Éléments à prendre en compte pour la définition : frais étudiants

Administrator Guide

Cette sujet peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des frais étudiants. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les frais étudiants représentent les coûts que Workday affecte aux étudiants. Les éléments de frais étudiants décrivent ce que les étudiants doivent, comme les frais de scolarité ou le logement.

Avantages pour l’entreprise

Vous pouvez calculer le montant dû par les étudiants et leur présenter l’information. Les frais permettent d’effectuer un traitement financier en aval, comme la collecte de paiements d’étudiants et l’enregistrement de la comptabilité des transactions financières des étudiants.

Vous pouvez configurer les frais étudiants pour travailler avec Workday Financial Aid.

Vous pouvez simplifier le rapprochement et améliorer le rendement en regroupant les transactions de frais étudiants en lignes d’écriture agrégées.

Cas d’utilisation

Vous pouvez utiliser les frais étudiants pour :

Affecter des taux de scolarité différents pour les étudiants de premier cycle et les étudiants diplômés.

Facturer les frais de laboratoire.

Facturer les étudiants pour les services de campus tels que le logement, les plans de repas et les services de santé.

Enregistrer les amendes pour les retours récents à la bibliothèque.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quel service définit les frais que votre établissement impute aux étudiants?	Lorsque différents bureaux sont responsables de l’établissement de divers frais, consultez chaque bureau pour comprendre tous les éléments de frais à configurer dans votre établissement. Exemples : Le registre définit les frais de scolarité, de logement et les frais obligatoires. Les services auxiliaires définissent des plans de repas. Les services de santé définissent les frais d’assurance maladie.
D'où viennent vos frais institutionnels?	Vous pouvez utiliser ce qui suit : Frais fondés sur l’inscription pour facturer les étudiants en fonction du nombre de leurs unités d’inscription. Exemple : établir des taux de frais de scolarité différents pour les étudiants à temps plein et à temps partiel. Affectations d’éléments de frais pour imputer tous les étudiants d’un établissement ou programme d'études (POS) dans un ensemble de frais communs. Exemple : affectez des frais obligatoires à tous les étudiants de l’Université Alma Mater. Frais de cours et frais supplémentaires pour facturer aux étudiants des cours inscrits particuliers. Exemple : évaluez les frais de laboratoire pour les étudiants inscrits pour une section de BOOL-101. Les cours avec frais de cours ne sont pas pris en compte dans les frais fondés sur l’inscription. Les cours avec frais supplémentaires peuvent être comptabilisés dans les frais fondés sur l’inscription lorsqu’ils n’ont pas de frais de cours. Les frais peuvent également provenir d’autres sources. Exemples : Frais de convention de recouvrement. Rembourser les frais de récupération. Frais inscrits manuellement.
Quelle est la structure universitaire de votre établissement?	Les entités universitaires et les points de vente peuvent hériter des frais d’inscription et des éléments de frais des établissements supérieurs. Vous pouvez affecter des frais supplémentaires fondés sur l’inscription et des éléments de frais aux établissements subordonné et aux points de vente. Vous ne pouvez pas remplacer ou retirer des frais ou des éléments de frais hérités.
Comment déterminer les dates d’échéance des frais étudiants?	Vous pouvez fixer la date d'échéance des frais à certains moments du. Exemples : 20 jours avant le début d'une période universitaire. 2 jours après la comptabilisation des frais. Le cinquième jour du mois.
Comment ajustez-vous les frais de scolarité et les frais lorsqu’un étudiant se désinscrit d’un cours ou se retire de votre établissement?	Vous pouvez configurer les éléments de frais étudiants pour déterminer si les frais associés sont remboursables et le montant à rembourser. Pour les frais partiellement remboursables, Workday utilise un calendrier d’ajustements des frais pour calculer les frais de l’étudiant au prorata. Le calendrier définit le calcul au prorata pour les frais, en fonction du moment de l' événement. Vous pouvez associer des calendriers d’ajustement de frais à des éléments de frais par l’intermédiaire d’un groupe de calendriers d’ajustement de frais. Les politiques relatives aux périodes de nettoyage permettent aux étudiants d’échanger des inscriptions admissibles sans répercussions financières. Exemple : lorsqu’une inscription désinscrite est purgée avec une nouvelle inscription, Workday ne publie pas de calcul au calcul au prorata pour l’inscription désinscrite.
Quelles limites voulez-vous définir pour le nombre de fois ou le montant total que vous pouvez imputer aux étudiants?	Vous pouvez associer des règles pour les agrégations de frais étudiants aux éléments de frais étudiants afin de limiter les frais associés. Lorsqu’un étudiant atteint la limite, la règle empêche Workday de facturer davantage l’étudiant pour l’élément de frais. Si nécessaire, vous pouvez enregistrer manuellement des frais qui dépassent la limite.
Quelles limites souhaitez-vous définir pour les étudiants qui tentent d’essayer les cours?	Vous pouvez créer une politique pour imputer des frais supplémentaires aux étudiants lorsqu’ils tentent de répéter un cours trop souvent.
Combien de détails devez-vous suivre pour la production de rapports comptables sur les frais étudiants?	Coordonnez-vous avec votre bureau des finances lors de la configuration des worktags et des catégories de produits pour les frais étudiants. Analysez la structure financière de votre établissement dans Workday Financial Management et déterminez les exigences relatives aux rapports appropriés sur les frais étudiants. Votre institution peut également nécessiter des worktags de mise en équilibre.
Quel est le niveau de précision de vos worktags de transaction pour l’enregistrement des frais étudiants?	Tenez compte des éléments suivants : Définissant un niveau universitaire dans l'élément de frais. Créer des éléments de frais pour différents niveaux universitaires qui sont autrement identiques.
Considérez-vous les frais de scolarité pour les frais de scolarité comme des produits différés?	Lorsque vous avez des exigences de comptabilisation des produits différentes pour des périodes universitaires différentes, vous devez créer des éléments de frais distincts avec des catégories de produits différentes.
Quels groupes d’étudiants, le cas échéant, nécessitent des réévaluations des frais pour les changements de statut adhésion ?	Vous pouvez configurer Workday de réévaluer les frais d’un étudiant lorsque son adhésion à un groupe d’étudiants change. Exemple : l’étudiant ajoute, désinscrit ou change son statut au sein d’une cohorte ou équipe sportives.
Votre établissement autorise-t-il les étudiants à postuler l’aide financière fédérale aux étudiants aux frais d’établissement non importants?	Vous pouvez configurer la politique d’autorisation d’aide financière fédérale aux étudiants dans votre établissement. Cette politique permet aux étudiants d’autoriser aide financière à postuler aux frais non institutionnels tels que les livres et les fournitures.

Recommandations

Créez des noms et des descriptions explicites pour les éléments de frais étudiants . Évitez les acronymes et les raccourcis, comme Tuit pour les frais de scolarité. Lorsque les étudiants révisent les transactions de leur compte, des éléments descriptifs de frais peuvent les aider à comprendre plus facilement leurs frais.

Limiter les éléments de frais pour les étudiants à une origine unique. Ne réutilisez pas les éléments de frais étudiants dans toutes les sources. Exemple : n’utilisez pas le même élément de frais comme frais d’inscription et affectation d’éléments de frais. Si nécessaire, copiez les éléments de frais à utiliser dans des sources distinctes.

Exigences

Les établissements doivent avoir :

Société associée pour inscrire les frais étudiants dans les écritures comptables opérationnelles et produire des rapports sur ces frais.

Élément de frais pour le recouvrement des remboursements avant de pouvoir décaisser aide financière, les paiements ou les contrats organisme subventionnaire .

Limites

Workday ne prend pas en charge les calculs fondés sur des périodes universitaires non standard pour les éléments de frais que vous affectez aux entités universitaires, aux programmes d’études ou aux domaines de programme . Les frais associés à ces frais sont toujours inscrits dans les périodes universitaires standard.

Configuration du locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Gestion financière étudiante :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Manage: Federal Student Aid Authorizations	Les utilisateurs affectés peuvent accéder aux tâches et aux rapports liés à l’autorisation fédérale d’aide financière aux étudiants.
Manage: Student Charge Processing	Les utilisateurs affectés peuvent traiter les frais étudiants.
Manage: Student Charge Adjustment Processing	Les utilisateurs affectés peuvent ajuster les frais étudiants.
Self-Service: Gestion financière étudiante	Les étudiants peuvent consulter leurs frais étudiants.
Set Up: Student Charges	Les utilisateurs affectés peuvent configurer des éléments de frais étudiants .

Processus de gestion

Vous pouvez utiliser la tâche

Imputer des frais étudiants

pour inscrire et approuver manuellement les frais d’un étudiant de façon ad hoc. La tâche lance le processus de gestion
Événement lié à des frais étudiants
, ce qui vous permet de sélectionner une date d'échéance, un montant, des worktags et d’autres détails qui diffèrent des suivants :

Ce que Workday affecte à la tâche Affecter des frais étudiants le soir.

Lorsque vous utilisez la tâche manuelle dans le rapport Exécuter

les processus de gestion Gestion financière étudiante par période

Vous pouvez configurer le processus de gestion Événement lié aux autorisations fédérales d’aide financière aux étudiants
en tant que sous-processus des processus de gestion Événement d’accueil et d’intégration des étudiants
et Événement d’accueil et d’intégration continues des étudiants
.

Production de rapports

Vous pouvez utiliser les rapports suivants et d’autres en fonction des droits d’accès lorsque vous définissez et gérez la fonctionnalité de frais étudiants :

Rapports	Éléments à prendre en compte
Rechercher des calendriers d'ajustement de frais par groupe	Permet de rechercher des calendriers d'ajustement des frais par groupe, année et période universitaire.
Rechercher des planifications d'évaluation des frais	Vous permet d’accéder aux planifications d’évaluation des frais et d’utiliser la source de données Charge Assessment Schedules : .
Rechercher des règles de date d'échéance pour les frais	Vous permet de rechercher des règles de la date d’échéance sur les frais.
Rechercher des enregistrements de périodes de Gestion financière étudiante inactifs avec des transactions actives de facturation ou de renonciation	Permet de repérer les étudiants avec des transactions actives dans les dossiers de période de gestion financière étudiante inactifs.
Rechercher des règles d'agrégation de frais étudiants	Vous permet d’accéder aux règles d’agrégation des frais étudiants dans votre locataire. Le rapport utilise la source de données de rapport Student Charge Aggregate Rule .
Rechercher des frais étudiants	Permet d'afficher les détails des transactions liées aux frais étudiants , y compris le nom des frais, l'étudiant, la date de la transaction, la date d'échéance, le montant des frais et le montant dû. Vous pouvez exploration descendante pour afficher des frais individuels. Nous prévoyons de retirer l' existant champ Étudiant pour Frais étudiants dans une version future. Workday vous recommande d’utiliser plutôt le champ calculé Student for Student Charge . Vous pouvez mettre à jour vos rapports personnalisés en remplaçant le champ existant par la version du champ calculé afin d'assurer la stabilité des rapports à long terme.
Rechercher des éléments de frais étudiants	Permet de rechercher des éléments de frais étudiants en fonction du type et de la catégorie de produits.
Rechercher des groupes de frais étudiants	Permet de rechercher des groupes de frais étudiants en fonction du nom, de l'entité universitaire et du niveau universitaire.
Rechercher des frais d'inscription d'étudiants	Vous permet de rechercher des frais d’inscription à l’aide de nom, élément de frais et calcul de palier de frais pour filtre les résultats.
Afficher des affectations de frais étudiants	Permet de voir les affectations de frais pour l’entité universitaire et le niveau ou le programme d’études pour une période universitaire. Ce rapport inclut les éléments de frais et leur héritage.

Intégrations

Vous pouvez utiliser les opérations de service Web suivantes pour importer et exporter les frais étudiants et les éléments de frais :

Service Web	Description
Get Charges for Student	Vous fournit de l’information sur les frais et répertorie les ajustements apportés aux frais.
Get Federal Student Aid Authorizations Policies	Vous fournit les politiques d’autorisations d’aide financière fédérale aux étudiants au niveau de l’établissement.
Importer les frais d'étudiants	Permet de charger un grand nombre de frais étudiants et de traiter la tâche par petits lots
Import Student Charge Aggregate Beginning Balances	Permet de charger les soldes de frais d'ouverture pour les éléments de frais avec une règle d'agrégation associée pour les frais étudiants.
Put Federal Student Aid Authorizations Policy	Vous permet de créer ou de mettre à jour les politiques d'autorisations d'aide financière fédérale aux étudiants au niveau de l'établissement.
Put Student Charge Item	Vous permet de créer ou de mettre à jour des éléments de frais étudiants.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Workday Financial Management	Les frais étudiants doivent : Les sociétés des entités universitaires associées. Une structure comptable pour générer des écritures opérationnelles. Worktags. Catégories de produits.
Inscription des étudiants	Workday utilise le nombre d’unités de facturation auxquelles un étudiant s’inscrit pour calculer les frais étudiants.
Décaissements d’aide financière	Lorsque vous tenez compte des paiements aide financière prévus en référence aux frais étudiants, les étudiants peuvent mieux estimer ce qu’ils devront après les décaissements de leur aide financière . Vous pouvez également configurer Workday pour tenir compte de l’aide prévue contre les désinscriptions provisoires pour les soldes en souffrance. Chaque établissement doit être associé à un élément de frais pour la récupération des remboursements avant que vous puissiez débourser une aide financière.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la Workday Touchpoints Kit, visitez le Workday Community.

Niveau suivant : démystifier les périodes de nettoyage des étudiants