Étapes : lettrer des règlements clients

Administrator Guide

Enregistrez un règlement client.

Configurez le processus de gestion Lettrage de règlement client
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Customer Accounts. Voir Modifier les règles de sécurité des processus de gestion.

Après avoir enregistré un règlement client, vous pouvez lettrer le règlement sur les factures clients appropriées, placer un certain montant en compte, enregistrer un trop-perçu, ajouter des pièces jointes et des remarques. Vous ne pouvez pas enregistrer un trop-perçu lorsque le règlement est associé à un remboursement client avec le statut Brouillon
. Workday vous permet également de :

Lettrer des passages en pertes pendant le processus de lettrage de règlements.

Rechercher des factures supplémentaires avant de lettrer le règlement.

Vous pouvez également annuler un règlement, le retourner ou en annuler le lettrage. Pour annuler le lettrage de volumes importants de règlements clients erronés, vous pouvez utiliser l'opération de service web Annuler le lettrage d'un règlement client
. Pour afficher tout l'historique des transactions, vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé à l'aide de l'objet de gestion Historique des transactions clients
.

(Facultatif) Accédez à la tâche

Mettre à jour les motifs de créances

Ajoutez des motifs de positionnement du règlement en compte. Assurez-vous qu'au moins un motif est actif.

Si vous ne définissez pas de motifs en compte, les champs

Motif en compte

Description en compte

ne sont pas visibles lorsque vous placez un règlement en compte pendant son lettrage.

Pour un règlement client déjà lettré avec une partie du montant placé en compte, vous pouvez accéder à la tâche

Ajouter/changer un motif en compte

dans le menu des actions associées du règlement client pour ajouter un motif.

Pour des mises à jour en bloc, vous pouvez utiliser l'opération de service web Put On-Account Reason
.

Sécurité : domaine Set Up: Customer Accounts
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.

(Facultatif) Accédez à la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

Pour lettrer des règlements clients multidevises en utilisant le taux de change par défaut de la date de règlement, cochez la case

Utiliser le taux de change du règlement pour les règlements multidevises

dans la section

Options des comptes clients

Soumettez le brouillon des lettrages de paiements multidevises et finalisez les demandes d'approbation en attente des paiements multidevises avant de les activer.

Lorsque vous activez mais indiquez un taux de remplacement de devise pour votre lettrage multidevise, Workday utilise ce taux pour calculer le montant du règlement dans la devise de la facture.

Lorsque vous annulez le lettrage d'un règlement avec des lettrages de règlements traités avant l'activation, Workday contrepasse le lettrage précédent et utilise le taux de change et les montants calculés à la date de lettrage du règlement.

Lorsque vous avez un règlement avec des lettrages de règlements traités avant et après l'activation :

Workday contrepasse les lettrages de règlements traités avant l'activation et utilise le taux de change et les montants calculés à la date de lettrage du règlement.

Workday contrepasse les lettrages de règlements traités après l'activation et utilise le taux de change et les montants calculés à la date de règlement.

(Facultatif) Accédez à la tâche

Modifier la configuration du lettrage des règlements clients

Pour effectuer une recherche parmi un volume important de factures non soldées, sélectionnez l'option Ne pas présélectionner les factures
dans l'invite

Configurer les factures présélectionnées

sous la section

Paramètres du lettrage manuel

Ne pas présélectionner les factures

: Workday ne sélectionne pas les factures précédemment sélectionnées.

Présélectionner les factures incluses dans l'avis de versement et les factures non lettrées précédemment

: Workday présélectionne toutes les factures précédemment sélectionnées, y compris celles qui ont été sélectionnées manuellement.

Présélectionner uniquement les factures incluses dans l'avis de versement

: Workday présélectionne uniquement les factures identifiées dans la grille de versement du règlement.

Pour renseigner un escompte de règlement d'invite en fonction du montant net de la facture plutôt que du montant dû lors du lettrage de règlement, cochez la case

Calculer le paiement d'invite à partir du montant net de la facture

Sécurité : domaine Set Up: Company General
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.

(Facultatif) Dans le menu des actions associées du règlement client, sélectionnez

Lettrer la mise à jour d'un avis de versement

Lorsque vous recevez un règlement client sans avis de versement, vous pouvez d'abord ajouter le

Type d'avis de versement

et les données associées dans la grille

Avis de versement

pour plusieurs factures.

Veillez à ajouter une ligne distincte pour chaque type d'avis de versement.

Workday vous empêche de mettre à jour le type d'avis de versement lorsque le règlement client est déjà lettré, placé en compte, annulé ou retourné.

Vous pouvez également utiliser l'opération de service web Put Customer Payment
pour un volume important de mises à jour. Veillez à indiquer un

Type d'avis de versement

avec un code d'instance identique à celui de la facture. Activez l'indicateur

Prêt pour le lettrage automatique

et assurez-vous que

le Montant à payer

n'est pas supérieur au règlement.

Sécurité : domaine Process: Customer Invoice Payment
dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.

Accédez à la tâche

Lettrer un règlement client

Sélectionnez le

Règlement client

que vous souhaitez lettrer.

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :

Traiter : paiement de vente au comptant - vue

Process: Customer Invoice - View

Process: Customer Writeoff - View

Voir Étapes : définir des droits d'accès.

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Lignes d'avis de versement	Cliquez sur cette option pour afficher les lignes d'avis de versement issues de l'enregistrement du règlement client. Workday sélectionne automatiquement les factures depuis l'avis de versement et renseigne le montant du règlement pour faciliter son lettrage.
Lettrer d'abord avec la plus ancienne	Lorsque vous cochez cette case, Workday trie la grille Factures par Date d'échéance , en répertoriant les factures les plus anciennes en premier. Workday sélectionne ensuite les factures dont les montants peuvent être réglés en totalité avec le Montant du règlement à lettrer . Si le montant de la facture suivante est supérieur au montant restant à lettrer, Workday affecte uniquement le montant restant à payer pour cette facture. Exemple : un règlement de 1 000 EUR a été enregistré. La facture la plus ancienne du client est de 600 EUR et la suivante, de 1 500 EUR. Workday sélectionne les deux factures, lettre le règlement avec la première facture en totalité et le reste, avec la facture suivante. Les 1 100 EUR restants de la seconde facture restent dans la file d'attente des factures non réglées.
Rappeler le dernier lettrage de règlement	Lorsque vous cochez cette case, Workday sélectionne automatiquement les factures lettrables dans les résultats.
Montant à placer en compte	Si le montant du règlement est supérieur au montant total lettré sur une ou plusieurs factures, vous pouvez placer le montant du trop-perçu en compte. Pour équilibrer et soumettre le règlement, saisissez un montant égal à la valeur Montant restant à lettrer . Workday remet ensuite à zéro le Montant restant à lettrer , ce qui signifie que votre règlement est équilibré et prêt à être soumis.

Sélectionnez les factures pour le lettrage de règlements.

Pour les factures consolidées, lettrez le règlement avec les factures du client parent ou des clients enfants.

Workday ne prend pas en charge les règlements pour le compte d'autres unités légales et les passages en pertes qui incluent des factures avec escompte à terme.

Pour effectuer une recherche parmi un volume important de factures non soldées, cliquez sur

Rechercher des factures

Vous pouvez continuer à rechercher et à ajouter des factures plusieurs fois. Chaque fois que vous effectuez une recherche, Workday enregistre les modifications précédentes, notamment le montant du règlement, le montant de l'escompte et le passage en pertes.

Lorsque vous saisissez les informations de règlement pour chaque ligne de facture, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Montant du paiement	Lettrez le montant total ou partiel du règlement enregistré sur la facture sélectionnée. Pour les montants partiels, portez en compte le solde restant. Lorsque vous lettrez des règlements clients d'un montant nul, assurez-vous que les factures clients et les ajustements de crédit que vous sélectionnez sont nuls.
Montant de l'escompte	Si vous lettrez le règlement avant la date d'escompte de la facture client, Workday applique l'escompte sur la base du montant du règlement lettré, et non du solde de la facture. Vous définissez les conditions de l'escompte sur la facture client dans le champ Conditions de paiement . Workday lettre les montants des escomptes dans le cadre du processus de lettrage des règlements. Les montants des escomptes ne font pas partie du montant du règlement lui-même ; ils sont affichés dans un champ distinct sur les rapports.
Lignes de passage en pertes	Cliquez sur la valeur de passage en pertes et indiquez le montant. Vous pouvez également : Ajoutez une note explicative et des pièces jointes au passage en pertes. Sélectionnez un motif de passage en pertes par défaut. Ventilez le montant de passage en pertes par motif de passage en pertes et worktag de mise en équilibre si votre environnement client a activé la mise en équilibre par worktag. Workday met à jour la comptabilisation des lignes d'écriture pour que les montants au débit et au crédit soient reportés sur les comptes appropriés.
Montant dû restant	Workday met à jour cette valeur de manière dynamique lorsque l'un des montants suivants change : Montant dû Montant de l'escompte Montant du paiement Montant annulé

Workday lance le processus de gestion
Événement de lettrage de règlement client
pour acheminer le règlement pour approbation, puis crée les lignes d'écriture opérationnelle. Si vous enregistrez pour plus tard, Workday enregistre le règlement avec le statut Brouillon
et ne génère aucune ligne d'écriture opérationnelle. Pour les règlements d'un montant nul, Workday crée un règlement client entièrement lettré avec le statut Terminé
.

Pour les transactions intercompagnies :

Workday renseigne automatiquement l'unité légale affiliée intercompagnies entre les deux unités légales pour les lignes d'écriture générées. Vous pouvez afficher les données de la comptabilisation intercompagnies dans l'

onglet Lettrage du règlement

Afficher la comptabilisation

intercompagnies

de la transaction client.

Créez un lot de règlements afin de transférer le règlement et d'effacer les écritures intercompagnies client et fournisseur.

Vous pouvez annuler le lettrage et modifier des règlements clients pour mettre à jour les éléments suivants :

Devise de la facture et client payeur pour les règlements précédemment lettrés
.

Devise de la facture pour les règlements précédemment lettrés avec montant placé en compte
.

Concept : règlements clients

Le niveau suivant : aperçu des recouvrements de créances clients