Éléments de définition : impression des chèques et des avis
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l'utilisation de l'impression des chèques et des avis. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez configurer Workday de façon à gérer les conditions d'impression de votre organisation et imprimer des chèques ou des avis pour des paiements déjà réglés.
Avantages pour l'entreprise
Avec Workday, vous pouvez :
- Imprimer les chèques et les avis.Workday Payroll for the UK ne prend pas en charge l'impression des chèques.
- Fournir un enregistrement papier des paiements.
- Personnaliser les présentations pour l'impression des chèques pour inclure les informations importantes de votre organisation.
- Répartir les chèques et les avis dans des fichiers de lots distincts pour exécuter l'impression en fonction des données des salariés.
Cas d'utilisation
Vous pouvez imprimer :
- Les chèques physiques de paie des salariés.
- Les avis de paie des salariés qui reçoivent leur paiement par virement automatique.
- Les avis des paiements de notes de frais effectués par paiement électronique.
- Les chèques du solde de tout compte pour les salariés en fin d'emploi.
- Les chèques de paiements uniques destinés à des bénéficiaires tels que les visiteurs ou les orateurs invités.
- Les chèques de paiements fournisseurs.
- Les chèques de remboursements clients.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quelle est la législation relative à l'impression des chèques pour votre site et votre organisation ? | Vérifiez les dispositions légales en matière d'impression des chèques pour votre site et votre secteur d'activité. Avec Workday, vous pouvez imprimer des chèques et des avis en fonction des besoins de votre organisation. |
Voulez-vous imprimer les chèques et les avis en interne ou confier l'impression à une entreprise extérieure ? | Si vous optez pour l'impression en interne, vous devez réfléchir aux critères de présentation et aux données que vous voulez inclure pour les différents modes de paiement.
Si vous confiez l'impression à une entreprise extérieure, vérifiez les intégrations disponibles pour exporter les données aux fournisseurs. |
Quelles sont les conditions d'impression pour les salariés en fin d'emploi dans votre organisation ? | Lorsque vous devez payer immédiatement des salariés en fin d'emploi, Workday permet d'imprimer des chèques à la demande.
Configurez la tâche Options d'impression des bulletins de paie d'une unité légale pour imprimer une copie papier des bulletins de paie pour tous les salariés dont l'emploi a pris fin avant la date de fin de la période, lors de l'exécution de la paie suivante. |
Voulez-vous utiliser une présentation pour l'impression par défaut pour tous les chèques et avis ? | Workday fournit des présentations par défaut pour la paie. Pour les autres types de paiement, vous pouvez configurer vos propres présentations par défaut.
Vous pouvez utiliser la tâche Maintain Default Check Print Layout pour sélectionner une présentation pour l'impression de chèques par défaut pour tous les chèques et avis liés aux employés. |
Voulez-vous inclure les chèques de paie avec un net à payer nul dans les impressions ? | Lors de l'impression, Workday exclut automatiquement les chèques de paie avec un net à payer nul. Vous pouvez les inclure en imprimant à partir du rapport Espace de travail d'impression des chèques . |
Recommandations
Utilisez Report Designer lorsque vous souhaitez :
- Personnaliser les présentations pour l'impression des chèques et des avis.
- Imprimer sur des stocks de chèque vierges.
Utilisez XSLT pour les tâches relatives à la paie qui ne nécessitent pas de présentations pour impression personnalisées.
Actions requises
- Activez le type de paiementChèquelorsque vous créez des fournisseurs, des clients ou des bénéficiaires.
- Définissez les options de paiement ou les remboursements de frais pour les employés et désignez un mode de paiement privilégié tel que chèque ou virement automatique.
Limites
Lorsque vous imprimez des chèques de paie pour un groupe de salariés, vous ne pouvez imprimer qu'un chèque par salarié indépendamment de la période couverte. Exemple : vous configurez une impression de chèques de paie pour un groupe de salariés pour une période de 6 mois. Workday imprime un chèque pour chaque salarié couvrant l'ensemble des 6 mois.
Workday Payroll for the UK ne prend pas en charge l'impression des chèques.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez configurer la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
afin d'activer les options d'impression des bulletins de paie des utilisateurs.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Custom Report Creation dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent créer des rapports personnalisés pour les présentations d'impression de chèques. |
Process: Payroll Settlement dans le domaine fonctionnel Core Payroll
Process: Settlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent imprimer et gérer les avis. |
Process: Expense Report Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Expenses
Process: Payroll Settlement dans le domaine fonctionnel Core PayrollProcess: Supplier Invoice Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts | Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent :
|
Set Up: Settlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent :
|
Set Up: Tenant Setup - Payroll dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent accéder à la tâche Modifier la définition de l'environnement client - paie . |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement d'impression de paiements
| Workday lance automatiquement cet événement pour générer un fichier Positive Pay à la fin de l'événement du processus de gestion Tâche d'impression de chèques . |
Tâche d'impression de chèques
| Lorsque des paiements inclus dans un lot de règlements sont effectués par chèque, Workday crée automatiquement un événement d'impression de chèques et envoie une notification au responsable des règlements. |
Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport Espace de travail d'impression des avis
Rapport Espace de travail d'impression des chèques | Vous pouvez utiliser ces rapports pour afficher et modifier les impressions de chèque et d'avis en attente ou terminées. |
Tableau de bord Règlements | Vous pouvez configurer les rapports suivants sous forme de worklets dans le tableau de bord Règlements :
|
Intégrations
Intégration | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
ADP Check Print (Enhanced Performance)
| Vous pouvez configurer cette intégration pour exporter les données vers ADP for Full Service Direct Deposits et imprimer :
|
Core Connector: Payroll Check Printing (Enhanced Performance)
| Vous pouvez configurer cette intégration pour exporter les données vers des services d'impression de chèques externes pour :
|
WPN - Ceridian Check Printing
| Vous pouvez configurer cette intégration pour exporter les données vers Ceridian Payroll Services pour :
|
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Trésorerie | Lorsque vous créez un compte bancaire dans Workday, vous pouvez sélectionner une présentation pour l'impression des chèques propre au compte. |
Frais | Les options de paiement Workday vous permettent de définir les préférences d'un employé quant à son mode de paiement. |
Affectation de personnel | Vous pouvez gérer l'impression des chèques pour les employés dont l'emploi a pris fin. |
Paie | Vous pouvez configurer les options d'impression des chèques et des bulletins de paie, générer des bulletins de paie en bloc et exporter les bulletins de paie.
Les options de paiement vous permettent de définir les préférences d'un employé quant à son mode de paiement. |
Comptes fournisseurs
Comptes clients | Vous pouvez configurer des options pour imprimer des chèques ou des avis pour des fournisseurs ou des clients. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.