Éléments de définition : Services CPQ

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la fonctionnalité Workday Services CPQ. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les services Configurer, Prix, Devis (CPQ) automatisent le processus de rapprochement des devis et des encaissements. Il offre une manière précise et facilement reproductible du périmètre et des offres de prix. Services CPQ utilise les configurations de liste de prix Professional Services Automation (PSA) et Revenue pour renseigner automatiquement les données de la grille dans le devis. Vous pouvez ainsi :

Créer des devis avec des services qui incluent des rôles, des articles et des articles récurrents, des frais, des coûts de tiers et des remises.

Copiez et collez des valeurs à partir d'outils externes ou saisissez des valeurs manuellement dans la grille de devis.

Estimer l'effort de service à un niveau élevé ou définir une structure de décomposition du travail plus précise à l'aide de phases ou de phases et tâches.

Ajoutez des taux journaliers ou horaires pour les rôles du devis.

Devis pour les services avec des modèles de facturation au forfait ou de facturation en fonction du temps.

Ajuster automatiquement les prix des lignes de devis en définissant une valeur cible de Prix, Marge ou Remise pour un service ou un devis.

Définir des catalogues de services avec des services, des rôles et des frais prédéfinis.

Interdire toute remise sur les lignes de rôle, en les excluant des ajustements de service.

Définir des modèles de document et générer des documents pour les devis de manière dynamique.

Afficher ou modifier des Devis dans différentes vues de la chronologie par semaine, mois, années de contrat ou vue récapitulative.

Affiche un devis par période de reporting (semaines, mois, phases, années de contrat ou synthèse). Vous pouvez également les afficher par montant, par exemple quantité, prix, coût ou ETP (Équivalent temps plein).

Avantages pour l'entreprise

Services CPQ simplifie le processus de création de devis dans Workday à partir d'opportunités et leur conversion en projets et contrats en fonction des modifications apportées au détail des opportunités. Il fournit :

Accès aux données de vente les plus récentes et à une source de données vérifiée pour la tarification, le sourcing et la facturation.

Une meilleure visibilité entre SFDC et Workday.

Flexibilité dans la configuration de différentes offres de services pour un devis donné.

Un aperçu en temps opportun des prévisions et de la gestion des ressources.

Création de devis plus rapide et plus précise avec une granularité des prix adapté aux besoins de votre entreprise.

Une meilleure flexibilité en vous permettant de définir des devis dans Workday sans remplacer entièrement vos feuilles de calcul existantes.

La possibilité de configurer le catalogue de services vous permet de créer rapidement des devis plus précis pour les services reproductibles et réduit l’effort manuel associé à la définition des mêmes services de référence, ce qui permet de standardiser.

Processus de génération de documents automatisés pour une meilleure efficacité.

Cas d'utilisation

En tant que spécialiste CPQ, vous pouvez :

Créer des devis pour les services qui incluent des phases, des tâches, des rôles, des articles, des frais, des remises et des coûts tiers en fonction des besoins des clients.

Copier des devis existants pour créer plusieurs itérations pour différents scénarios de simulation.

Générer et imprimer des documents de devis et les envoyer aux clients pour révision et négociation.

Créer des projets liés à une opportunité, des projets, des plans de ressources et des prévisions de ressources à partir du devis approuvé principal.

Créer des contrats clients, des calendriers de facturation et des calendriers de constatation de revenus à partir des devis approuvés principaux en fonction des changements apportés au détail des opportunités.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez-vous besoin d'itérer et de créer plusieurs options pour un devis ?	Vous pouvez copier des devis dans une opportunité. Workday copie toutes les informations dans le brouillon de devis.
Avez-vous besoin d'appliquer des taux par défaut pour les rôles dans le projet indiqués dans un devis ?	Vous pouvez modifier et créer des feuilles de taux de facturation de projet pour renseigner les prix standard unitaires pour des rôles spécifiques dans votre devis.
Avez-vous besoin de définir des coûts pour renseigner la main-d'œuvre et les articles dans un devis ?	Vous pouvez définir la feuille de taux au coût standard par unité légale pour renseigner le prix unitaire des rôles et définir l'article de vente comme pouvant faire l'objet d'un devis pour ajouter le coût unitaire des articles.
Avez-vous besoin d'enregistrer et de facturer les notes de frais des employés pour le projet ?	Vous pouvez ajouter des lignes de frais au devis pour une ligne de projet en régie facturable avec une source de transaction de temps sur le contrat client.
Avez-vous besoin d'enregistrer et de facturer des factures fournisseurs pour le projet ?	Vous pouvez ajouter des lignes de coûts de tiers au devis pour une ligne de projet en régie facturable avec une source de transaction de facture fournisseur dans le contrat client.
Avez-vous besoin d'avoir des approbations dynamiques en fonction des données du devis ?	Workday fournit une structure de processus de gestion configurable pour les devis que vous pouvez définir pour inclure des approbations et des règles de condition en fonction des besoins de votre entreprise.
Avez-vous besoin de créer automatiquement des documents à partir du détail du devis ?	Vous pouvez créer des modèles de document à partir d'une configuration de devis en fonction des données du devis.

Actions requises

Assurez-vous que :

Vous disposez des SKU Workday Projects, Project Billing et Services CPQ.

L'intégration avec votre source existante de gestion de la relation client (CRM) est configurée pour synchroniser les enregistrements de clients et d'opportunités.

Les worktags requis s'alignent sur les devis, les projets et les contrats clients.

Les validations s'alignent sur Devis, Projet et Contrat client.

Vous avez configuré les processus de gestion nécessaires. Pour plus d'informations, voir la section

Processus de gestion

Vous avez configuré le mappage du devis au contrat dans les paramètres de Services CPQ.

Vous avez défini des opportunités, des hiérarchies de projets, des rôles dans le projet, des feuilles de taux de facturation de projet, des feuilles de taux au coût standard de projet et des articles de vente, une liste de prix des articles de vente, des catégories de taux et des catégories de produit.

Vous avez défini les articles de vente comme pouvant faire l'objet d'

un devis

pour définir par défaut le coût unitaire dans la ligne d'article.

Vous avez défini des phases de projet et des tâches de projet lorsque vous créez un devis avec des phases et des tâches.

Le modèle de document est configuré et publié.

Le catalogue de services est activé lorsque vous en avez un.

L'indicateur Autoriser le collage à partir de feuilles de calcul dans le devis est activé pour copier les données de devis à partir d'une feuille de calcul.

Vous avez ajouté la catégorie d'extrait au modèle de document afin d' tauxr correctement le contenu dans le document de devis.

Recommandations

Pour combiner tous les services en un seul projet, activez l'option

Gérer plusieurs services comme un seul projet

dans les paramètres de Services CPQ.

Pour afficher le code de projet dans le nom du projet, activez l'option

Inclure le code de projet dans le nom du projet

Indiquez le modèle de traitement des revenus et de calendrier de revenus pour chaque modèle de facturation et les lignes de devis associées pour la création du contrat.

Pour imprimer le document de devis, assurez-vous d'ajouter les étapes de service

Imprimer les documents de devis au format PDF

Imprimer les documents de devis DocX

dans le processus de gestion Événement de devis
.

Nous recommandons d'ajouter le nom du service au début de chaque extrait afin de l'identifier facilement lorsqu'il est récupéré dans le document de devis.

Pour ajouter un service basé sur une phase ou une tâche, sélectionnez l'option

Ajouter un service personnalisé

lors de la création d'un devis, puis sélectionnez l'option

Avec phases

Avec phases et tâches

Pour avoir davantage de taux cible par défaut dans un rôle, configurez les catégories de taux et les membres de la catégorie de taux. Vous pouvez les définir sur la feuille de taux de facturation du projet, puis sélectionner le taux souhaité dans le rôle lors de la création du devis pour un prix plus spécifique.

Pour inclure des sous-totaux pour les services ou les rôles dans un document de devis, créez des tables avec des données récurrentes dans la première colonne et un champ numérique ou de devise dans la dernière colonne.

Lorsque vous copiez à la fois des répartitions de tâches et de phases à partir d'une seule table dans une feuille de calcul, assurez-vous de d'abord copier et coller les tâches et phases pour créer la structure WBS, puis de copier et coller les répartitions.

Pour créer un plan de projet automatiquement une fois le devis principal approuvé, assurez-vous de configurer

Process Project Plan from Services CPQ

comme étape de service dans le processus de gestion Événement de devis
.

Pour créer un plan de projet automatiquement une fois que le projet lié à une opportunité a été converti en projet standard, assurez-vous de configurer

Process Project Plan from Services CPQ

comme étape de service dans le processus de gestion Convertir un projet lié à une opportunité en projet
.

Limites

Initialement, Workday ne crée qu'une seule Ressource non désignée (UNR) pour un projet lié à une opportunité généré à partir de Services CPQ, mais le responsable de projet peut par la suite ajouter plusieurs ressources.

Seuls les devis principaux approuvés créent un projet lié à une opportunité.

Workday ne crée pas de Plan de projet tant que tous les projets liés à une opportunité n'ont pas été approuvés, annulés ou refusés pour tous les services du devis.

Nous limitons la durée des services d'un devis à un maximum de 5 ans.

La durée du devis peut être de 10 ans maximum.

Vous pouvez ajouter un maximum de 5 catégories de taux aux rôles.

Vous pouvez copier et coller un maximum de 500 cellules dans la grille de devis.

La copie d'un devis ne copie pas les attributs en aval.

Vous ne pouvez pas ajouter de montants de frais et de coûts de tiers dans le catalogue de services. Le spécialiste des ventes devra le saisir lorsqu'il ajoutera le service à un devis.

Les services définis dans le catalogue sont créés en tant que services

de haut niveau

avec phases

dans le devis. La possibilité de créer des services avec des tâches n'est pas encore disponible dans le catalogue de services.

Une fois que vous avez configuré une estimation de l'effort pour le service et affecté les heures au service, vous ne pouvez plus modifier le type

d'estimation de l'effort

Dans cette vue Structure de décomposition du travail (WSB), vous ne pouvez pas :

Modifier ou supprimer des rôles.

Affiche un service fondé sur une durée.

Affichez ou affectez des articles hors main-d'œuvre.

Copiez les données d'une feuille de calcul et collez-les dans le devis. Vous pouvez uniquement le faire dans la vue

Chronologie

Synthèse

Dans la vue de la chronologie, vous ne pouvez pas :

Ajouter des phases ou des tâches. Vous devez accéder à la vue WBS pour effectuer ces actions.

Ajouter des heures pour la main-d'œuvre, sauf si elle est déjà répartie sur la page WBS pour la période donnée.

Définition de l'environnement client

Accédez à l'

invite Générateur d'identifiants pour les devis

sous la section

Identifiant séquentiel des documents commerciaux

dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

pour configurer le générateur de séquences de devis.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Services CPQ :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process: Devis	Accédez à ce domaine de sécurité pour créer, modifier et supprimer des devis, et afficher les rapports associés. Types de groupe de sécurité autorisés : Rôles - unité légale Rôles - hiérarchie d'unités légales Rôles - client Rôles - projet Rôles - hiérarchie de projets Groupes non limités
Domaine Set Up: Devis	Accédez à ce domaine de sécurité pour définir la fonctionnalité de devis. Types de groupe de sécurité autorisés : Chargés d'implémentation Groupes non limités
Afficher : hiérarchies de projets de devis	Accédez à ce domaine de sécurité pour sélectionner des hiérarchies de projets lors de la création de devis. Types de groupe de sécurité autorisés : Groupes publics Rôles - hiérarchie de projets Groupes non limités

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement lié à une opportunité	À configurer pour ajouter des sous-processus, des notifications et des approbations afin de gérer le workflow de création de projets et de contrats clients en fonction des changements apportés au détail de l'opportunité.
Événement de devis	Configurez-le pour router les devis pour les actions d’approbation et de refus. Services autorisés : Envoi des documents Récupération de documents Imprimer le document de devis au format PDF Imprimer des documents de devis DocX
Créer un projet à partir de Services CPQ Modifier un projet à partir de Services CPQ Ligne du plan de ressources provenant de Services CPQ	Configurez ces processus de gestion comme sous-processus du processus de gestion Événement de devis pour créer des projets liés à une opportunité et des lignes de plan de ressources à partir d'un devis. Lorsque les sous-processus sont lancés, Workday lance les processus de gestion suivants : Créer un projet Modifier un projet Ligne du plan de ressources du projet Si vous avez des règles de condition à l'étape de lancement de ces processus de gestion, Workday les ignore lorsque le projet est créé à partir de Services CPQ. Nous recommandons de déplacer les validations vers le projet ou le plan de ressources du projet dans la tâche Mettre à jour les validations personnalisées ou en tant que règles de condition dans le processus de gestion Événement de devis pour conserver la même fonctionnalité.
Convertir un projet lié à une opportunité avec devis en projet Créer un contrat client avec un devis	Configurez ces processus de gestion comme sous-processus du processus de gestion Événement lié à une opportunité pour créer des contrats clients à partir d'un devis et convertir des projets liés à une opportunité en projets standard. Lorsque les sous-processus sont lancés, Workday lance les processus de gestion suivants : Convertir un projet lié à une opportunité en projet Événement lié à un contrat client

Reporting

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Rechercher des opportunités	Afficher les opportunités ayant le statut Ouvert pour créer un devis.
Rapport à facettes de catalogue de services	Affiche les catalogues de services disponibles par hiérarchie de projets, entité, extraits, région et statut du catalogue.
Afficher une configuration de devis	Afficher, modifier et supprimer des modèles de document.

Nous vous suggérons d'utiliser les sources de données suivantes pour créer des rapports personnalisés sur les devis et les lignes de devis :

Devis

sur l'objet de gestion : à utiliser pour générer des rapports sur les devis et les données de synthèse.

Lignes de devis

: utilisez-le pour générer des rapports sur les lignes de rôle et les lignes d'article incluses dans un devis.

Services de devis

: utilisez-les pour générer des rapports sur les services d'un devis.

Configurations de devis

: à utiliser pour générer des rapports sur les configurations de devis, les instantanés, l'utilisation, le statut et les modèles de document associés.

Intégrations

Service web	Éléments à prendre en compte
Demander des affectations de devis	Récupère les affectations pour tous les rôles dans différents services pour le devis indiqué.
Soumettre les répartitions de devis	Ajoute ou met à jour les affectations de rôles dans les services pour le devis indiqué.
Catégories d'extrait de document de devis	Il récupère toutes les catégories d'extrait.
Insérer une catégorie d'extrait de document de devis	Crée, modifie ou supprime des catégories d'extrait de code.
Demander des motifs de changement de devis	Récupère tous les motifs de changement du devis.
Motif de changement du devis	Permet de créer, de modifier et de supprimer des motifs de changement de devis.
Demander des configurations de devis	Récupère les configurations de devis.
Insérer des configurations de devis	Crée et met à jour des configurations de devis. Vous pouvez uniquement modifier une configuration si elle n'est pas utilisée.
Demander des services et des lignes de devis	Récupère les services et les lignes du devis indiqué.
Soumettre un devis - lignes et services	Crée ou met à jour le devis, les services et les lignes.
Structures de décomposition du travail pour obtenir un devis	Récupère les phases et les tâches des services dans la structure de décomposition du travail de devis.
Soumettre la structure de décomposition du travail de devis	Crée ou met à jour des phases et des tâches pour les services dans la structure de décomposition du travail de devis.
Demander des articles sur catalogue de services	Récupère tous les articles du catalogue de services.
Insérer un élément de catalogue de services	Crée, modifie ou supprime des articles sur catalogue de services.
Récupérer les paramètres de Services CPQ	Récupère tous les champs des paramètres par défaut de Services CPQ.
Insérer les paramètres de Services CPQ	Crée, met à jour ou supprime tous les paramètres par défaut de Services CPQ.
Soumettre une opportunité	Crée ou met à jour l'opportunité client.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Opportunité Salesforce	Lorsqu'une opportunité a le statut Ouvert , vous pouvez la importer dans Workday pour créer un devis.
Projets	Une fois que vous approuvez un devis principal, Workday crée un projet lié à une opportunité avec des ressources, un plan de ressources et des prévisions de ressources. Workday crée une prévision hebdomadaire au niveau du projet. Le rôle issu d'un devis est mappé à une ressource non désignée dans le projet lié à une opportunité. Vous pouvez ajouter des ressources supplémentaires après la création initiale d'un code UNR. Vous ne pouvez pas modifier un rôle dans le projet, un type d'affectation, une date de début et de fin et des heures estimées sur les lignes du plan de ressources tant que l'opportunité n'a pas le statut Fermé. Lorsque vous faites passer un devis du statut Principal à Non principal , Workday désactive le projet lié à l'opportunité associé. Workday convertit le projet lié à une opportunité en projet standard lorsqu'un sous-processus est configuré dans le processus de gestion Événement lié à une opportunité .
Produits	Après avoir modifié le détail d'une opportunité, comme la probabilité ou le statut, et créé un projet à partir d'un devis, Workday crée automatiquement un contrat client et renseigne les informations suivantes : Catégorie de produit dans la tâche Mettre à jour les paramètres de Services CPQ . Si vous n'avez pas configuré le mappage, la création du contrat échouera. Modèle d'échéancier de facturation basé sur le modèle de prix. Modèle de calendrier de revenus basé sur le modèle de tarification. Worktags de l'en-tête du devis. Date d'effet à partir de la date de début du devis. Si des champs obligatoires sont manquants dans le devis, Workday crée le contrat avec le statut Brouillon.
Articles de vente	Lorsque vous définissez un article de vente comme pouvant faire l'objet d' un devis , Workday rend cet article disponible pour utilisation lors de la création du devis.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Autres impacts

Aucun impact.

Remarque sur la version de la fonctionnalité 2025R1 : Créer un devis à partir d'une feuille de calcul dans Services CPQ