Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Configurer les règles du générateur de séquences de factures

Configurer les règles du générateur de séquences de factures

Sécurité : domaine
Set Up: Company General
 dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Pour vous conformer aux normes d'audit internationales, vous pouvez :
  • Définir des règles pour les générateurs de séquences afin que Workday puisse affecter des numéros de séquence continue aux factures dans le format désiré.
  • Configurer des règles de séquence distinctes pour chaque facture, ajustement de facture et document de refacturation.
  • Créer des règles distinctes pour les factures légales dans la section
    Conditions de la règle du générateur de séquences
    .
Ces règles de séquencement déterminent les éléments suivants :
  • Ordre de la séquence.
  • Durée de vie de chaque générateur de séquences.
  • Période durant laquelle Workday séquence vos documents.
Workday crée des générateurs de séquences continues pour chaque type de facture lorsque vous fermez et rouvrez une période pour l'unité légale indiquée. Lorsque la période a déjà un générateur actif, Workday n'en crée pas de nouveau.
Une fois qu'un générateur de séquences a affecté un numéro de séquence à une facture, vous ne pouvez pas :
  • Désactiver la numérotation par séquence continue pour l'unité légale.
  • Modifier la durée de vie.
Cependant, Workday vous permet de modifier la chaîne de format.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une configuration de la règle du générateur de séquences des factures
    .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Durée de vie du générateur de séquences
    Sélectionnez une valeur pour spécifier la durée du générateur de séquences.
    • Le générateur de séquences n'attribue des numéros de séquence continue qu'aux factures comptabilisées pendant la durée de vie sélectionnée.
    • Le numéro de séquence est réinitialisé au début de chaque nouvelle période ou année.
    • Workday démarre et arrête une nouvelle séquence en fonction de la durée de vie sélectionnée.
  3. Pour les sections
    Règle du générateur de séquences par défaut
     et
    Conditions de la règle du générateur de séquences
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Premier numéro de la séquence
    Saisissez le numéro par lequel vous voulez commencer la séquence. Vous pouvez également saisir un numéro qui fait suite à une séquence existante provenant d'un autre générateur d'identifiants.
    Incrémentation de séquence
    Workday fixe automatiquement la valeur à 1, de façon à ce que les numéros de séquence constituent un ordre continu.
    Longueur de la séquence
    Saisissez un nombre pour indiquer la longueur de la chaîne de numéros des séquences continues. Workday trie les séquences de facture en fonction de cette configuration lorsque vous générez des rapports.
    Exemple : lorsque vous saisissez une
    Longueur de la séquence
     de 
    3
    , Workday affiche le numéro de séquence :
    • 1
       sous la forme
      001
      .
    • 321
       sous la forme
      321
      .
    Chaîne de format de séquence
    Saisissez un texte personnalisé et les règles de variables suivantes pour vous assurer que Workday ne duplique pas les numéros de séquence sur plusieurs périodes de vie de générateur :
    • [aa]
       : insère uniquement les deux derniers chiffres de l'année civile.
    • [aaaa]
       : insère l'année civile à 4 chiffres.
    • [A]
       : insère un mois civil à 1 ou 2 chiffres.
    • [AA]
       : insère un mois civil à 2 chiffres.
    • [f]
       : insère le numéro complet de l'exercice.
    • [ff]
       : insère le nom de l'exercice.
    • [pp]
       : insère le nom de la période comptable.
    • [seq]
       : insère le numéro de séquence suivant.
    Incluez
    [seq]
     dans la chaîne de format de n'importe quelle configuration de règle pour renseigner le numéro de séquence.
    Lorsque vous sélectionnez
    Exercice
     comme durée de vie du générateur de séquences, la chaîne de format peut inclure :
    • [f]
    • [ff]
    Lorsque vous sélectionnez
    Période comptable
     comme durée de vie du générateur de séquences, la chaîne de format peut inclure :
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    Type de facture légale
    Sélectionnez un type de facture réglementaire propre à un pays si vous utilisez des types de facture pour classer vos factures conformément aux exigences gouvernementales.
    Workday affiche les options de ce champ uniquement lorsque vous configurez une facture réglementaire pour l'unité légale dans un pays spécifique.
Workday crée un générateur de séquences continues pour chaque type de document de facture, pour la période indiquée et pour une unité légale donnée.
Vous souhaitez créer un générateur de séquences pour la période comptable ou l'exercice de mai 2019 et pour le mois civil ou l'année civile de novembre 2019 :
Valeurs de la règle du générateur de séquences par défaut
Champ
Valeur
Premier numéro de la séquence
1
Longueur de la séquence
3
Chaîne du format de la séquence pour une période comptable
INV-[f]-[pp]-[seq]
Aperçu de la séquence
INV-2019-05-001
Chaîne du format de la séquence pour un exercice
INV-[f]-[seq]
Aperçu de la séquence
INV-2019-001
Chaîne de format de séquence pour une année civile à 2 chiffres
INV-[aa]-[seq]
Aperçu de la séquence
INV-19-001
Chaîne de format de séquence pour une année civile à 4 chiffres et un mois civil à 2 lettres
INV-[aaaa]-[AA]-[seq]
Aperçu de la séquence
INV-2019-11-001