Concept : opportunité dans les devis
Si vous ne disposez pas d'une solution CRM ou intégration, vous pouvez utiliser la tâche
Créer une opportunité
pour créer une opportunité. Vous pouvez indiquer le nom de l'opportunité, unité légale, le client, la devise, le commercial associé, la date de clôture prévue et les worktags ou remarques. Les worktags vous permettent de marqueur des dimensions spécifiques de l'opportunité. Workday ajoute automatiquement les worktags indiqués aux devis créés pour cette opportunité. Pour les transactions en masse, vous pouvez utiliser le service web
Put Opportunity
. Lorsque vous créez une opportunité, assurez-vous que :
- Vous demandez à un client de pouvoir créer des devis pour une opportunité.
- Le client n'est pas client à un worktag .
- La devise de l'opportunité est valide pour le client spécifié .
Vous pouvez modifier une opportunité qui a une
source
sur Manuel
. Lorsque vous modifier/changer les champs de l'opportunité après avoir créé un devis :
- Les changements seront répercutés dans les nouveaux devis.
- Les devis existants conservent les données antérieures au modifier/changer.
Chaque opportunité ne doit être associée qu'à un seul devis principal. Vous ne pourrez pas utiliser une opportunité pour créer un devis si :
- Le statut n'est pasOuvert.
- Il contient des lignes.
- Elle n'a aucun client.
Pour effectuer le suivi des coûts de la main-d'œuvre avant la vente et des dépenses liées à un marché commercial spécifique, vous pouvez utiliser le worktag d'opportunité pour marqueur les notes de frais et les bons de commande. Vous pouvez afficher le montant de ces transactions dans le champ
Coût de l'opportunité
.Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour suivre les opportunités et les coûts de clôture dans Workday:
- Rechercher des opportunités
- Opportunités
- Opportunity Statuses
- Afficher une opportunité
- Afficher une synthèse des opportunités
Lorsque vous importez des données d'opportunité créées dans une application logicielle tierce, telle que Salesforce, vous pouvez configurer votre intégration de manière à mapper le champ
Source
afin d'afficher le nom de la solution CRM.Opportunity Statuses
Une opportunité peut avoir les statuts suivants :
- Ouverte: Workday crée automatiquement l'opportunité associée à ce statut. Vous pouvez créer, modifier et annuler des devis lorsque l'opportunité a ce statut.
- Fermée/remportée: lorsque le client potentiel accepte le devis/ le contrat. Vous ne pouvez pas créer de devis avec ce statut. Workday crée un contrat une fois que tous les événements du projet sont terminés.
- Fermée/perdue: lorsque le client potentiel refuse le contrat. Vous ne pouvez pas créer de devis avec ce statut. Le projet associé est annulé.
- Personnalisé: statuts que vous créez pour répondre aux besoins de votre organisation. Vous pouvez définir 1 statut comme valeur par défaut. Vous pouvez également les utiliser dans des conditions du processus de gestionÉvénement d'opportunitépour générer les résultats attendus.
Ces statuts prédéfinis par Workday sont en lecture seule. Vous ne pouvez pas les définir comme inactifs.
Statuts d'opportunité personnalisés
Vous pouvez définir des statuts personnalisés pour les opportunités, au-delà des statuts prédéfinis par Workday. Lorsque vous créez des statuts personnalisés :
- Vous ne pouvez définir qu'un seul statut d'opportunité comme valeur par défaut.
- Le statut par défaut doit être actif.
- Lorsqu'un statut personnalisé est en cours d'utilisation, il ne peut pas être retiré.
- Les statuts personnalisés sont disponibles dans le cadre des critères de condition du processus de gestionÉvénement d'opportunité. Vous pouvez utiliser le statut personnalisé pour configurer les conditions d'exécution du processus de gestion.
- Les statuts définis surInactifne s'affichent pas dans l' inviteStatut.
Vous pouvez utiliser la tâche
Mettre à jour les paramètres du statut personnalisé d'opportunité
(sécurisé via le domaineSet Up: Opportunity
) ou l'opération du service web Put Opportunity Custom Status Settings
pour créer des statuts personnalisés. Éléments à prendre en compte dans le processus de gestion de l'événement d'opportunité
- Workday lance un événement d'opportunité lorsque vous créez ou modifiez une opportunité.
- Vous devez indiquer une unité légale pour l'opportunité afin de router les approbations en fonction des rôles de cette unité légale.
- Lorsque le statut d'opportunité d'un devis principal approuvé passe àFermée/Remportée:
- Workday convertit le projet d'opportunité en projet. Vous pouvez envoyer le projet pour approbation.
- S'il n'y a qu'un seul projet et si l'approbation est refusée, Workday ne crée pas de contrat client.
- S'il existe plusieurs projets et qu'un projet est refusé, Workday crée un contrat client pour le reste des projets approuvés.
Workday fournit le processus de gestion avec des critères de condition par défaut qui utilisent le statutFermé/Remportépour convertir des devis en projets liés à une opportunité et créer des contrats. Vous pouvez modifier les critères de condition pour utiliser un autre statut d'opportunité personnalisé à la place. - Lorsque les événements du sous-processus sont en cours et que le statut de l'opportunité passe àFermée/perdue, Workday annule les événements en cours.
- Une fois que les événements du sous-processus sont terminés et que le statut de l'opportunité passe àFermé/Perdu, Workday convertit le projet approuvé et crée un contrat. Vous pouvez créer un rapport personnalisé pour identifier les projets convertis.
- Lorsque le statut de l'opportunité passe deFermée/remportéeàOuvert, Workday annule les événements de sous-processus en cours.
- Pour afficher les modifications événement d'opportunité, vous pouvez accéder à l'opportunité liée à une unité légale et consulter le détail dans l'ongletHistorique du processus.
- Lorsque des validations personnalisées critiques sont configurées pour l'opportunité et que les critères ne sont pas remplis, Workday ne traite pas l'opportunité tant que l' erreur n'a pas été corrigée.
Le processus de gestion événement d'opportunité peut avoir les statuts suivants une fois qu'un utilisateur a approuvé un devis principal et que le processus de gestion a été lancé :
- Approuvé: lorsque le processus de gestion Événement d'opportunité est approuvé. Workday crée un projet si les conditions configurées dans le processus de gestion sont remplies.
- Brouillon: lorsque le processus de gestion Événement d'opportunité est annulé par l' initiateur, ou bien le processus de gestion n'est pas soumis. Workday ne crée pas de projet et vous pouvez continuer à traiter les devis lorsque l'opportunité a ce statut.
- Erreur: lorsqu'une opportunité comporte des erreurs de validation critiques. Workday ne crée pas de projet. Vous pouvez modifier ou modifier/changer le devis existant, mais pas en créer un nouveau.
- En cours: lorsque le processus de gestion Événement d'opportunité est en attente d'approbation ou a pour valeurRenvoyer. Workday ne crée pas de projet. Vous pouvez continuer à traiter les devis lorsque l'opportunité a ce statut.