Étapes : définir des règles de budget lié aux produits
Vous pouvez utiliser des règles de budget lié aux produits pour augmenter automatiquement les montants de budget disponibles en fonction des produits enregistrés dans les éléments suivants :
- Écritures comptables
- Transactions bancaires ad hoc
- Ventes au comptant
Exemple : un service peut dépenser le montant des honoraires collectés en plus de son budget de fonctionnement approuvé. Le budget approuvé alloué au service est de 100 000 USD. Les produits imputés enregistrés dans une écriture comptable sont de 25 000 USD. Lorsque vous utilisez des règles de budget lié aux produits, Workday fait automatiquement passer le budget à 125 000 USD lorsque l'écriture est imputée. Lorsque vous activez le contrôle budgétaire pour ce budget, le montant disponible pour les dépenses est de 125 000 USD.
Remarque : lorsque vous corrigez manuellement une écriture comptable à partir du processus de gestion
Événement d'écriture comptable
, Workday n'annule pas les augmentations budgétaires initiales et n'en ajoute pas de nouvelles via les règles de budget lié aux produits. Workday recommande de limiter les corrections lorsque vous configurez la règle de sécurité du processus de gestion Événement d'écriture comptable
.- Accordez aux utilisateurs autorisés à créer et mettre à jour des règles de budget lié aux produits l'accès au domaineSet Up: Revenue Driven Budgets.Si vous affectez aux groupes de sécurité limités l'accès au domaine Set Up: Revenue Driven Budgets, ils auront accès à des privilèges non limités. Workday vous recommande d'utiliser des groupes de sécurité non limités dans la définition de la sécurité.
- Accédez à la tâcheCréer une règle de budget lié aux produits.Dans la sectionDéfinition de la source des produits, saisissez les critères relatifs à la source des transactions de produits entrantes de manière à générer une augmentation de ligne de budget.Dans la sectionRevenue Budget Increases, saisissez le plan obtenu et les attributs de ligne du plan que Workday crée une fois que laDéfinition de la source des produitsest respectée.Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :Type d'entrée par défautWorkday recommande d'accéder à la tâcheMettre à jour les types d'entréepour créer un nouveau type d'entrée spécifique aux budgets liés aux produits à utiliser dans les règles.PlanSeuls les plans utilisant des modifications lors de l'approbation peuvent être sélectionnés.Les plans doivent avoir le statutDisponiblepour générer des augmentations automatiques du budget.WorktagsWorkday utilise des worktags pour mettre en correspondance les écritures avec la source des produits dans les règles. Les écritures peuvent être associées à de nombreux worktags, mais elles doivent avoir au moins les mêmes worktags comme source des produits ou être subordonnées à une valeur de hiérarchie dans la règle.Source de l'écritureSélectionnez une ou plusieurs sources d'écritures pour les transactions prises en charge à appliquer à une règle.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheMettre à jour l'ordre d'évaluation des règles de budget lié aux produits.Pour les règles de budget lié aux produits utilisant des hiérarchies, affectez-leur un ordre. Workday évalue les règles de haut en bas dans l'ordre défini par cette tâche et utilise la première règle correspondant aux critères sélectionnés.
- Créez des transactions de revenus en fonction de votredéfinition de source des produits.
- (Facultatif) Modifiez les règles en sélectionnant lié aux produits dans le menu des actions associées del'Unitélégale.Vous pouvez modifier les règles pour changer les valeurs des budgets et pointer vers de nouveaux budgets pour les exercices suivants. Une fois que Workday utilise unedéfinition de source des produits,vous ne pouvez plus l'utiliser dans d'autres règles, même si la règle est inactive.
- Si vous ne configurez pas deplancheretde plafond, les champsPlafondetPlafondaffichent 0 pour indiquer qu'aucunplancherouplafondne s'applique à cette règle de budget lié aux produits.
Lorsque vous enregistrez des produits dans une écriture comptable, Workday crée automatiquement une nouvelle ligne de budget qui augmente les budgets définis par la règle.
Vous pouvez utiliser le rapport
Solde et dépenses du budget lié aux produits
afin de consulter le solde détaillé du budget par rapport aux montants réels des comptes de charges et des regroupements de comptes pour un plan financier qui utilise des règles de budget lié aux produits.