Concept : instantanés des dossiers d’aide financière et statuts de chargement des PSC
Lorsque vous mettez à jour le dossier universitaire d’un étudiant, Workday stocke un instantané pour cette date d’effet afin que vous puissiez consulter l’historique des changements. Si plusieurs changements prennent effet à la même date, Workday utilise le changement le plus actuel comme instantané du dossier d’aide financière.
Workday utilise les instantanés pour calculer le statut de chargement du programme d’études d’un étudiant à tout moment. Les statuts de chargement POS incluent les unités pour certains cours seulement, plutôt que tout ce pour lequel l’étudiant s’est inscrit. Pour déterminer les cours à inclure dans les calculs du statut de chargement POS, Workday utilise les références suivantes :
- Le paramètreConfiguration du statut de la charge par défaut (POS)dans la politique sur les programmes d’aide financière aux étudiants pour le programme d’études principal dans le dossier de déclaration de l’étudiant.
- Tous les programmes d’études que vous précisez manuellement à l’aide du rapportReview Programs of Study for Load Status.
Lorsque vous apportez des changements qui ont une incidence sur le dossier d’étudiant ou le dossier universitaire d’un étudiant, Workday recalcule parfois automatiquement le statut de chargement de ce dernier. À d’autres moments, vous devez réviser manuellement les programmes d’études à inclure dans le statut de chargement POS avant que Workday puisse le recalculer.
Workday bloque le
statut de la charge
des étudiants jusqu’à ce que vous ayez la possibilité de consulter les programmes d’études qui constituent leur statut de charge pour le POS. Vous pouvez désactiver le blocage du statut de la charge
, au besoin. Voir Gérer la configuration de blocage du statut de la charge pour les programmes d'études.Lorsque Workday nécessite une évaluation manuelle
Vous devez toujours réviser manuellement les programmes d’études qui constituent le statut de charge POS d’un étudiant lorsque vous exécutez les processus de gestion suivants :
- Événement de changement de l'enregistrement de déclaration des étudiants
- Événement de modification du statut de programme d'études d'un étudiant
Vous devez également vérifier manuellement le statut du chargement aux fins de la gestion de la trésorerie dans Workday lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :
- Un étudiant s’inscrit ou l’un des processus de gestion suivants est terminé pour lui :
- Ajouter un événement lié à un programme d'études
- Événement de changement de programme d'études principal
- Événement de confirmation de l'achèvement d'un programme
- Événement de retrait d'un programme d'études
- Demander une absence
- Événement de retrait de demande d'admission d'un étudiant
- Il existe un instantané en vigueur après celui que vous avez créé :
- A plus d’un programme d’études.
- N’est pas en cours de mise à jour. Un instantané futur est mis à jour s’il a lieu à la même date que l’instantané que vous avez créé.
- L’étudiant est inscrit à plus d’un programme d’études et l’une des conditions suivantes est remplie :
- L’étudiant a désormais un programme d’études dans n’importe quel enregistrement avec un niveau de justificatif différent de celui du programme d’études principal de l’enregistrement déclarant.
- Le programme d’études principal dans l’enregistrement de déclaration n’est pas admissible au titre TV, mais l’étudiant a également un autre programme d’études dans n’importe quel enregistrement qui est admissible au titre TV.
- Le programme d’études principal de l’enregistrement déclarant est inactif, mais l’étudiant a un autre programme d’études actif dans n’importe quel enregistrement. Workday considère un programme d’études actif pour l’aide financière lorsqu’il a l’un des statuts suivants :
- En cours
- Immatriculé
- Finalisation en attente