Créer des factures fournisseurs récurrentes

Pour les factures récurrentes avec des montants variables, acheminez les factures pour révision et autorisez les utilisateurs à modifier les montants si nécessaire.

Incluez l'étape d'action Réviser une facture fournisseur
dans le processus de gestion Événement lié aux factures fournisseurs
. Ajoutez une règle de condition qui vérifie les factures fournisseurs récurrentes Variables
.

Définissez les conditions de paiement aux fournisseurs.

Configurez le processus de gestion Facture fournisseur récurrente
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.

Définissez un modèle de facture fournisseur pour créer des factures fournisseurs pour les biens et services que votre unité légale génère régulièrement. Déterminez si les factures fournisseurs récurrentes ont des montants d'échéances Fixes
ou Variables
.

Accédez à la tâche

Créer une facture fournisseur récurrente

Dans les champs

Informations sur la facture

, indiquez le détail de l'en-tête.

Workday renseigne la

Devise

à partir du fournisseur. Si le fournisseur n'a pas de devise par défaut, Workday renseigne alors la

Devise

à partir des paramètres de votre unité légale. La devise que vous sélectionnez doit être acceptable pour le fournisseur.

Renseignez les champs de la section

Conditions et montants

Option	Description
Conditions de paiement	Sélectionnez les conditions de paiement de ce contrat. Exemple : 2% 10, net 30 ou net 45 .
Fixe	Sélectionnez cette option si les montants des factures sont constants et que les utilisateurs ne peuvent pas modifier les échéances.
Variable	Sélectionnez cette option si vous souhaitez activer la modification du Coût unitaire , de la Quantité ou du Montant total des échéances.
Type de fréquence	Sélectionnez la fréquence des factures récurrentes, par exemple mensuelle ou trimestrielle.
Paiement distinct	Sélectionnez cette option pour payer la facture séparément lors d'un lot de règlements. Vous pouvez renseigner cette case à cocher sur toutes les factures d'un fournisseur en cochant la case Paiements distincts uniquement dans le détail des paiements fournisseurs ou dans la connexion pour les règlements par défaut.
Option de taxe par défaut	Workday renseigne cette valeur à partir des données comptables de l'unité légale. Workday alimente automatiquement l'option de taxe sur la ligne à partir de l'en-tête mais vous pouvez la remplacer au niveau de la ligne.
Code de taxe par défaut	Workday renseigne le code de taxe par défaut à partir du fournisseur. Vous pouvez saisir un code de taxe différent si nécessaire. Workday alimente automatiquement le code de taxe sur la ligne à partir de l'en-tête, mais vous pouvez le remplacer au niveau de la ligne. Si vous utilisez une intégration de services fiscaux tiers, Workday masque le champ pour prendre en charge le suivi et la génération de rapports sur les calculs de cotisation tiers. Vous pouvez définir une intégration de services tiers dans la tâche Modifier le détail des taxes d'une unité légale .
Code de taxe retenue à la source par défaut	Workday renseigne le code de taxe retenue à la source par défaut à partir du profil du fournisseur. Si nécessaire, vous pouvez saisir un autre code de taxe retenue à la source. Workday alimente automatiquement le code de taxe retenue à la source sur la ligne à partir de l'en-tête, mais vous pouvez le remplacer au niveau de la ligne.
Date d'effet	Saisissez la date d'effet de cette facture fournisseur récurrente.
Date de la première facture	Indiquez la date d'émission de la première facture.
Date de fin	Indiquez la date de fin de la facture fournisseur récurrente pour éviter que d'autres factures ne soient traitées. Ignorez ce champ pour calculer la date de fin en fonction du Montant total .
Montant total	Indiquez un total si vous n'avez pas indiqué de Date de fin du contrat . Le montant total calcule la somme de toutes les échéances récurrentes par rapport au montant total et applique la limite de montant.

Renseignez les champs de l'onglet

Lignes de la facture récurrente

Option	Description
Unité légale	Si vous sélectionnez une unité légale différente de celle indiquée dans l'en-tête, vous devez définir des relations intercompagnies pour activer les transactions entre elles.
Article	Sélectionnez un Article ou une Catégorie de dépense . Un taux de change doit être chargé dans Workday si la devise associée à l'article est différente de la devise indiquée dans l'en-tête. Si vous créez une facture fournisseur récurrente de coût nul, vous pouvez ajouter des articles gratuits à un achat lorsque vous avez des contrats de factures récurrentes.
Description de l'article	Si vous avez sélectionné un Article , vous pouvez remplacer la Description de l'article .
Assujettissement aux taxes	Indique si la ligne est taxable et, le cas échéant, si la taxe est récupérable. Vous pouvez utiliser l'assujettissement aux taxes pour filtrer les transactions dans les rapports. La valeur de ce champ découle automatiquement de la règle fiscale propre à l'article fondée sur l'adresse d'expédition, par article d'achat puis par catégorie de dépense. En l'absence de correspondance, la valeur découle automatiquement de l'article d'achat. Sinon, le champ est automatiquement renseigné à partir de la catégorie de dépense.
Code de taxe	Si taxable, ce champ affiche automatiquement le code du champ Code de taxe par défaut de l'en-tête. Vous pouvez le remplacer.
Code de la taxe retenue à la source	Ce champ affiche automatiquement le code du champ Code de taxe retenue à la source par défaut de l'en-tête. Vous pouvez le remplacer.
Récupération de taxes	Workday renseigne automatiquement le pourcentage récupérable dans la ligne de transaction en fonction de l'assujettissement aux taxes et du code de taxe définis. Vous pouvez remplacer les options sélectionnées. Lorsque vous définissez la récupération de taxes, Workday applique le pourcentage récupérable et la méthode de répartition aux montants dont les taux de taxe sont associés à un code de taxe. Utilisez la tâche Mettre à jour les récupérations de taxes pour définir la récupération de taxes de plusieurs taux de taxe pour chaque code de taxe.
Option de taxe	Sélectionnez Calculer la taxe autoliquidée si les fournisseurs ou bénéficiaires ne facturent pas la taxe. Cette option vous permet d'imputer votre assujettissement à la taxe dans un compte distinct. Sinon, sélectionnez Calculer la taxe à payer au fournisseur pour imputer le paiement de taxe effectué auprès du fournisseur ou bénéficiaire.
Quantité	Indiquez une Quantité pour une échéance.
Coût unitaire	Saisissez le coût de chaque unité.
Montant total	Si vous sélectionnez une quantité et un coût unitaire, Workday calcule le montant total. Sinon, vous pouvez saisir un montant total.
Note explicative	Saisissez une note explicative pour cette ligne de facture.
Worktags	Sélectionnez un ou plusieurs Worktags , tels que le centre de coûts et le site.

(Facultatif) Pour l'onglet

Taux de change

, tenez compte des éléments suivants :

Pour les factures en devises, vous pouvez effectuer des ajustements pour obtenir un taux de change différent. Toutes les modifications que vous apportez dans l'onglet

Taux de change

sont enregistrées dans le champ

Taux de change en vigueur

, qui affiche le taux utilisé pour la comptabilisation des montants des échéances dans la devise du livre. Les valeurs de remplacement que vous saisissez ont pour effet de cocher la case

Remplacement du taux

Option	Description
Remplacement du type de taux de change	Sélectionnez une option pour remplacer le type de taux par défaut utilisé pour rechercher le taux de change.
Remplacement de la date du taux de change	Sélectionnez une date pour remplacer la date du taux par défaut utilisée pour rechercher le taux de change.
Remplacement manuel du taux de change	Saisissez un taux de change pour remplacer le taux de change ou indiquez un taux lorsqu'un taux par défaut n'est pas disponible.
Valeurs par défaut	Cette section affiche le taux de change par défaut de l'environnement client en fonction de la date de facture.

Une fois la facture fournisseur récurrente approuvée, l'onglet

Échéances planifiées

affiche les échéances en attente et payées.

À partir des actions associées de l'

Échéance planifiée

Générez la facture fournisseur suivante.

Ignorez l'échéance.

Créer manuellement des factures fournisseurs récurrentes

Étapes : définir les taxes retenues à la source