Définir les paramètres de l'énoncé des travaux
Vous pouvez préciser les options qui sont disponibles lorsque vous créez un nouvel énoncé des travaux (énoncé des travaux).
- Dans l’en-tête, sélectionnez .
- Dans la sectionÉnoncé des travaux, cliquez surConfiguration de énoncé des travaux.
- Pour la sectionConfiguration de énoncé des travaux, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Activer l'accès rapide aux EDTLes fournisseurs sont tenus de réviser et d'approuver les EDT, mais ils ne peuvent pas modifier le contenu de l' énoncé des travaux .Accès rapide par défaut pour tous les énoncé des travaux?Active l'accès rapide pour tous les EDT par défaut dans l'ongletParamètres de énoncé des travaux.Type de clôture de énoncé des travauxSi vous sélectionnezClôturer manuellement les EDT, les gestionnaires de énoncé des travaux devront clôturer manuellement les EDT.Si vous sélectionnezClôturer automatiquement les EDT, les EDT et tout ordre de travail associé seront automatiquement clôturés à ladate de fin prévuede l'EDT, soit le . Une bannière s'affiche sur les EDT pour informer les participants à énoncé des travaux que l' énoncé des travaux se fermera automatiquement bientôt, en fonction de la configurationde la date de fin prévue de énoncé des travaux à venirde votre locataire dans le paramètreNotificationsde la pageConfiguration de énoncé des travaux. Cela permet de garantir que les participants à énoncé des travaux peuvent effectuer toute action restante nécessaire avant la clôture de l'EDT.Si vous sélectionnezClôturer automatiquement les EDT, vous devez également saisir :- Heure de clôture de la journée
- Fuseau horaire de clôture: fuseau horaire utilisé pour l'heure de clôture de la journée.
- Motif de clôture de énoncé des travaux par défaut
- Motif de fin de l'ordre de travail par défaut
- Date limite de soumission des paiements: Période (en jours) après la clôture de énoncé des travaux pendant laquelle les fournisseurs peuvent toujours demande un paiement pour des éléments non réglés. Par exemple, 5 jours après la clôture de énoncé des travaux .
Pour les clôtures automatiques, souvenez-vous de ce qui suit :- Cela peut prendre plusieurs minutes, surtout si plusieurs EDT sont clôturés le même jour.
- Si votre locataire a configuré les approbations de flux des travaux de clôture de énoncé des travaux , la chaîne d'approbation de la hiérarchie est créée, et les approbateurs sont alertés (onglet ). Une fois l' énoncé des travaux clôturé, tous les ordres de travail restants,ActifouEn attente, prennent fin, et les rôlesActifsont également clôturés.
- Si votre locataire a activé l' intégration de Workday , tous les identifiants de gestion de poste non pourvu restants sont fermés ou laissés ouverts, selon votre configuration duchamp Fermer un poste pour tous les flux des travaux( ).
Autoriser les fournisseurs à intégrer des candidatsLes fournisseurs peuvent postuler et intégrer des sous-traitants à n'importe quel rôle de énoncé des travaux sans intervention du client ou du MSP.Les EDT peuvent-ils être rouverts?Permet aux gestionnaires de énoncé des travaux de faire passer un énoncé des travaux clôturé au statutActif.Retirer la restriction de l'unité organisationnelle du rôle de énoncé des travauxSi cette option est activée, vous pouvez affecter des unités organisation différentes aux rôles de énoncé des travaux plutôt qu'à l' énoncé des travaux lui-même.Lors de la création ou de la modification d'un rôle pour unbrouillonénoncé des travaux , si vous disposez des autorisationsOrganization_unit.updateetfield.organization_unit.écrire, vous pourrez sélectionner n'importe quelle unité organisation active dans votre locataire.Lorsque activé :- Un champ modifiabled'unité organisationnelles'affiche sur les formulaires de rôle de énoncé des travaux . Si désactivé, ce champ sera en lecture seule.
- Les approbations du flux des travaux liées aux rôles, comme accueil et intégration , utilisent l' unité organisation sélectionnée pour le rôle. Les approbations de énoncé des travaux qui ne sont pas liées à des rôles, telles que les approbations de paiement ou les clôtures de énoncé des travaux , continuent d'utiliser l' unité organisation sélectionnée dans l'ongletAperçude l'EDT.
- Si votre programme utilise l' intégration de Workday et change l' unité organisation d'un rôle et que le rôle change d'unmodèle de dotation en personneldegestion par postes, vous aurez l'une des options suivantes pour gérer les postes non pourvu dans Workday en fonction de votre configurationdans les paramètres Workday.
- Si vous changez l' unité organisation dans l'ongletAperçud'un EDT, VNDLY changera également l' unité dans les rôles qui ont utilisé la même unité précédente, soit . Par exemple, si un énoncé des travaux passe de unité organisation A à la case B, tous les rôles qui utilisaient la condition A passent également à la valeur B. Pour garantir que les changements intentionnels ne sont pas remplacés, VNDLY ne met à jour les rôles pour lesquels l' unité organisation a déjà été personnalisée.
- Si vous changez l' unité organisation d'un rôle de énoncé des travauxactifà l'aide d'un ordre de changement, les ordres de travail actifs ne changeront pas. Toutefois, les ordres de travail en attente changeront pour utiliser la nouvelle unité organisation .
Utilisateurs de l'équipe de programmeChoisissez d'afficher l' équipe du programme dans l' énoncé des travaux et de préciser si l' équipe du programme est obligatoire ou non. Vous pouvez également changer le titre du menu liste déroulante des utilisateurs de l' équipe de programme dans l' énoncé des travaux en modifiant le champÉtiquette.Activer l'affectation budgétaire énoncé des travauxUne fois activé, les EDT nouvellement créés affichent un ongletde code de fraisdistinct. 100 % du budget total de l' énoncé des travaux doit être réparti entre les codes de frais ajoutés.Notez que si vous activez ce paramètre, il ne s'applique qu'aux EDT nouvellement créés. Les EDT créés précédemment ne sont pas touchés.Si des codes de frais doivent être ajoutés, retirés ou des affectation mises à jour, les clients doivent le faire au moyen d'un ordre de changement qui n'est pas envoyé aux fournisseurs.Activez affectation des paiements entre plusieurs codes de frais pour les paiements à prix fixe ou de jalonPermettre aux utilisateurs autorisation de modifier des codes de frais afin d'affecter des fonds pour des paiements à prix fixe et de jalon individuels entre plusieurs codes de frais.Lorsque cette option est activée, les utilisateurs autorisation à modifier les codes de frais peuvent afficher les optionsCode de frais uniqueetCodes de frais multiplesdans la sectionCodes de fraispour les paiements à prix fixe et de jalon lors de leur création ou de leur modification. Si les utilisateurs sélectionnentCode de frais unique, ils peuvent choisir le code de frais souhaité pour le paiement. S’ils sélectionnentPlusieurs codes de frais, ils peuvent répartir le paiement entre plusieurs codes de frais, soit en pourcentage, soit en fonction du taux fixe. Exemple : 20 % au code de frais A et 80 % au code de frais B, ou 20 $ au code de frais A et 80 $ au code B.Si vous activez ce paramètre, notez que :- Les utilisateurs peuvent seulement ajouter plusieurs codes de frais aux paiements à prix fixe ou de jalon nouvellement créés. Ils ne peuvent pas ajouter plusieurs codes de frais à des paiements existants.
- Si votre programme a activé le paramètreActiver l'affectation budgétaire énoncé des travaux, les utilisateurs ne pourront affecter les paiements que pour plusieurs codes de frais définis dans l'ongletCodes de fraisde l'EDT. De plus, les codes de frais ne peuvent pas dépasser l' affectation budgétaire de . Exemple : le budget d'un EDT est de 1 000 $, et le budget maximum pour chaque code de frais est de 300 $ pour le code de frais A, de 400 $ pour le code de frais B et de 300 $ pour le code de frais C. Lors de l'affectation des paiements à prix fixe ou des jalon , vous pouvez uniquement sélectionner le code de frais. A, Code de frais B et Code de frais C, vous ne pouvez pas dépasser les limites du budget pour chacun.
Affichage de l'étiquette secondairePermet d'afficher des informations supplémentaires avec le nom d'affichage d'un utilisateur dans les champs de énoncé des travaux liés à l'utilisateur (tels que les champsGestionnaire du client,Approbateur des entrées d'heures et de frais par défautetUtilisateurs de l'équipe de programme). Ce paramètre peut aider les utilisateurs du client à déterminer les bons utilisateurs à sélectionner dans les EDT, surtout si plusieurs utilisateurs ont le même nom d'affichage.Vous pouvez sélectionner parmi :- Aucun: Avec cette option par défaut , aucune étiquette secondaire ne s'affichera.
- Nom d’utilisateur: comprend le nom d'affichage et le nom d’utilisateur de l’utilisateur.
- Courriel: inclut le nom d'affichage et l’adresse de courriel de l’utilisateur.
- Nom d'utilisateur et courriel: comprend le nom d'affichage, le nom d'utilisateur et l'adresse de courriel de l'utilisateur.
- Pour la sectionConfiguration du formulaire de rôle, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Taux de facturation -Précise le type de champ affiché sur le formulaire de rôle de énoncé des travaux lorsqu'il n'existe aucune fiche de taux correspondante dans l' application. Vous pouvez sélectionner :- Célibataire
- Min/Max
- Aucune
Vignettes de tauxContrôle si les taux d'un rôle sont appliqués lorsqu'une vignette de taux correspondante est trouvée. Si cette case est cochée, optionUtiliser la vignette de tauxest masquée pour les utilisateurs. Si elle n'est pas sélectionnée, cette option permet à un utilisateur de remplacer les valeurs de la vignette de taux pour le rôle. - Pour la sectionConfiguration de l’ordre de modification, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Les fournisseurs peuvent créer des ordres de changementLes fournisseurs peuvent démarrer un nouvel ordre de changement et proposer des changements à énoncé des travaux , qui sont envoyés au client pour révision et approbation.Les clients ou les fournisseurs de services gérés (MSP) peuvent créer des ordres de modificationLes clients et les MSP peuvent créer un nouvel ordre de changement et proposer des changements à énoncé des travaux , qui sont envoyés au fournisseur pour acceptation.Ignorer la révision du fournisseur pour les ordres de changementVous permet de choisir des éléments qui ne nécessitent pas de révision par le fournisseur s'ils sont inclus dans un ordre de changement. Exemple : vous voulez omettre la révision par le fournisseur pour les fournisseurs si l' emplacement est changé dans un ordre de changement. SélectionnezEmplacementdans le menu liste déroulanteIgnorer la révision par le fournisseur pour les ordres de modification. Remarque : Cette option n’est disponible que si la caseClient/MSP peut créer des ordres de modificationest cochée. - Pour la sectionConfiguration de paiement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Les fournisseurs peuvent créer des ajustements de paiement approuvésLes fournisseurs peuvent créer un ajustement pour un paiement déjà approuvé afin de corriger un montant inexact. Cet ajustement est ensuite envoyé au client pour révision et approbation.Les clients ou les MSP peuvent créer des ajustements de paiement approuvésLes clients et les MSP peuvent créer un ajustement pour un paiement déjà approuvé afin de corriger un montant inexact. Cet ajustement est ensuite envoyé au fournisseur pour révision et approbation.Autoriser les remplacements des taxes/impôts sur les jalon de l'EDT et les paiements planifiésPermet de définir des remplacements de taxes/impôt pour les jalon de énoncé des travaux et les paiements à prix fixe. Cela peut vous aider à vous assurer que des calculs d'impôt précis sont utilisés dans votre jalon énoncé des travaux et dans les paiements à prix fixe en fonction des besoins uniques de votre programme. Voir Ajouter des remplacements de taxes/impôt aux jalons de énoncé des travaux et aux paiements à prix fixe . - Sous la sectionConfiguration de l’approbation, cochez la caseActiver le flux des travaux des travaux d’approbation pour les paiements planifiéspour vous assurer que les paiements planifiés passent par le processus d’approbation.