, les projets et les contrats client .

Les validations correspondent entre le devis, le projet et le contrat client.

Vous avez configuré les processus de gestion nécessaires. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section

Processus de gestion

.

Vous avez configuré le mappage entre les devis et les contrat dans les paramètres de Services CPQ .

Vous avez défini des opportunités, des hiérarchies de projets, des rôles dans le projet, des feuilles de taux de facturation de projet, des feuilles de taux au coût standard de projet, des articles de vente, une liste de prix des articles de vente, des catégories de taux et des catégories de produit.

Vous avez défini les articles de vente comme pouvant faire l'objet d'

un devis

pour définir par défaut le coût unitaire dans la ligne d'article.

Vous avez défini des phases de projet et des tâches de projet lors de la création d'un devis avec des phases et des tâches.

Le modèle de document est configuré et publié.

Le catalogue de service est activé lorsque vous en avez un.

L'indicateur Autoriser le collage à partir de feuilles de calcul dans le indicateur est activé pour copier les données de devis à partir d'une feuille de calcul.

Vous avez ajouté la catégorie d’extrait au modèle de document afin d'hydratés correctement le contenu du document de devis.

Recommandations

Pour combiner tous les services en un seul projet, activez l' option

Gérer plusieurs services dans un seul projet

dans les paramètres de Services CPQ .

Pour afficher le code du projet dans le nom du projet , activez l' option

Inclure le code du projet dans le nom du projet

.

Indiquez le modèle de traitement des revenus et de calendrier de revenus pour chaque modèle de facturation et les lignes de devis associées pour la création du contrat .

Pour imprimer le document de devis, assurez-vous d’ajouter les étapes de service

Imprimer des documents de devis au PDF

et

Imprimer des documents de devis au format DocX

dans le processus de gestion
Événement de devis
.

Nous vous recommandons d'ajouter le nom du service au début de chaque extrait afin de les identifier facilement lorsqu'ils sont récupérés dans le document de devis.

Pour ajouter un service basé sur des phases ou des tâche , sélectionnez l' option

Ajouter un service personnalisé

lors de la création d'un devis, puis sélectionnez option

Avec phases

ou

Avec phases et tâches

.

Pour avoir des taux plus ciblés par défaut dans un rôle, configurez des catégories de taux et des membres de ces catégories de taux. Vous pouvez les définir sur la feuille de taux de facturation du projet, puis sélectionner le taux souhaité dans le rôle lors de la création du devis pour un prix plus spécifique.

Pour inclure des sous-totaux pour des services ou des rôles dans un document de devis, créez des tables avec des données récurrentes dans la première colonne et un champ numérique ou de devise dans la dernière colonne.

Lorsque vous copiez à la fois les répartitions Tâche et Phase à partir d'une seule table dans une feuille de calcul, assurez-vous de copier et coller d'abord les tâches et les phases pour créer la structure WBS, puis de copier et coller les répartitions.

Pour créer automatiquement un plan de projet une fois le devis principal approuvé, assurez-vous de configurer l'

option Traiter un plan de projet à partir de Services CPQ

en tant qu'étape de service dans le processus de gestion
Événement de devis
.

Pour créer automatiquement un plan de projet une fois que le projet lié à une opportunité a été converti en projet standard, assurez-vous d'avoir configuré

le traitement du plan de projet à partir de Services CPQ

en tant qu'étape de service dans le processus de gestion
Convertir un projet lié à une opportunité en projet
.

Limites

Dans un premier temps, Workday crée une seule ressource non désignée (UNR) pour un projet d'opportunité généré à partir de Services CPQ, mais par la suite, le chef de projet peut ajouter plusieurs ressources.

Seuls les devis principaux approuvés créent un projet d'opportunité.

Workday ne crée pas de plan de projet sauf si tous les projets d'opportunité ont été approuvés, annulés ou refusés pour tous les services du devis.

Nous limitons la durée des services d'un devis à un maximum de 5 ans.

La durée du devis peut être limitée à 10 ans.

Vous pouvez ajouter un maximum de 5 catégories de taux pour les rôles.

Vous pouvez copier et coller jusqu’à 500 cellules dans la grille de devis.

La copie d'un devis ne copie pas les attributs en aval.

Vous ne pouvez pas ajouter de frais et de coûts de tiers dans le catalogue de services. Le spécialiste des ventes devra le saisir lorsqu'il ajoutera le service à un devis.

Une fois que vous avez configuré une estimation de l'effort pour le service et affecté les heures dans le service, vous ne pouvez plus modifier/changer le type

Estimation de l'effort

.

Dans cette vue WBS, vous ne pouvez pas :

Modifier ou supprimer des rôles.

Affiche un service fondé sur une durée .

Afficher ou affecter des articles hors main-d'œuvre.

Copiez les données d'une feuille de calcul et collez-les dans le devis. Cela n'est possible que dans la vue

Chronologie

et

synthèse

.

Dans la vue de la chronologie, vous ne pouvez pas ajouter d'heures pour la main-d'œuvre sauf si elle est déjà affectée, via la page WBS, pour la période donnée.

Définition de l'environnement client

Accédez à l' invite

Générateur d’identifiants pour les devis

sous la section

Identifiant séquentiel des documents

dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

pour configurer le générateur de séquences de devis.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Services CPQ :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process: Quotes	Accédez à ce domaine de sécurité pour créer, modifier et supprimer des devis, et afficher les rapports associés. Types de groupe de sécurité autorisés : Rôles - unité légale Rôles - hiérarchie d'unités légales Rôles - client Rôles - projet Rôles - hiérarchie de projets Groupes non limités
Set Up: Quotes	Accédez à ce domaine de sécurité pour définir la fonctionnalité de devis. Types de groupe de sécurité autorisés : Chargés d'implémentation Groupes non limités
View: Quote Project Hierarchies	Accédez à ce domaine de sécurité pour sélectionner des hiérarchies de projet lors de la création de devis. Types de groupe de sécurité autorisés : Groupes publics Rôles - hiérarchie de projets Groupes non limités
Set Up: Opportunity	Accédez à ce domaine pour créer, mettre à jour des statuts d'opportunité et afficher les rapports associés.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement d'opportunité	À configurer pour ajouter des sous-processus, des notifications et des approbations afin de gérer le workflow de création de projet et de contrats client en fonction des changements apportés au détail de l'opportunité.
Événement de devis	Configurez ce processus pour transférer les devis pour les actions d'approbation et de refus. Services autorisés : Envoi des documents Récupération de documents Imprimer des documents de devis au PDF Imprimer des documents de devis au format DocX
Créer un projet à partir de Services CPQ Modifier un projet à partir de Services CPQ Ligne du plan de ressources à partir de Services CPQ	Configurez ces processus de gestion comme sous-processus dans le processus de gestion Événement de devis pour créer des projets liés à une opportunité et des lignes de plan de ressources à partir d'un devis. Une fois les sous-processus lancés, Workday lance les processus de gestion suivants : Créer un projet Modifier un projet Ligne du plan de ressources du projet Si vous avez des règles de condition à l' étape de lancement de ces processus de gestion, Workday les ignore lorsque le projet est créé à partir de Services CPQ. Nous vous recommandons de déplacer les validations vers le projet ou le plan de ressources du projet dans la tâche Mettre à jour les validations personnalisées ou comme règles de condition dans le processus de gestion Événement de devis pour conserver la même fonctionnalité.
Convertir un projet lié à une opportunité avec devis en projet Créer un contrat client avec un devis	Configurez ces processus de gestion comme sous-processus dans le processus de gestion Événement d'opportunité pour créer des contrats client à partir d'un devis et convertir des projets d'opportunité en projets standard. Une fois les sous-processus lancés, Workday lance les processus de gestion suivants : Convertir un projet lié à une opportunité en projet Événement lié à un contrat client

Reporting

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Rechercher des opportunités	Affichez les opportunités dont le statut est Ouvert pour créer un devis.
Rapport à facettes de catalogue de services	Afficher les catalogues de service disponibles par hiérarchie de projets, entité, extraits, région et statut du catalogue.
Afficher une configuration de devis	Afficher, modifier et supprimer des modèles de document.

Nous vous suggérons d'utiliser les sources de données de rapport suivantes pour build des rapports personnalisés afin de générer des rapports sur les devis et les lignes de devis :

Devis

sur objet de gestion: à utiliser pour générer des rapports sur les devis et les informations récapitulatives.

Lignes de devis

: à utiliser pour générer des rapports sur les lignes de rôle et les lignes d'article incluses dans un devis.

Services de devis

: à utiliser pour générer des rapports sur les services dans un devis.

Configurations de devis

: à utiliser pour générer des rapports sur les différentes configurations de devis, les instantanés, l'utilisation, le statut et les modèles de document associés.

Intégrations

Service web	Éléments à prendre en compte
Get Quote Allocations	Récupère les affectations pour tous les rôles dans différents services pour le devis indiqué.
Soumettre les répartitions de devis	Ajoute ou met à jour les affectations de rôle en services pour le devis indiqué.
Get Quote Document Slipper Categories	Récupère toutes les catégories d'extrait.
Put Quote Document Snapp Category	Crée, modifie ou supprime des catégories d'extrait.
Get Quote Change Reasons	Récupère tous les motifs de modifier/changer de devis.
Put Quote Change Reason	Crée, modifie et supprime les motifs de modifier/changer de devis.
Get Quote Configurations	Récupère les configurations de devis.
Put Quote Configurations	Crée et met à jour les configurations de devis. Vous ne pouvez modifier une configuration que si elle n'est pas utilisée.
Get Quote Services and Lines	Récupère les services et les lignes pour le devis indiqué.
Soumettre les lignes et les services de devis	Crée ou met à jour le devis, les services et les lignes.
Get Quote Work Démontage Structures	Extrait les phases et les tâches pour les services dans la structure de décomposition du travail du devis.
Soumettre une structure de décomposition de travail de devis	Crée ou met à jour des phases et des tâches pour les services de la Structure de décomposition du travail du devis.
Get Services Catalog Items	Récupère tous les articles du catalogue de service .
Put Services Catalog Item	Crée, modifie ou supprime des articles sur catalogue de service .
Paramètres d'extraction de Services CPQ	Récupère tous les champs des paramètres par défaut pour Services CPQ.
Paramètres d'insertion de Services CPQ	Crée, met à jour ou supprime tous les paramètres par défaut pour Services CPQ.
Soumettre une opportunité	Crée ou met à jour l'opportunité client .
Get Opportunity Custom Status Settings	Récupère tous les statuts personnalisés créés par l'utilisateur pour l'opportunité.
Put Opportunity Custom Status Settings	Permet de créer ou de mettre à jour les statuts d'opportunité personnalisés.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Opportunité Salesforce	Lorsqu'une opportunité a le statut Ouvert , vous pouvez l'importer dans Workday pour build un devis.
Projets	Une fois que vous avez approuvé un devis principal, Workday crée un projet d'opportunité avec des ressources, un plan de ressources et des prévisions de ressources. Workday crée des prévisions hebdomadaires au niveau du projet . Le rôle d'un devis est mappé à une ressource non désignée dans le projet d'opportunité. Vous pouvez ajouter des ressources supplémentaires après la création initiale de 1 UNR. Vous ne pouvez pas modifier le rôle dans le projet, le type de affectation , les dates de début et de fin et les heures estimées sur les lignes du plan de ressources tant que l'opportunité n'a pas le statut Fermé. Lorsque vous modifier/changer un devis de Principal à Non principal , Workday désactive le projet d'opportunité associé . Workday convertit le projet d'opportunité en projet standard lorsqu'un sous-processus est configuré dans le processus de gestion Événement d'opportunité .
Produits	Après avoir modifier/changer des données d'opportunité, telles que la probabilité ou le statut, et créé un projet à partir d'un devis, Workday crée automatiquement un contrat client et renseigne les éléments suivants : Catégorie de produit issue de la tâche Mettre à jour les paramètres de Services CPQ Si vous n'avez pas configuré le mappage, la création du contrat échouera. Modèle d'échéancier de facturation basé sur le modèle de prix. Modèle de calendrier de revenus basé sur le modèle de prix. Worktags de l'en-tête du devis. Date d'effet à partir de la date de début du devis. Lorsqu'il manque des champs obligatoire dans le devis, Workday crée le contrat avec le statut Brouillon.
Articles de vente	Lorsque vous définissez un article de vente comme Peut faire l'objet d'un devis, Workday rend cet article disponible pour une utilisation lors de la création du devis.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Autres impacts

Aucun impact.