Éléments à prendre en compte pour la définition : statut de résidence des étudiants

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation du statut de résidence des étudiants. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

La fonction de résidence des étudiants permet aux établissements de déterminer le statut de résidence des postulants et des étudiants. La résidence de l'étudiant détermined'ir admissibilité à un escompte sur les frais de scolarité dans l'État et ensemble d’attributions d’aide financière, et donc a des répercussions sur les coûts et les produits de l’établissement.

Les établissements peuvent utiliser les champs de résidence pour exécuter des ensembles de règles d’aide financière et des rapports sur la gestion financière étudiante.

Avantages pour l’entreprise

La fonctionnalité de résidence permet aux établissements à:

CRecueillir les données relatives à la résidence des postulants et des étudiants.

Prendre des décisions concernant les frais de scolarité et l’aide financière.

Oous pouvez automatiser le processus de collecte d’information et stocker l’information dans Workday. Vous créez le questionnaire relatif à la résidence dans Workday, puis vous le mettez à disposition des postulants sur le site externe. Les postulants et les étudiants ont un aperçu du processus, et peuvent répondre aux questions et téléverser toutes les pièces justificatives directement dans Workday.

Use réponses à des questionnaires pour déterminer le statut de résidence.

Cas d’utilisation

Les postulants et les étudiants soumettent des questionnaires relatifs au statut de résidence pendant l’admission et l’accueil et l’intégration.

RPermet d'examiner les informations pertinentes telles que la citoyenneté et de déterminer le statut de résidence d'un étudiant. Vous pouvez également créer des mappages et des calculs de résidence pour déterminer la résidence sans révision.

EPermettre aux étudiants de lancer un changement à leur statut de résidence ou de le faire pour eux.

Vous et les étudiants afficher statut de résidence.

UMettre à jour le statut de résidence d’un étudiant.

Ules déterminations de résidence pour prendre des décisions financières telles que l’aide financière, les frais de scolarité, le logement et d’autres coûts à l’intérieur ou à l’extérieur de l’État.

CCréer des rapports en utilisant des champs de rapport à partir des réponses des questionnaires. Vous exécutez des rapports pour déterminer si les étudiants sont dans l'État
ou non-résidents
.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quels critères votre établissement utilise-t-il pour déterminer le statut de résidence d’un étudiant?	Vous pouvez créer des questionnaires pour vous aider à recueillir les renseignements et les pièces justificatives dont vous aurez besoin pour déterminer la résidence. Vous pouvez créer des questionnaires différents pour des populations différentes. Pour déterminer la résidence, tenez compte des éléments suivants : Vous questionnedoivent demander. Smettant à jour la documentation ont besoin de. Vous peut créere questions liées à la résidence pour un répertoire, puis nouse les dans votre questionnaire. Oou peut également créer les questions à partir du questionnaire lui-même. Vous pouvez inclure plusieurs types de questions et utiliser logique de branchement pour le suivi-des questions selon la façon dont les répondants répondent.
Comment voulez-vous fournir le questionnaire aux postulants?	Vous pouvez fournir le questionnaire relatif à la résidence des postulants sur le site externe de gestion étudiante, ou de façon ponctuelle à un étudiant ou à un postulant individuel. Pour le fournir sur le site externe, créer le Configurer un questionnaire étape du processus de gestion de résidence. Vous pouvez également configurer le processus de gestion de résidence pour qu’il soit lancé à partir d’autres processus de gestion. Exemple : Jelancez le processus de gestion de résidence pour envoyer le questionnaire à partir de l’ événement de création de demande d’admission d’un étudiant lorsque les candidats potentiels soumettent des candidatures.
Envisagez-vous d’envoyer des questionnaires différents selon des conditions précises?	Urègles de conditions pour l'envoi de questionnaires différents à différentes populations de postulants. Exemple : Vous souhaitez envoyer des questionnaires à mpersonnel militaire qui sont des résidents de l’État, mais qui sont affectés à une autre base. Vous pouvez également créer des champs calculés pour utiliser les réponses à un questionnaire afin d’envoyer un autre questionnaire.
Quels motifs de résidence votre établissement utilise-t-il?	Le statut de résidence est prédéfini par Workday. Seul un étudiant ayant le statut de Résident est admissible à un escompte de frais de scolarité. CDate de résidence : Motifs de résidence pour déterminer le statut de résidence.
Voulez-vous afficher l'historique de résidence d'un étudiant?	Ajoutez le rapport Résidence au groupe de profil Renseignements personnels du profil de l’étudiant. Le rapport Historique de résidence est mis à jour à chaque exécution du processus de gestion, trié par la date d'effet la plus récente. L’affichage de l’historique vous permet de résoudre les problèmes liés à la résidence, si nécessaire.
Quelles autres informations relatives au statut de résidence voulez-vous afficher dans votre profil d’étudiant? Voulez-vous que les pièces jointes aux documents soumis par le questionnaire s’affichent dans le profil de l’étudiant?	Vous ne pouvez pas afficher les documents ou les pièces jointes sans un accès approprié. Vous pouvez limiter l’accès pour ajouter, modifier et supprimer des documents. Vous pouvez également limiter l’accès à la catégorie de documents. CConfigurez la fonctionnalité Documents d’étudiants pour afficher les documents de l’étudiant dans le profil de l’étudiant. Vous pouvez activer les pièces jointes soumises par le questionnaire pour qu’elles s’affichent dans le rapport Documents du profil d’un étudiant. Les pièces jointes s’affichent une fois l’ événement lié à la résidence des étudiants terminé.
Qui peut lancer un changement de résidence? Allez-vous permettre aux étudiants de lancer un changement de statut de résidence à l’aide du libre-service?	Les étudiants peuvent demander une modification de leur statut de résidence au moyen du libre-service. Les administrateurs peuvent également demander un changement du statut de résidence de l’étudiant.
Voulez-vous activer les mises à jour de statut de résidence sans envoyer de questionnaire?	CConfigurez la tâche Mettre à jour le statut de résidence des étudiants à titre d’action de lancement dans le processus de gestion Événement lié au statut de résidence des étudiants . À l’aide de cette tâche, vous pouvez configurer le processus de gestion sans demander de contrôle de la résidence. Définissez des règles de conditions pour que la tâche s’exécute sans être acheminée à l’étudiant.
Qui peut consulter le statut de résidence des étudiants? Permettrez-vous à l'étudiants pour afficher leur statut de résidence?	Si le statut de résidence n’est pas pertinent dans votre établissement, masquez le statut à l'étudiant dans le profil de ce dernier. Vous pouvez Permet d’accéder au statut de l’étudiant à partir d’un lien cliquable.
Quelles données devez-vous enregistrer dans le cadre de votre décision en matière de résidence?	Workday offre une grande variété de options dans les tâches liées à la résidence. Pour simplifier le processus d’évaluation, vous pouvez masquer les champs dont vous n’avez pas besoin pour demeurer dans votre établissement. Exemple : les détails sur la résidence peuvent seulement être pertinents pour un collège universitaire.
Quand voulez-vous vérifier la résidence?	Vous pouvez ajouter les processus de gestion et les tâches liés à la résidence à n’importe quel processus de gestion pour lequel vous souhaitez lancer une évaluation de la résidence. Exemple : Al’ajoutez aux processus de gestion Accueil et intégration des étudiants et Pourcentage de l’inscription des étudiants à titre de sécurité si la détermination de la résidence est en attente.
Qui passe en revue les réponses relatives à la résidence et la documentation dans votre établissement?	Vous pouvez désigner une personne autorisée à réviser le statut de résidence. Workday n’informe pas automatiquement les responsables de la révision lorsque les candidats soumettent leurs questionnaires et leurs pièces justificatives. Pour obtenir la liste des étudiants en attente de la détermination de leur statut de résidence, exécuter le rapport Étudiants en attente d'une évaluation de la résidence . Voulez-vous effectuer une évaluation manuelle ou automatiser le processus pour déterminer le statut de résidence sans évaluation manuelle?
Voulez-vous que Workday fasse une détermination initiale de résidence?	Vous pouvez créer des mappages de calculs de résidence pour automatiser la détermination du statut de résidence. Décidez de la façon dont vous mappez les champs pour qu’ils correspondent aux combinaisons de motifs de résidence de votre établissement. Déterminer quelle tâche de calcul que vous utiliserez pour calculer et déterminer la résidence. Envisagez-vous d’utiliser un score agrégé en fonction des réponses au questionnaire? Ou allez-vous procéder à une évaluation en fonction de champs de rapport dans les objets de gestion Étudiant et Événement lié à la résidence des étudiants? Vous pouvez configurer le service d’évaluation de la résidence dans le processus de gestion de la résidence à l’aide de votre mappage et de vos calculs.
Qui approuve et détermine la résidence? Qui approuvera les demandes de changement du statut de résidence?	pour acheminer les approbations, configurez l' événement lié à la résidence des étudiants et les autres processus de gestion.

Recommandations

Accéder à la tâche

Rechercher des questions

rapport afin d'éviter les redondances avant la création de questions.

Groupe aux questions similaires en affectant des marqueurs.

Ajoutez l’étape d’action Événement lié à la résidence des étudiants
, qui définit la résidence de l’étudiant, après le Remplir le questionnaire
étape dans les processus de gestion.

Quand à l’aide de mappages de statuts de résidence, dDéterminez quels champs et quels réponses au questionnaire entraînent des statuts de résidence correspondants.

Quand vous créere un calcul à l’aide de champs de rapport, configurez le champ de rapport

Score total du questionnaire

dans l’objet de gestion Student Reexisted Event
. Assurez-vous que votre calcul évalue un étudiant ou un postulant pour le statut de résidence approprié.

Si vous ne voulez pas réviser manuellement le statut de résidence, cen retirant Changer le statut de résidence des étudiants
étape d'action. Vous pouvez également conserver l'étape d'action et configurer une règle de conditions à acheminer vers l'étape d'action pour une évaluation manuelle. quand les calculs et les mappages affichent un statut de résidence non déterminé
.

Configurez la tâche

Mettre à jour le statut de résidence des étudiants

dans le processus de gestion Événement lié au statut de résidence des étudiants
. Définissez des règles de conditions de sorte que le processus de gestion omette des étapes lorsque l'action de lancement est

Mettre à jour le statut de résidence des étudiants

. Utilisez la tâche

Mettre à jour le statut de résidence des étudiants

pour mettre à jour le statut de résidence d’un étudiant sans acheminer un questionnaire à l’étudiant.

Utilisez des règles de conditions pour vous assurer que le statut de résidence n’est pas en blanc. Exemple : Udéfinissez la règle de conditions pour les étudiants étrangers dans le processus de gestion Accueil et intégration des étudiants
.

Ajoutez le rapport

Résidence

au groupe de profil Renseignements

personnels

d’un profil d’étudiant afin que vous puissiez afficher tous les changements liés au statut de résidence d'un étudiant.

Ajoutez le champ de rapport

Action de lancement

aux rapports personnalisés et aux règles de conditions, afin de réviser l’action de lancement pour chaque événement lié à la résidence. Vous pouvez afficher tous les changements de résidence, pas seulement ceux qui doivent être révisés.

Utilisez la sécurité fondée sur des segments pour limiter les personnes autorisées à consulter les documents relatifs au statut de résidence confidentiels et les réponses aux questionnaires.

Exigences

Sur le site Web du candidat externe :

Configurez et publiez le site d’étudiant externe.

Fournir compte externes pour postulants.

Créer des types de documents pour les catégories de résidence dont vous avez besoin.

Fournir un soutien pour les types de fichiers obligatoires.

Sélectionnez Étudiant pour lui-même
et Étudiant potentiel pour lui-même
comme

groupes

lorsque vous incluez Remplir le questionnaire
étape d’un processus de gestion. Ceci Permet aux étudiants ayant un compte Workday et aux postulants ayant un compte externe de remplir le questionnaire.

Dans Workday :

Définir la

date d'effet

du statut de résidence à mettre en correspondance le premier jour de la période universitaire. Pour les frais de scolarité ou l'aide financière, la date d'effet du statut de résidence doit être identique ou antérieure à la première date de la période universitaire.

Configurez les tâches pour la mise à jour des types de documents des étudiants.

Mapper des pièces jointes aux types de documents d'étudiants dans le questionnaire. La tâche du questionnaire de document enregistreres pièces jointes relatives à la résidence dans le questionnaire en tant que documents d’étudiants dans Workday.

Limites

Aucune incidence.

Configuration du locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Manage: Student Résidence dans le domaine fonctionnel Student Core	Permet de définir la résidence d'un étudiant à l'aide des résultats du questionnaire et de passer en revue les rapports sur la résidence.
Self-Service: Student Résidence dans le domaine fonctionnel Student Core	Permet aux étudiants d'afficher leur propre statut de résidence.
Domaine Set Up: External Site Student Résidence dans le domaine fonctionnel Academic Foundation	Permet vous permet d'afficher les questionnaires relatifs à la résidence sur la page d'arrivée de l'étudiant externe.
Set Up: Student Documents dans le domaine fonctionnel Student Core	Permet de configurer les documents des étudiants. Vous pouvez utiliser la sécurité fondée sur des segments pour limiter l’accès aux catégories de documents.
Définir la résidence des étudiants dans le domaine fonctionnel Student Core	Permet de créer, de modifier et d'afficher: les mappages de la résidence. motifs de résidence.
Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System : Questionnaire Creation and Distribution Résultats de questionnaire	La Création et distribution de questionnaires domaine eActiver à vous de créer et de mettre à jour des questionnaires. Le domaine Questionnaire Results vous permet d’afficher les réponses et les résultats d’enquête. Vous pouvez utiliser la sécurité fondée sur des segments pour limiter l’accès aux questionnaires et aux réponses.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de création de demande d'admission d'un étudiant	Vous permet de lancer la révision du statut de résidence lorsque l’étudiant potentiel soumet une demande. Vous pouvez également créer des règles conditionnelles pour les postulants et les étudiants qui n’ont pas effectué d’évaluation du statut de résidence.
Créer un compte externe pour une demande d'admission	Crée un compte pour les postulants.
Événement d'accueil et d'intégration d'étudiants	Evous permet de: Configurez des règles de conditions pour réviser la résidence des étudiants inscrits. Lancez une évaluation de la résidence si l’étudiant n’en a pas terminé une ou n’a pas de statut de résidence.
Événement lié à la résidence des étudiants	Vous permet de configurer un processus de révision du statut de résidence pour permettre aux postulants et aux étudiants de soumettre des questionnaires et des pièces jointes. Oou peut également configurer la Évaluer le statut de résidence des étudiants étape de service dans le processus de gestion. Utilisez cette étape de service pour configurer un service d’événement pour les évaluations du statut de résidence. Workday calcule et détermine la résidence en fonction des mappages de résidence et des calculs que vous configurez. Vous pouvez également configurer la tâche Mettre à jour le statut de résidence des étudiants dans le processus de gestion comme action de lancement. Vous pouvez utiliser des règles de conditions pour mettre à jour le statut de résidence d’un étudiant sans l’étape de questionnaire.

Production de rapports

UConsultez les rapports suivants pour passer en revue et afficher le statut de résidence :

Étudiants en attente d'une évaluation de leur statut de résidence

Afficher un statut de résidence

Afficher l'historique de résidence des étudiants

Utiliser les

événements liés à la résidence des étudiants

rapport Une source de données pour créer des rapports personnalisés sur les événements liés à la résidence.

Utilisez le champ de rapport

Action de lancement

dans le processus de gestion Événement lié à la résidence des étudiants
pour : créer des rapports personnalisés pour afficher l’action de lancement pour chaque événement lié au statut de résidence.

Intégrations

Service Web	Éléments à prendre en compte
Ajouter un document d'étudiant	Crée un nouveau sétudiant ddocument pour un étudiant.
Modifier un document d'étudiant	Met à jour un élément existant sétudiant davec l'information contenue dans la demande.
Obtenir les documents d'étudiants	Récupère toutes les sétudiant dtransactions associées à un étudiant.
Obtenir les résidences des étudiants	Récupère les informations relatives au statut de résidence des étudiants avec date d’effet, y compris : sétudiant ddocuments qui prennent en charge la résidence.
Soumettre la résidence des étudiants	Crée ou met à jour les informations relatives à la résidence avec date d’effet pour un étudiant.

Connexions et interactions

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Admission	Le questionnaire relatif à la résidence et les pièces justificatives fournissent les éléments suivants : informations Obligatoire pour déterminer le statut de résidence pendant le processus d'admission.
Aide financière	Les ensembles de règles et les ensembles de règles d’aide financière utilisent les champs d’information sur la résidence pour calculer les coûts de l’aide financière et des frais de scolarité.

Setup Considerations: Business Processes