Concept : intégration de l’approvisionnement au paiement

L’ intégration de l’approvisionnement au paiement fournit une visibilité et une production de rapports sur les dépenses de main-d’œuvre étendue de votre entreprise pour les systèmes approvisionnement externes qui coexistent avec Workday VNDLY. L'échange de données sur le budget, énoncé des travaux des travaux et les données d'ordre de travail se fait au moyen d'API indépendantes du système approvisionnement qui échangent des données et des informations entre VNDLY et les systèmes approvisionnement . Ces interfaces de programmation d’applications sont conçues pour le partage de données, plutôt que pour une connexion API directe de système à système.

Les interfaces de programmation d’applications (API) indépendantes du système s’appuient sur un processus d’intergiciel simple qui fait en sorte que les données échangées entre VNDLY et le système approvisionnement sont mises en forme de façon précise et compatibles. Cet intergiciel permet une intégration cohérente, ce qui facilite les opérations approvisionnement et permet de mettre à jour les données dans n’importe quel système approvisionnement .

Avant de pouvoir utiliser l' API, vous devez configurer les paramètres de la société . Voir :Étapes : configurer les paramètres de la société pour l’intégration de l’approvisionnement au paiement le

Consultez les sections suivantes pour obtenir des renseignements plus détaillés sur chaque étape du processus :

Pour simplifier le processus intégration , vous pouvez utiliser des objets de coûts importés existants ou importer des tables de codes de frais. L’utilisation d’objets ou de tables importés existants permet d’importer des champs et des configurations de codes de frais dans VNDLY et de les mapper directement à ceux du système approvisionnement . Une fois téléversés, les champs de code de frais sont disponibles sur les formulaires tâche et d’ordre de travail.

Pour accéder à l'importation de la définition des codes de frais, allez à :

Plus > Paramètres de la société > Entrée des heures et facturation > Codes de frais

.

Lors de la création d'un tâche ou énoncé des travaux, les gestionnaires de ressources peuvent sélectionner l'un des codes de frais importés dans

Affectation des coûts par code de frais

sur le

formulaire d'emploi

dans VNDLY, ce qui permet de s'assurer que tous les ordres de travail associés peuvent utiliser les codes de frais correspondants lors de l'intégration des travailleurs.

Lorsqu'un gestionnaire de ressources crée un tâche ou un énoncé des travaux dans VNDLY, il peut ajouter plusieurs codes de frais à l' tâche ou à énoncé des travaux. Si plusieurs codes de frais sont affectés à un seul tâche ou à un énoncé des travaux, les gestionnaires peuvent définir le pourcentage de répartition sur le

formulaire d'emploi

ou le montant en devise de l' énoncé des travaux pour chaque code de frais. Le gestionnaire peut entrer le nombre de postes et la durée de l' tâche, et il peut rectifier le budget, si cette option est activée.

Lorsque l' tâche est actif, les fournisseurs peuvent postuler des candidats à des emplois et des postulants peuvent être reçus en entrevue. À ce stade, l' énoncé des travaux ou l'ordre de travail est verrouillé et ne peut pas faire l'objet de modifications ultérieures jusqu'à ce qu'il soit approuvé ou rejeté. La notification de

statut

de rectification de la page du candidat à tâche et de la page de l'ordre de travail dans VNDLY affiche

Demande d'achat demandée, en attente d'approbation

.

Une fois qu'un tâche est publié, qu'un travailleur a été approuvé et qu'une offre a été publiée, le statut de l'ordre de travail est défini à

Prêt pour l'intégration

. À ce stade, un événement API est disponible dans l' API d'événements/de changement de flux d'activités . Ces événements peuvent servir à indiquer au système approvisionnement qu’une demande d'approvisionnement d’achat peut maintenant être créée.

Le statut de la demande d'approvisionnement d’achat provenant du système approvisionnement peut être affiché dans le journal d’activité, indiquant que la demande d'approvisionnement approvisionnement a été demandée afin de pouvoir suivre le statut tout au long du processus approvisionnement .

L’ API Events renvoie le

id

de l'ordre de travail associé à la demande demande d'approvisionnement' approvisionnement . Utilisez le ruban

id

pour interroger l' API de détails d'un ordre de travail, qui retourne les détails du budget et du code de frais associés à l'ordre de travail.

Vous pouvez soumettre des feuilles de temps et des factures à l’aide de codes de frais dans les ordres de travail. Ce processus assure un suivi précis de la main-d’œuvre et des frais, ce qui favorise l’efficacité des flux des travaux de facturation et de paiement. Voir :Exemple : créer un rapport de facture personnalisé pour un système d’approvisionnement le

L’ API d’applications des rapports personnalisés VNDLY permet au système approvisionnement d’interroger les détails des facture nécessaires pour accuser réception et approuver des factures. Les données sur les codes de frais sont automatiquement chargées dans le

récapitulatif de la feuille de temps

pour les travailleurs qui entrent et soumettent des heures.

Vous pouvez utiliser des API pour obtenir une liste des demandes de facture en attente d’approbation. Ensuite, vous pouvez utiliser des API pour saisir le statut de la facture comme confirmé ou approuvé à partir du système approvisionnement . Ces actions mettent à jour le journal d’activité lié à la facture , informant les utilisateurs du statut de la facture fourni par le système approvisionnement .

Vous pouvez effectuer le suivi et la synchronisation des factures avec le système approvisionnement à l’aide d’un identifiant de référence:

invoice_request_ref_id

La mise en œuvre actuelle utilise l’ API’ applications des rapports personnalisés VNDLY pour obtenir les détails des facture . Voir :Exemple : créer un rapport de facture personnalisé pour un système d’approvisionnement le

Le processus d’annulation de facture standard est compatible avec les intégrations de l’approvisionnement au paiement, mais il reste un processus manuel plutôt qu’un processus automatisé. Pour garantir que le statut des facture reste synchronisé, les factures doivent d'abord être annulées dans VNDLY avant d'être rejetées dans le système approvisionnement .

Vous pouvez annuler une facture via l’interface utilisateur VNDLY. Une fois qu’une facture est annulée, elle peut être interrogée à l’aide de l’ API des rapports personnalisés en utilisant le jeu de données Facture > Détails de la facture et le champ Statut. Cela permet au statut de la facture de mettre à jour le système approvisionnement en conséquence et de maintenir la synchronisation des deux systèmes.

Les mises à jour des ordres de travail peuvent avoir une incidence sur les budgets de codes de frais. Toutes les rectifications apportées à un ordre de travail doivent être approuvées ou rejetées par le système approvisionnement pour assurer l'alignement budgétaire. Le statut de la demande de changement de l'ordre de travail (

En attente d'approbation, Confirmé, Approuvé ou Rejeté

) est indiqué dans le journal d'activité liée à l'ordre de travail.

La liste des demandes de changement de bon de commande est disponible à l'aide de l' API Événements / flux de changements .

Lorsqu'une demande de rectification d'un ordre de travail est effectuée, l'ordre de travail est verrouillé et ne peut pas faire l'objet de toute autre rectification jusqu'à ce que le système approvisionnement approuve ou rejette la demande. Cela assure la synchronisation entre notre système et le système approvisionnement . Des points de terminaison API sont disponibles pour confirmer, approuver et rejeter les mises à jour des ordres de travail.