Enregistrer un règlement client
Configurez le processus de gestion
Événement de lettrage de règlement client
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.Enregistrez la réception des règlements clients et lettrez les avec les factures et les ajustements de facture. Vous pouvez également enregistrer des dépôts en même temps.
Lorsque vous enregistrez des règlements clients :
- Si un client règle une somme supérieure au montant d'une facture, vous pouvez lettrer le trop-perçu avec une autre facture ouverte ou le placer en compte.
- Si vous le placez en compte, vous pouvez le lettrer ultérieurement avec une autre facture ou le rembourser.
- Si vous saisissez un montant de règlement nul, vous pouvez compenser plusieurs factures et ajustements qui sont nuls.
- Accédez à la tâcheEnregistrer un règlement client.Pour lesInformations sur le règlement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Client payeurObligatoire si vous souhaitez lettrer un règlement ou si vous sélectionnezPrêt pour le lettrage automatique.Devise de paiementWorkday renseigne automatiquement la devise lorsque vous indiquez uneDevise par défautdans le profil client.Montant total du paiementVous pouvez définir le montant du règlement sur 0 pour effacer les pièces non soldées sans inclure de montant sur le règlement client.Référence du paiementRéférence que vous pouvez utiliser pour identifier ce règlement lors du rapprochement bancaire. Exemple : pour un règlement par chèque, saisissez le numéro du chèque.Créer un dépôtCochez cette case pour créer automatiquement un dépôt pour le règlement enregistré. Spécifiez les valeursCompte bancaireetRéférence du dépôt.Lorsque vous créez un dépôt pour un règlement unique, Workday crée le lettrage et le dépôt du règlement en une seule transaction sur les comptes clients.Lorsque l'unité légale indiquée sur le dépôt est différente de celle mentionnée sur la facture client relative aux règlements pour le compte d'un client, Workday ne crée pas de dépôt au moment de l'enregistrement du règlement. Vous devez enregistrer le dépôt séparément.Vous ne pouvez pas créer de dépôts clients lorsque vous enregistrez un règlement client d'un montant nul.Lien vers le documentSi vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'URL de cet emplacement. Une fois que vous enregistrez la transaction, Workday affiche l'URL sous la forme d'un hyperlien qui pointe vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d'approuver la transaction.Workday valide le lien pour garantir qu'il est associé à un schéma d'URI tel que défini par l'administrateur de la sécurité. Ce processus propose une sécurité supplémentaire pour vous aider à éviter les contenus malveillants dans les liens externes.Pour ajouter un URI valide, définissez lechamp Link TypesurCustomer Invoice Document Linkdans la tâcheMaintain External Link Validation. Lorsque l'emplacement du contenu externe change, pensez à mettre à jour l'URL dans Workday. - (Facultatif) Pourles Options de règlement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Prêt pour le lettrage automatiqueCochez cette case pour les règlements que vous souhaitez lettrer avec des factures dans le cadre de la tâcheLettrer automatiquement des règlements clients. Vous pouvez enregistrer plusieurs règlements d'affilée, puis exécuter la tâche de lettrage automatique pour les lettrer tous en même temps.Vous ne pouvez pas cocher cette case lorsque vous enregistrez des règlements avec un montant nul.Ne pas lettrer les règlements sur des factures bloquéesLorsque vous cochez cette case, Workday n'affiche pas les factures bloquées dans la grilleLettrer des règlements clients.Afficher uniquement les factures rapprochées lors du lettrageCochez cette case pour filtrer la grille dans la tâcheLettrer des règlements clientsafin d'afficher uniquement les factures correspondant aux références de l'Avis de versement. - (Facultatif) Lorsque vous saisissezun Avis de versement, tenez compte des éléments suivants :Vous ne pouvez pas saisir un avis de versement pour un paiement d'un montant nul.
Option Description FactureRecherchez une facture spécifique pour ce client.Montant à payerPayez un montant partiel sur la facture ou lettrez le règlement intégral sur le montant dû.Autres informations sur le versementVous pouvez référencer une facture à payer en utilisant le champType d'avis de versementpour identifier une facture par :- Facture consolidée
- Code client
- Nom du client
- Numéro de facture
- Autre
- Numéro du bon de commande
Détail.Taux de changeLorsque la devise de votre facture est différente de celle de paiement, vous pouvez remplacer manuellement le taux de change dans le champModification manuelle du taux de change de l'ongletTaux de changede l'avis de versement. - (Facultatif) Créez des validations critiques et des messages d'avertissement en accédant à la tâcheMettre à jour les validations personnaliséespour éviter les erreurs de traitement lorsque vous enregistrez ou modifiez un règlement.
Vous pouvez enregistrer, lettrer et créer un dépôt pour le règlement en fonction des options sélectionnées.
Lorsque vous configurez :
- Générateur d'identifiants pour les règlements clientsdans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances, Workday génère un numéro d'identifiant unique qui s'affiche commeNuméro de règlementlorsque vous affichez le règlement.
- Des validations personnalisées critiques, Workday enregistre un règlement avec le statutBrouillonet vous empêche de le lettrer ou de l'associer à un dépôt.
Workday génère uniquement des écritures comptables pour les règlements lettrés et déposés.
- Modifiez un règlement client en accédant à la tâcheMettre à jour un avis de versementdans le menu des actions associées du règlement client. Une fois les modifications effectuées, accédez à la tâcheLettrer automatiquement des règlements clientspour rapprocher le règlement des factures appropriées.
- Vous pouvez également annuler un règlement, le retourner, en annuler le lettrage ou enregistrer un trop-perçu sauf si le règlement a un remboursement client associé avec le statutBrouillon.
- Lancez le processus de règlements pour les règlements clients par carte de crédit et prélèvement automatique non payés. Le processus de règlement permet de créer et de régler les paiements facturés. Lorsque le processus est terminé, Workday met à jour les écritures comptables pour chaque paiement.