Éléments de définition : intérêts et frais de retard

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l'utilisation des intérêts et frais de retard. Elle explique :

Pourquoi la configurer ?

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Ce que c'est

Workday vous permet de calculer des intérêts et frais de retard sur les factures échues, puis de les appliquer à la facture d'origine. Pour générer automatiquement des frais financiers, vous pouvez planifier le traitement après avoir configuré les règles. Vous pouvez également générer des rapports sur les frais financiers et imprimer les factures de frais financiers.

Avantages pour l'entreprise

La fonctionnalité d'intérêts et frais de retard :

Rationalise la configuration, le calcul et le traitement des frais financiers sur les factures échues.

Évite de devoir calculer manuellement les intérêts et frais de retard sur les factures pour chaque client.

Permet de récupérer les coûts encourus par le report des factures impayées dans vos livres.

Cas d'utilisation

Vous pouvez configurer des règles relatives aux intérêts et frais de retard pour :

Calculer des frais financiers ponctuels ou récurrents sur les factures échues.

Imprimer une facture de frais financiers distincte à envoyer à vos clients.

Générer un rapport uniquement sans traiter les calculs des frais financiers.

Lettrer le montant en compte sur des factures de frais financiers.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
De quels types de facture avez-vous besoin pour évaluer les frais financiers ?	Lorsque vous souhaitez générer des frais financiers pour différents types de facture, configurez les règles par défaut ou les valeurs de remplacement au niveau du client.
Comment voulez-vous configurer vos frais financiers pour les transactions intercompagnies directes ?	Lorsque vous avez des transactions intercompagnies directes, Workday traite les frais financiers comme d'habitude. Lorsque vous voulez exclure ces frais, définissez le client comme Exonéré dans son profil.
Devez-vous imputer les frais d'intérêts et de retard à des comptes distincts ?	Pour imputer des frais financiers à deux comptes différents, spécifiez des catégories de produit par unité légale ou par client.
Comment voulez-vous générer vos documents de frais financiers ?	Après avoir calculé les intérêts et les frais de retard, vous pouvez créer : Une nouvelle facture pour les frais financiers. Un nouveau document d'ajustement de facture pour les frais financiers. Deux documents d'ajustement de facture distincts : un pour les intérêts et un autre pour les frais de retard. Un rapport, sans générer de documents ou de comptabilisation.
Comment voulez-vous configurer vos worktags pour les frais financiers ?	Lorsque vous définissez les options de calcul, Workday vous permet d'effectuer les opérations suivantes : Copier les worktags à partir de l'en-tête d'une facture échue. Copier les worktags clients à partir du profil client dans l'en-tête de la facture de frais financiers ou du document d'ajustement de facture. Copier les worktags d'en-tête à partir d'une facture échue dans le nouveau document d'ajustement de frais financiers. Lorsque la mise en équilibre par worktag est activée, vous devez indiquer un worktag pour le traitement des frais financiers.

Recommandations

Exécutez le rapport

Mettre à jour les intérêts et frais de retard

pour définir les intérêts et les frais de retard dans le bon ordre.

Configurez le domaine Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management pour les groupes de sécurité non limités.

Si vous souhaitez appliquer les frais financiers pour un mois complet même si 30 jours ne sont pas écoulés, définissez l'option de calcul sur Mensuelle.

Pour apporter des modifications à la facture d'origine, annulez d'abord les factures de frais financiers qui sont associées.

Pour afficher les ajustements de facture à partir de la facture client, accédez à l'onglet

Frais de retard

du rapport

Afficher la facture client

et explorez les exécutions de calcul.

Conditions

Configurez au moins une règle d'intérêts et une règle de frais de retard.

Indiquez une règle afin de définir le comportement par défaut pour le calcul des intérêts et des frais de retard. Déterminez si vous voulez remplacer les calculs par défaut pour un client.

Définissez les options de calcul pour générer des frais financiers.

Pour imprimer le document de frais financiers, définissez la

Règle de présentation des factures clients

sur Frais financiers
. Définissez également la

Présentation du formulaire

sur Formulaire d'impression des factures de frais financiers clients
.

Lorsque vous activez la mise en équilibre par worktag, vous devez définir le worktag principal au cas où celui-ci serait absent de la facture d'origine ou du profil client.

Configurez le processus de gestion Événement d'intérêts et de frais de retard
et approuvez les frais afin que Workday puisse afficher les frais financiers.

Restrictions

Workday ne prend pas en charge les calculs suivants :

Intérêts composés.

Frais d'intérêts en cas de retard de paiement.

Taux d'intérêt et frais par palier.

Cette fonctionnalité ne prend pas en charge les factures provenant de subventions ou d'organismes de financement étudiants.

Une fois que vous avez généré un document de frais financiers, vous ne pouvez plus modifier les champs de client ou de devise de l'unité légale.

Lorsque vous traitez les frais financiers pour le même client et la même unité légale plusieurs fois au cours de la même période, le montant en compte ne change pas pour les exécutions de calcul suivantes.

Vous ne pouvez appliquer qu'une seule règle d'intérêts et une seule règle de frais de retard à la même facture.

Vous ne pouvez pas utiliser le traitement de lettrage automatique pour répartir le règlement client entre la facture d'origine et la facture des frais financiers associée.

Les frais de retard ne peuvent être qu'un montant fixe. Vous ne pouvez pas indiquer la valeur des frais de retard sous forme de pourcentage du montant en retard.

Vous ne pouvez pas collecter automatiquement les taxes sur les frais financiers.

Définition de l'environnement client

Pour activer les intérêts et les frais de retard, cochez la case Activer

les intérêts et frais de retard

dans la section

Comptes clients

de la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

Sécurité

Configurez le domaine Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management pour les employés qui doivent :

Configurer des règles de frais financiers, des calculs, des options de sortie et des valeurs de remplacement pour des unités légales ou des clients particuliers.

Afficher des rapports sur une unité légale ou un client particulier.

Processus de gestion

Configurez le processus de gestion Événement d'intérêts et de frais de retard
pour définir qui peut lancer, approuver et afficher les frais financiers. Lorsque vous rectifiez les calculs ou refusez l'événement de processus de gestion, Workday annule également l'événement de calcul.

Reporting

Pour consulter le détail des frais financiers, accédez au rapport

Rechercher des exécutions du calcul des intérêts et des frais de retard

Vous pouvez également créer un rapport personnalisé à l'aide de la source des données du rapport

Exécution de calcul des intérêts et des frais de retard

. Lorsque vos rapports sont sur la source des données du rapport

Factures clients

, incluez le champ de rapport

Facture client générée

pour afficher les ajustements de facture d'intérêts.

Intégrations

Vous pouvez utiliser les services web suivants pour télécharger ou récupérer des données via un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) :

Services web	Éléments à prendre en compte
Extraire les règles des frais financiers Règle d'insertion de frais financiers	Ajoute, récupère ou met à jour une règle de frais financiers. Lorsqu'il n'existe pas de règle, Workday en crée une. Si la règle est déjà en cours d'utilisation, vous ne pouvez pas la mettre à jour.
Afficher les options de calcul des intérêts et des frais de retard Option de calcul des intérêts et frais de retard	Récupère ou met à jour les règles de calcul des intérêts et des frais de retard au niveau de l'environnement client et de l'unité légale. Lorsqu'il n'existe pas de règle de calcul pour l'environnement client, Workday en crée une nouvelle. La valeur du champ Nombre de jours dans l'année doit être supérieure à zéro. Lorsque le champ Nombre de jours minimum pour mois partiel a une valeur, définissez l'indicateur Inclure les mois partiels sur vrai. Il n'existe qu'une seule règle de calcul des intérêts et des frais de retard pour l'environnement client, mais vous pouvez créer autant de règles que vous le souhaitez pour une unité légale, la valeur d'ordre la plus basse ayant priorité.
Extraire les valeurs par défaut et les remplacements des intérêts et des frais de retard Insérer les valeurs par défaut et les remplacements des intérêts et des frais de retard	Récupère ou met à jour les configurations par défaut et de remplacement de la règle d'intérêts et de frais de retard. Les règles d'application par défaut s'appliquent à tous les clients. Workday applique des règles de remplacement en fonction de la combinaison d'unité légale et de catégorie de client.
Options de sortie des intérêts et frais de retard Option de sortie des intérêts et frais de retard	Ajoute, récupère ou met à jour les règles de génération des factures d'intérêts et de frais de retard pour une unité légale. Ces règles définissent les options de sortie lorsque vous traitez les frais financiers. Les règles au niveau du client remplacent la règle de l'environnement client pour l'unité légale.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.