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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2026-03-13
Lettrez les règlements clients (étapes).

Lettrez les règlements clients (étapes).

  • Enregistrez un règlement client.
  • Ajoutez les motifs de positionnement du règlement en compte.
  • Activer les règlements clients multidevises, le cas échéant, pour l'environnement client.
  • Définissez des configurations de lettrage des règlements clients pour une unité légale.
  • Configurez le processus de gestion
    Lettrage de règlement client
     et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Customer Accounts. Voir Modifier les règles de sécurité des processus de gestion .
  • Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :
    • Set Up: Customer Accounts dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
    • Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :
    • Processus : paiement de vente au comptant - afficher
    • Process: Customer Invoice - View
    • Process: Customer Passez en pertes - Afficher
Après avoir enregistré un règlement client, vous pouvez le lettrer avec les factures clients appropriées, placer un certain montant en compte, enregistrer un trop-perçu et ajouter des pièces jointes et des remarques. Vous ne pouvez pas enregistrer un trop-perçu lorsque le règlement est associé à un remboursement client avec le statut
Brouillon
 . Par ailleurs, Workday vous permet de :
  • Appliquer des passages en pertes pendant le processus de candidature du règlement.
  • L'annulation, le retour ou le lettrage d'un règlement lettré.
  • Rechercher des factures supplémentaires avant de lettrer le règlement.
Pour annuler le lettrage de volumes importants de règlements clients erronés, vous pouvez utiliser l'opération de service web
Annuler le lettrage d’un règlement client
 . Pour afficher tout l'historique des transactions, vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé à l'aide de l'objet de gestion
Historique des transactions clients
 .
  1. Accédez à la tâche
    Lettrer un règlement client
     .
    Sélectionnez le
    Règlement client
     que vous souhaitez lettrer.
  2. Vous pouvez renseigner les champs correspondants dans l'en-tête du paiement :
    Option Description
    Unité légale
    unité légale bénéficiaire du paiement.
    Client payeur
    Le client qui a envoyé le règlement.
    Un règlement ne peut pas être lettré sur des factures sans Client payeur spécifié.
    Date de paiement
    Date à laquelle le règlement a été enregistré.
    Date de la transaction
    Indiquez la date comptable du candidature du règlement pour garantir son imputation dans la période actuelle. Si elle n'est pas renseignée, Workday utilise par défaut la Date de règlement d'origine, ce qui peut entraîner l'imputation du candidature à une période comptable antérieure.
    Inclus dans le dépôt
    Lorsqu'un dépôt client est associé, vous pouvez utiliser le menu des actions associées pour afficher le détail du dépôt.
  3. Dans la section
    Options de lettrage du règlement
     , vous pouvez renseigner les champs appropriés :
    Option Description
    Afficher les factures sélectionnées
    Cette case est automatiquement cochée lorsque vous avez activé l'option
    Afficher uniquement les factures rapprochées lors du lettrage
     dans la tâche
    Enregistrer un règlement client
     .
    Cette fonctionnalité vous permet de faire un filtre lorsque vous avez un grand nombre de factures.
    Lorsqu'elle n'est pas activée dans la tâche Enregistrer un règlement client, la case est grise par défaut et vous ne pouvez pas y effectuer d'action.
    Lettrer d'abord avec la plus ancienne
    Lorsque vous cochez cette case, Workday trie la grille
    Factures
     par
    Date d'échéance
     , en répertoriant d'abord les factures les plus anciennes. Workday sélectionne ensuite les factures dont le montant peut être réglé en totalité avec le
    Montant du règlement à lettrer
     . Lorsque le montant de la facture suivante est supérieur au montant restant à lettrer, Workday affecte uniquement le montant restant à payer pour cette facture.
    Exemple : un règlement de 1 000 EUR a été enregistré. La facture la plus ancienne du client est de 600 EUR et la suivante, de 1 500 EUR. Workday sélectionne les deux factures, lettre le règlement avec la première facture en totalité et le reste, avec la facture suivante. Les 1 100 EUR restants de la seconde facture restent dans la file d'attente des factures non réglées.
    Rappeler le dernier lettrage de règlement
    Lorsque vous cochez cette case, Workday sélectionne automatiquement les factures lettrables dans les résultats.
    Lignes d'avis de versement
    Cliquez sur cette option pour afficher les lignes d'avis de versement issues de l'enregistrement du règlement client. Workday sélectionne automatiquement les factures depuis l'avis de versement et renseigne le montant du règlement pour faciliter son candidature.
  4. Dans la section
    Informations sur les montants
     , vous pouvez renseigner les champs suivants :
    Option Description
    Montant restant à lettrer
    Part excédentaire du Montant total du paiement reçu qui n'a pas encore été réparti. Pour que le candidature du règlement puisse être soumis, ce montant doit être égal à zéro.
    Montant à placer en compte
    Si le montant du règlement est supérieur au montant total lettré sur une ou plusieurs factures, vous pouvez placer le trop-perçu en compte. Pour équilibrer et soumettre le règlement, saisissez un montant égal à la valeur
    Montant restant à lettrer
     . Workday remet ensuite à zéro le
    Montant restant à lettrer
     , ce qui signifie que votre règlement est équilibré et prêt à être soumis.
    Enregistrer les trop-perçus
    Cochez cette case lorsque les valeurs de vos paiements dépassent le montant de paiement.
  5. Dans l'onglet
    Factures
     , sélectionnez les factures pour le candidature de règlement.
    • Pour les factures consolidées, lettrez le règlement avec les factures du client parent ou des clients enfants.
    • Workday ne prend pas en charge les règlements pour le compte d'autres unités légales et les passages en pertes qui incluent des factures avec escompte à terme.
  6. Lorsque vous saisissez les informations de règlement pour chaque ligne de facture, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Montant dû
    Montant indiqué sur la facture.
    Montant du règlement
    Lettrez le montant total ou partiel du règlement enregistré sur la facture sélectionnée. Pour les montants partiels, portez le solde restant en compte.
    Lorsque vous lettrez des règlements clients de montant nul, assurez-vous que les factures clients et les ajustements de crédit que vous sélectionnez se compensent à 0.
    Montant en compte
    Saisissez un montant restant pour la ligne de facture.
    Workday enregistre ce montant comme un crédit que vous pouvez postuler à les futures factures ou rembourser au client.
    Montant de la remise
    Lorsque vous lettrez le règlement avant la date d'escompte de la facture client, Workday applique l'escompte sur la base du montant du règlement lettré, et non du solde de la facture. Vous définissez les conditions de l'escompte sur la facture client dans le champ
    Conditions de paiement
     .
    Workday applique les montants des escomptes dans le cadre du processus de candidature des règlements. Les montants des escomptes ne font pas partie du montant du règlement proprement dit ; ils sont affichés dans un champ distinct sur les rapports.
    Lignes de passage en pertes
    Cliquez sur la valeur de passage en pertes et indiquez le montant. Vous pouvez également :
    • Ajoutez une note explicative et des pièces jointes au passage en pertes.
    • Sélectionnez un motif de passage en pertes par défaut.
    • Ventilez le montant passé en pertes par motif de passage en pertes et par worktag de mise en équilibre (si cette fonctionnalité est activée dans votre environnement client).
    Workday met à jour la comptabilisation des lignes d'écriture pour refléter les montants au débit et au crédit des comptes appropriés.
    Montant dû restant
    Workday met à jour cette valeur de manière dynamique lorsque l'un des montants suivants change :
    • Montant dû
    • Montant de la remise
    • Montant du règlement
    • Montant annulé
    Dans l'onglet Trop-perçus :
    • Indiquez le Motif de trop-perçu des comptes clients, le trop-perçu et les worktags.
    • Il s'affiche lorsque vous cochez la case Enregistrer les trop-perçus.
  7. Pour effectuer une recherche parmi un volume important de factures non soldées, cliquez sur
    Rechercher des factures
     .
    Vous pouvez continuer à rechercher et à ajouter des factures plusieurs fois. Chaque fois que vous effectuez une recherche, Workday enregistre les modifications précédentes, notamment les montants de règlement, les montants d'escompte et les passages en pertes.
  8. (Facultatif) Dans le menu des actions associées du règlement client, sélectionnez
    Lettrer un avis de versement
     .
    • Lorsque vous recevez un règlement client sans avis de versement, vous pouvez d'abord ajouter le
      Type d'avis de versement
       et les données associées dans la grille
      Avis de versement
       pour plusieurs factures.
    • Veillez à ajouter une ligne distincte pour chaque type d'avis de versement.
    • Workday vous empêche de mettre à jour le type d'avis de versement lorsque le règlement client est déjà lettré, placé en compte, annulé ou retourné.
    • Vous pouvez également utiliser l'opération de service web
      Put Customer Payment
       pour les mises à jour de gros volumes. Veillez à indiquer le
      Type d'avis de versement
       avec le Identifiant d'instance identique à celui de la facture. Activez l'
      option Prêt pour le lettrage automatique
       et assurez-vous que
      le Montant à payer
       ne dépasse pas le montant du règlement.
    Sécurité :
    domaine Process: Customer Invoice Payment
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Après le paiement, Workday :
  • Workday lance le processus de gestion
    Événement de lettrage de règlement client
     pour transmettre le règlement pour approbation, puis crée les lignes d'écriture opérationnelle.
  • Si vous enregistrez le candidature pour plus tard, Workday enregistre le règlement avec le statut
    Brouillon
     et ne génère aucune ligne d'écriture opérationnelle. Pour les règlements de montant nul, Workday crée un règlement client entièrement lettré avec le statut
    Finalisé
     .
  • Lorsque
    l'option En compte pour les factures
     est activée pour une unité légale et que le montant du règlement excédentaire est placé en compte, Workday génère un document en compte client auquel vous pouvez accéder dans le rapport
    Afficher un règlement client de factures
     .
  • Pour les transactions intercompagnies :
    • Workday renseigne automatiquement l'unité légale affiliée intercompagnies entre les deux unités légales pour les lignes d'écritures générées. Vous pouvez consulter le détail de la comptabilisation intercompagnies dans la section
      Lettrage du règlement
      Afficher la comptabilisation
      Intercompagnies
       de la transaction client.
    • Créez un lot de règlements afin de transférer le règlement et d'effacer les écritures intercompagnies client et fournisseur.
  • Vous pouvez annuler le lettrage des règlements clients et les modifier pour mettre à jour les éléments suivants :
    • Devise de la facture et client payeur pour les règlements qui ont été précédemment
      lettrés en
       .
    • Devise de la facture pour les règlements précédemment
      lettrés avec En compte
       .
  • Lorsque l'
    option En compte sur les factures
     est activée pour une unité légale et qu'il existe un document en compte, vous pouvez :
    • Accédez au
      rapport standard Détail de la balance âgée clients
       pour afficher le détail des OAD ouverts.
    • Incluez l'OAD dans
      les relevés clients
       pour communiquer le solde aux clients.
    • Utilisez l'OAD à lettrer comme règlement pour les futures factures du même client et de la unité légale.