Factures annulées

Vous pouvez annuler dans Workday Vndly les factures que vous avez créées par erreur. L’annulation d’une facture entraîne l’annulation de la facture sans la supprimer, ce qui préserve ses enregistrements historiques pour les audits futurs.

Workday Vndly propose un paramètre pour générer de nouveaux fichiers de factures lorsqu’une facture est annulée, affichant les éléments de transaction annulés. Le paramètre est disponible à partir de l’en-tête; sélectionnez

Paramètres de la société

supplémentaires

. À partir de la section

Comptabilité

, cliquez sur

Facture et paiements

. Sous la section

Général

, activez

l'option Annulation de facture qui génère un fichier de facture

. Si cette option est activée, l'annulation d'une facture génère un fichier de facture détaillant les transactions annulées. S’il est désactivé, Workday VAndly ne génère pas de fichier de factures annulées. De plus, si vous avez certaines configurations telles que SFTP, le fichier ne sera livré aux systèmes et aux intégrations configurés en aval.

Par exemple, vous pouvez annuler une facture lorsque :

Les taxes/impôts ont été calculés incorrectement.
Les lignes ont été créées de façon incorrecte et doivent être supprimées.
Les règles de regroupement de factures ne regroupent pas les lignes comme prévu.

Lorsque vous annulez une facture, Workday VndLly :

Verrouillez la facture et changez le statut à
Annulé
.
Enregistrez qui a annulé la facture et à quel moment elle a été annulée dans le journal d’activités.
Mettre à jour les budgets connexes pour refléter les montants réels facturés.
Rendez les lignes associées disponibles pour une facturation de nouveau.
Générer un nouveau fichier de factures affichant les éléments de transaction annulés (si vous avez activé le paramètre).

Pour chaque facture annulée, Workday Vndly crée automatiquement une facture de crédit pour compenser le montant de la facture dans les rapports. La facture de crédit garantit également que des informations précises sur le crédit sont transmises à toutes les intégrations Workday. Les factures de crédit ont le même numéro de facture que la facture initiale, avec l’ajout de -VOID à la fin et le statut

du crédit annulé

. Exemple : INV0000001-VOID.