Concept : hub Comptes fournisseurs
Le hub Comptes fournisseurs est un espace de travail centralisé qui permet aux responsables et spécialistes des comptes fournisseurs d'accéder aux tâches, rapports et indicateurs clés fréquemment utilisés. Vous pouvez reconfigurer votre hub pour inclure des annonces, des tâches et rapports prédéfinis par Workday, et ajouter des rapports et tableaux de bord personnalisés.
Espace de travail
Le hub inclut tous les composants existants de l'Espace de travail des factures fournisseurs, notamment :
- La sectionAperçu de l'espace de travail, qui vous fournit les éléments suivants :
- Totaux pour l'espace de travail :inclut le nombre total de factures dans la file d'attente des tâches en cours de scan, avec des erreurs et en attente de soumission ou d'approbation.
- Priorité pour la file d'attente des tâches: affiche les factures fournisseurs échues par worktag dans la file d'attente des tâches.
- Facture fournisseur par source: cliquez surModifier les paramètrespour modifier les paramètres de recherche des factures fournisseurs.
- Factures payées à temps: cliquez surModifier les paramètrespour modifier les paramètres de recherche pour les factures payées à temps.
- Exceptions pour la file d'attente des tâches: inclut plusieurs grilles qui affichent les messages d'exception de validation personnalisée de factures, de scans et d'OCR pour vos factures fournisseurs.
- La sectionMa file d'attente de tâchesvous indique les actions à exécuter pour une ou plusieurs factures fournisseurs.
- La sectionTélécharger et scannervous permet de capturer, router et collecter les informations des factures fournisseurs OCR à soumettre dans Workday. L'OCR prend en charge les pièces jointes de 15 pages maximum.
- La sectionIngestion des données d'e-mailsvous permet d'analyser et d'extraire les données des e-mails envoyés à Workday. Les applications Workday peuvent utiliser les données extraites pour créer automatiquement des tickets et des tâches, ce qui vous fait gagner du temps et vous évite d'avoir à effectuer des tâches manuelles.
- La sectionProcessor Metrics, qui inclut les composants suivants :
- En attente d'approbation: indique depuis combien de jours les factures fournisseurs que vous avez soumises sont en attente d'approbation.
- Durée du cycle des factures fournisseurs: permet de suivre le délai de traitement (en jours) des factures fournisseurs. Pour afficher cet onglet, vos utilisateurs doivent avoir accès au domaineManage: Supplier Invoice Work Queuedans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Métriques des responsables
Les métriques des responsables sont spécifiques du hub Comptes fournisseurs. Cette section vous fournit des indicateurs de performance clés pour vos équipes et vos processus. Utilisez les filtres du hub pour personnaliser les données qui s'affichent dans vos indicateurs. Par défaut, Workday filtre les données par date de création de facture pour les trois derniers mois.
Dans la section
Indicateurs de l'équipe
, vous pouvez afficher et explorer les visualisations de données suivantes :
- Brouillons de facture par auteur: mesure le nombre de brouillons de facture créés par un utilisateur. L'utilisateur "Vide" correspond aux factures qui ont été créées à l'aide d'outils tiers. Vous pouvez afficher le détail du rapport pour explorer plus en détail les sources de référence d'identifiant de système externe.
- Brouillons de facture ou factures annulées par titulaire: mesure le nombre de brouillons de facture ou de factures annulées par titulaire. L'utilisateur "Vide" correspond aux factures qui n'ont pas été configurées via la tâche Règle d'affectation des factures fournisseurs ou qui n'ont pas été affectées manuellement.
- Factures soumises au processus de gestion: mesure le nombre de factures soumises au processus de gestion. L'utilisateur "Vide" correspond aux factures qui ont été créées à l'aide d'outils tiers. Vous pouvez afficher le détail du rapport pour explorer plus en détail les sources de référence d'identifiant de système externe.
Dans la section
Indicateurs/métriques de traitement
, vous pouvez afficher et explorer les visualisations de données suivantes :
- Sources de facture: nombre de factures par source prédéfinie par Workday pour les factures approuvées. Le regroupement par mois est fondé sur la date de création de la facture dans Workday.
- Bon de commande / sans bon de commande: nombre de factures approuvées classées selon que les factures ont été créées à partir d'un bon de commande et non celles qui ont été créées à partir d'un bon de commande. Le regroupement par mois est fondé sur la date à laquelle vous créez la facture dans Workday.
Dans la section
Durée du cycle de la facture
, vous pouvez afficher et explorer les visualisations de données suivantes :
- Délai de saisie: mesure le nombre de jours moyen entre la date de facture ou la date de réception de la facture, si disponible, et la date de création de la facture.
- Durée dans la résolution: mesure le nombre de jours moyen entre la date de création de la facture et la date de la première soumission de la facture.
- Durée d'approbation: mesure le nombre moyen de jours entre la date de la première soumission de la facture et la date d'approbation finale.
- Délai de paiement: mesure le nombre de jours moyen entre la création de la facture et le paiement complet.
Dans la section
Aperçu du responsable de l'espace de travail
, vous pouvez ajouter ou modifier des paramètres pour évaluer la progression par unité légale, titulaire et fourchette de dates. Vous pouvez également afficher les factures par priorité et montant dû ou par titulaire. Pour afficher cette section, vos utilisateurs doivent avoir accès au domaine Manage: Supplier Invoice Work Queue
dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.Liens suggérés
Workday vous fournit des liens vers les tâches et rapports courants. Vous pouvez supprimer ces liens ou personnaliser cette section avec des rapports supplémentaires et des liens externes. Sélectionnez un groupe de sécurité ou une règle prédéfinie qui détermine les personnes autorisées à afficher les liens suggérés.