Étapes : imputer les dépenses aux subventions via les enveloppes d'affectation
Vous pouvez imputer les transactions de dépense des enveloppes d'affectation liées à des attributions aux subventions en associant les transactions aux enveloppes d'affectation dans un plan d'affectation. Les plans de répartition vous permettent de gérer les coûts et les revenus partagés sur différentes dimensions afin de vous conformer aux plans de répartition des coûts approuvés par le gouvernement fédéral. Lorsque vous traitez un plan d'affectation, les transactions de dépense associées à un worktag d'enveloppe d'affectation dans le plan d'affectation sont imputées aux subventions, catégories de dépense et fonds sponsorisés affectés à cette enveloppe, en fonction de leurs pourcentages affectés.
- Ajoutez les éléments suivants :
- Enveloppe d'affectationcomme type de worktag supplémentaire pour le type des transactions que vous voulez imputer aux subventions via les enveloppes d'affectation. Exemple : pour imputer des factures fournisseurs à des subventions via des enveloppes d'affectation, ajoutezEnveloppe d'affectationcomme type de worktag supplémentaire à l'élément pouvant être marqué d'un worktag Facture fournisseur.
- Subventionen tant que type de worktag supplémentaire pour l'élément pouvant être marqué d'un worktag Enveloppe d'affectationafin de permettre la sélection de worktags de subvention lors de la création des enveloppes d'affectation.
- Configurez l'ongletLignes d'écritures sourcedu plan d'affectation pour exclure les sources d'écritures suivantes :
- Charges indirectes
- Revenus liés à des subventions
- Dans l'ongletComptabilisation, ajoutez une ligne pour chacun des types de worktag suivants dans la grilleWorktags de centralisation:Type de worktagDétailFondsIndiquez un fonds sponsorisé.SubventionIndiquez une subvention sur une attribution ou sur une ligne d'attribution pour la même unité légale que l'enveloppe d'affectation.Catégorie de dépense ou élément de paieIndiquez la catégorie de dépense ou l'élément de paie associé à une dépense de type coûts remboursables.Pour appliquer un worktag de subvention spécifique à toutes les transactions d'une enveloppe d'affectation, Workday vous recommande d'indiquer le worktag de subvention :
- Sur l'enveloppe d'affectation et non sur les transactions de dépense.
- Uniquement sur les enveloppes d'affectation pour lesquelles vous voulez que Workday génère la comptabilisation des subventions. Pour éviter de créer une comptabilisation excessive des attributions, indiquez le worktag de subvention sur l'enveloppe d'affectation non finale ou finale, mais pas sur les deux. Exemple : votre plan d'affectation comporte deux paliers :
- Palier 1:Enveloppe 1
- Palier 2:Enveloppe 2,Enveloppe 3
Pour affecter à la fois les transactionsEnveloppe 2etEnveloppe 3àla subvention A, indiquezla subvention Adansle regroupement 1.Pour affecter des transactionsde l'enveloppe 2àla subvention Aet des transactionsde l'enveloppe 3àla subvention B, indiquezla subvention Adansle vivier 2,la subvention Bdansle vivier 3et aucune subvention dansle vivier 1.
- Pour imputer une transaction de dépense à une subvention via une enveloppe d'affectation :
- Créez la transaction de dépense et ajoutez l'enveloppe d'affectation en tant que worktag de la transaction. Finalisez la transaction de dépense.Exemple : pour imputer une facture fournisseur à une subvention via une enveloppe d'affectation, créez une facture fournisseur et indiquez l'enveloppe d'affectation comme worktag. N'indiquez pas la subvention sur la facture fournisseur. Si vous êtes invité à indiquer un fonds, indiquez un fonds non sponsorisé. Voir Créer une facture fournisseur.
- Workday génère la comptabilisation des subventions lorsque vous finalisez le processus de gestionÉvénement du plan d'affectation. Pour afficher la comptabilisation des subventions une fois le processus de gestion terminé :
- Cliquez surAfficher l'exécution du plan d'affectation.
- Sur la page suivante, cliquez surAfficher les transactions d'affectation.
- Dans le menu des actions associées d'une transaction d'enveloppe d'affectation, sélectionnez la tâche .
- Vous pouvez également sélectionner des tâches dansCharges indirectespour afficher les transactions de charges indirectes et les lignes d'écritures associées à la transaction d'enveloppe d'affectation.
- (Facultatif) Pour apporter des modifications aux lignes d'écritures source ou à votre plan d'affectation, vous pouvez annuler et traiter de nouveau le plan d'affectation.Lorsque vous annulez le plan d'affectation, Workday :
- Annule toutes les dépenses de type coûts remboursables non facturées et les transactions de charges indirectes.
- Contrepasse toutes les dépenses de type coûts remboursables facturées et les transactions de charges indirectes.
Lorsque vous retraitez le plan d'affectation, Workday :- Effectue toutes les actions liées à l'annulation d'un plan d'affectation.
- Crée de nouvelles dépenses de type coûts remboursables et des transactions de charges indirectes.
- Génère des écritures de charges indirectes et de constatation de revenus pour les nouvelles transactions.
Retraiter les coûts d'une attribution.