Créer des cohortes d'étudiants

Définissez des cohortes d’étudiants.

Pour les cohortes fondées sur des critères, créez l’une des deux options suivantes :

Créez des rapports personnalisés avec les types de rapports Avancé
, Recherche
ou Simple
.

Une recherche enregistrée à l’aide du rapport

Rechercher des dossiers universitaires

Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Academic Advising :

Manage: Student Cohort

Manage: Student Cohortes in Collections

Vous pouvez créer :

Générations manuelles, dont vous ajoutez et mettez à jour les membres manuellement.

Générations fondées sur des critères, dont vous pouvez désigner et mettre à jour les membres automatiquement.

Les recouvrements de cohortes en fonction des types de cohortes. Vous pouvez ensuite affecter des rôles aux recouvrements de cohortes pour permettre à d’autres administrateurs de créer, de mettre à jour et d’afficher les cohortes auxquelles ils ont accès.

Déterminez le type de cohorte que vous souhaitez créer. Une fois que vous avez créé la cohorte, vous ne pouvez plus changer son type.

Accédez à l’une des tâches suivantes :

Créer une cohorte d'étudiants

Sécurité : domaine Manage: Student Cohort
dans le domaine fonctionnel Academic Advising.

Créer une cohorte d'étudiants pour le recouvrement

Sécurité : domaine Manage: Student Cohorts in Collections
dans le domaine fonctionnel Academic Advising.

Si un administrateur ayant un rôle dans une entité universitaire a également un rôle dans un recouvrement, la tâche qu’il utilise n’a pas d’importance. Les administrateurs ayant des rôles dans les ensembles de cohortes, mais pas dans l'entité universitaire, peuvent utiliser l’option

Créer une cohorte d’étudiants pour le recouvrement

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Entité universitaire	Vous pouvez créer des cohortes pour les entités universitaires auxquelles vous avez accès. Contrôle qui peut accéder à la cohorte.
Niveau universitaire	En plus de l' entité universitaire , ce domaine contrôle qui peut accéder à la cohorte.
Type de cohorte	Affiche les types de cohorte que vous avez créés pour l'établissement dans la tâche Mettre à jour les types de cohorte d’étudiants . Le champ Recouvrement de la tâche Créer une cohorte d’étudiants est rempli si les types de cohortes font déjà partie d’une collecte.
Collection	Dans la tâche Créer une cohorte d’étudiants , les recouvrements associés au type de cohorte s’affichent automatiquement. Dans la tâche Create Student Cohort for Collection , sélectionnez un recouvrement. Vous pouvez sélectionner un recouvrement pour définir le type de cohorte à affecter au recouvrement. Vous ne pouvez créer un recouvrement que si vous avez accès au domaine Set Up: Student Cohort dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
Évaluer la sécurité par cohorte	Sélectionnez cette option pour limiter l’accès de l’administrateur aux seuls destinataires de l’affectation de rôle dans la cohorte. Exemple : vous souhaitez limiter la visibilité d’une cohorte privée pour le suivi des populations d’étudiants sensibles à leur seul conseiller. Vous pouvez affecter un rôle directement dans une cohorte. Les destinataires de l'affectation de rôles d'une collection de cohortes d'étudiants peuvent hériter de l'accès à une cohorte au sein de la collection. Si cette case n’est pas cochée, tous les destinataires de l’affectation de rôles au sein de la même entité universitaire que la cohorte disposent d’autorisations pour la cohorte peuvent quand même accéder à la cohorte.

Pour une cohorte manuelle, cliquez sur

Pour créer une cohorte fondée sur des critères, sélectionnez

Critères fondés sur

Utilisez une recherche enregistrée ou un rapport personnalisé pour définir les critères d’adhésion des membres.

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Utilisateur pour l’exécution	Par défaut, Workday affiche l’utilisateur qui crée la cohorte. Vous pouvez utiliser la tâche Edit Student Cohort Run As User (rattachée au domaine Manage: Student Cohort Run as User aux fins de sécurité) pour changer l’utilisateur par défaut. Vous pouvez choisir de l’exécuter en tant que travailleur ou en tant qu’utilisateur du système intégré (ISU) dans Workday. Exemple : modifiez la valeur Utilisateur pour l’exécution lorsque l’utilisateur par défaut quitte l’établissement. Le travailleur ou le compte ISU doit avoir accès à la source de données du rapport personnalisé sélectionné, le cas échéant.
Mettre à jour l'adhésion automatiquement	Indiquez si vous souhaitez mettre à jour la cohorte automatiquement ou non. Workday exécute une tâche toutes les nuits pour mettre à jour la cohorte automatiquement. Vous pouvez utiliser la tâche Configure Student Cohort Update Job (rattachée au domaine Manage: Configure Student Cohort Update Job aux fins de sécurité) pour interrompre les mises à jour automatiques hebdomadaires pour des raisons de performance.
Mettre à jour automatiquement la période universitaire de fin	Configurez Workday pour arrêter les mises à jour automatiques à la fin d’une période universitaire.

Workday rend les cohortes et les recouvrements de cohortes disponibles dans les rapports

Find Student Cohorts

View Student Cohort Collection

Workday met à jour l’accès des destinataires de l’affectation des rôles de la cohorte.

Pour les utilisateurs affectés à des cohortes, les autorisations de sécurité que vous accordez à leurs rôles s’appliquent uniquement aux dossiers universitaires actuellement dans la cohorte.

Pour les utilisateurs affectés aux recouvrements de cohortes, les autorisations de sécurité que vous accordez à leurs rôles s’appliquent à toutes les cohortes de cette collecte, indépendamment de l’entité universitaire.

Affecter des rôles aux cohortes et aux recouvrements de cohortes que vous créez. Sélectionnez

Rôles

Affecter des rôles

dans le menu des actions connexes d’une cohorte d’étudiants ou d’un ensemble de cohortes.

Pour modifier une cohorte ou un ensemble, sélectionnez

Cohorte d’étudiants

Modifier

dans le menu des actions connexes d’une cohorte d’étudiant ou d’un ensemble de cohortes.

Gérer l'adhésion aux cohortes d'étudiants.

Définissez un groupe de sécurité fondé sur des rôles pour gérer les membres des recouvrements de cohortes.

Désactiver les cohortes d'étudiants

Exemple : créer des rapports personnalisés pour des cohortes fondées sur des critères