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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-09-08
Étapes : définir les données des étudiants

Étapes : définir les données des étudiants

Configurez Workday pour les renseignements personnels et les coordonnées des étudiants, y compris les profils d’étudiants. Dans Workday, vous devez commencer par configurer les données des étudiants de la même manière que vous configureriez les données d’une personne. Vous configurez ensuite des tâches, des processus de gestion et des domaines propres aux administrateurs d’étudiants et aux utilisateurs étudiants.
Cette rubrique fournit un aperçu aux administrateurs configurant Workday Student. La rubrique vous présente certaines des configurations propres aux étudiants dans le cadre de la définition des renseignements personnels dans Workday. Si vous utilisez HCM, assurez-vous que cela n’a aucune incidence sur les configurations existantes pour la gestion des renseignements personnels lorsque vous configurez un étudiant.
  1. Accédez à la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Internationalisation
    .
    Configurez les renseignements personnels à l’échelle du locataire. Voir Étapes : définir les champs de renseignements personnels.
  2. Configurez les renseignements personnels et les politiques de sécurité rattachées pour le type d’étudiant.
  3. Accédez à la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Étudiant
     .
    Configurez les paramètres à l’échelle du locataire Étudiant. Voir Référence : Modifier la configuration du locataire - Étudiant.
  4. Configurez les renseignements personnels et les paramètres de localisation.
    Workday considère les étudiants comme un type de personne Travailleur. Configurez les paramètres de localisation des étudiants pour le type de personne Travailleur.
  5. (Facultatif) Accédez au rapport Mettre à jour les
    choix d’utilisation de fonctions
     .
    Activez la fonction
    Correction de la sécurité des segments pour plusieurs types de personnes
     .
    Lorsque vous choisissez d’utiliser la fonction, Workday affiche les données personnelles des étudiants travailleurs pour les membres d’un groupe de sécurité fondé sur des segments avec accès au segment étudiant-travailleur.
    Sécurité : domaine
    Set Up: System
     dans le domaine fonctionnel System.
  6. Définissez la sécurité segmentée pour accéder aux données personnelles d’un étudiant. L’accès de sécurité fondé sur des segments permet d’afficher ces données dans le profil équivalent. Exemple : lorsque vous avez accès aux segments Étudiants et Étudiants potentiels, mais pas au segment Travailleurs, vous ne pouvez voir les données personnelles que dans les profils d’étudiants et de candidats potentiels.
  7. Définissez la sécurité fondée sur des règles pour accorder aux étudiants l’accès de sécurité en fonction de certains critères, comme le statut actif, l’adhésion à une cohorte, le statut d’obtention du diplôme et l’établissement. Exemple : vous pouvez créer un groupe de sécurité qui permet uniquement aux étudiants du Collège des lettres et des sciences de demander un changement à leur major.
  8. Configurez le processus de gestion
    Changement des renseignements personnels
     pour permettre aux administrateurs et aux étudiants de mettre à jour les renseignements personnels.
    Ce processus de gestion vous permet de gérer les changements apportés aux données personnelles, notamment :
    • Identification comme Autochtone
    • Statut au regard de la citoyenneté
    • Date de naissance
    • Handicaps
    • Origine ethnique
    • Sexe et identités de genre
    • État matrimonial
    • Service militaire
    • Pronoms
    • Religion
    • Orientations sexuelles
  9. Configurez les domaines de données personnelles dans le domaine fonctionnel Student Core.
    Configurez :
    • Domaines Student Data afin de gérer les renseignements personnels propres aux étudiants.
    • Domaines en libre-service pour permettre aux étudiants d’ajouter ou de mettre à jour leurs propres renseignements personnels.
    Ajoutez des étudiants à la politique de sécurité de domaine pour leur permettre de voir et de modifier les tâches et les rapports rattachés à ces domaines aux fins de sécurité.
  10. Configurez les noms.
    Pour permettre aux administrateurs d’étudiants et aux étudiants d’ajouter ou de mettre à jour leurs propres données, configurez les domaines et processus de gestion suivants pour :
    • Domaines
      Person Data: Names
       et
      Self Service: Names
       .
    • Domaines
      Person Data: Name Pronunciation
       et
      Self-Service: Name Pronunciation
       .
    • Domaines
      Person Data: Preferred Names
       et
      Self Service: Preferred Names
       .
    • Domaines
      Person Data: Legal Names
       et
      Self Service: Legal Names
       .
    • Les processus de gestion Événement de
      changement du nom légal et Événement
       de changement du
      nom
       d’usage.
  11. Configurez les identifiants.
    Configurez les domaines Person pour les données personnelles. Si vous souhaitez que les étudiants mettent à jour leurs propres données personnelles, configurez les domaines correspondants en libre-service. Exemple :
    • Person Data: Passports and Visas
       et
      Self-Service: Passports and Visas.
    • Person Data: Government IDs
       et
      Self-Service: Government IDs.
    Configurez les processus de gestion Identifiant de personne pour permettre les mises à jour des données des étudiants. Exemple : Changement des
    passeports et des visas
    ,
    Modifier les identifiants gouvernementaux
    ,
    Modifier les données sur les identifiants
    ,
    Modifier les autres identifiants
    ,
    Modifier les permis
    .
  12. Configurez les coordonnées des étudiants.
    Configurer les adresses et les contacts téléphoniques, y compris les contacts institutionnels.
    Pour permettre un changement aux coordonnées de domicile, de travail et d’institution, configurez les processus de gestion suivants :
    • Événement de changement de coordonnées de domicile
    • Événement de changement de coordonnées de travail
    • Événement de changement de coordonnées institutionnels
    Configurez les domaines de coordonnées pour les administrateurs d’étudiants et les étudiants, si vous souhaitez qu’ils mettent à jour leurs propres coordonnées. Exemple :
    Person Data: Home Contact Information
     et
    Self-Service: Home Contact Information
    .
  13. Configurez les renseignements du profil d’étudiant.
    Vous avez la possibilité de configurer des profils d’étudiants pour les tâches suivantes avec du contenu prédéfini par Workday :
    • Configurer un récapitulatif de profil
    • Configurer un profil
    • Configurer un groupe de profil
    Vous pouvez également ajouter un rapport personnalisé à un profil d’étudiant. Voir : Exemple : ajouter un rapport personnalisé à un profil d’étudiant.
Les administrateurs des étudiants et les étudiants peuvent afficher ou créer des données, ou les deux, en fonction des besoins de votre établissement. Selon la configuration, ils peuvent également mettre à jour les données des étudiants.
Définissez d’autres informations relatives aux étudiants :
  • Répertoire des étudiants
  • Mesures d’adaptation pour les étudiants
  • Résidence d'étudiants
  • Information sur l'activité athlétique
  • Coordonnées des proches et des étudiants
  • Documents d’étudiants
  • Données sur les étudiants internationaux
Vous pouvez autoriser les étudiants à mettre à jour leurs propres informations en configurant les tâches en libre-service autorisées pour le groupe de sécurité
Étudiant
 pour lui-même dans les processus de gestion. Exemple : dans le processus de
gestion Événement
 d’accueil et d’intégration des étudiants, pour que les étudiants puissent gérer leur répertoire personnel, configurez les éléments suivants :
  • La tâche
    Gérer mes paramètres de confidentialité
     .
  • Groupe
     de sécurité
    Étudiant pour lui-même
    .
Vous pouvez également configurer les tâches Évaluation en libre-service. Ces tâches sont disponibles en tant qu’actions autorisées dans les processus de gestion Événement d’accueil et d’intégration d’un
étudiant et Poursuivre l’événement d’accueil
 et
d’inscription
 . Exemple :
  • Réviser mes proches et ma famille
  • Réviser mes coordonnées de domicile
  • Réviser mon nom légal
  • Autorisations de révision pour ma tierce partie