Concept : définir l’aide financière
Vous pouvez regrouper un étudiant avec une aide financière pour plusieurs périodes universitaires au cours d’une année d’attribution d’aide financière. Workday crée un ensemble d’aide financière par période universitaire pour un étudiant. Chaque ensemble d’aide financière contient au moins une source d’attribution ou de paiement, comme le contrat d’un organisme subventionnaire, la renonciation ou la bourse privée.
Traitement des attributions
Lors du traitement des attributions dans un ensemble d’aide financière, Workday tient compte de détails tels que l’indice d’aide aux étudiants, le besoin non satisfait et le coût de fréquentation non satisfait de l’étudiant. Workday prend en compte le besoin d’aide financière de l’étudiant ainsi que les éléments suivants :
- Les modifications manuelles que vous apportez à une attribution. Exemple : vous verrouillez l’attribution sur le rapportAide financière totale.
- Type d’attribution. Exemple : l’attribution est une attribution externe ou une source de paiement qui a une incidence sur le besoin d’aide financière.
- La méthode liée au besoin de l’article d’attribution. Exemple : vous configurez un article d’attribution avec une méthode de besoin deremplacement EAC/SAI.
- La stratégie des ensembles d’attributions. Exemple : vous n’incluez pas l’attribution dans une stratégie d’emballage ou vous la placez en dernier dans votre stratégie.
Workday traite les valeurs SAI négatives comme étant égales à zéro lors du calcul du besoin.
Workday traite les attributions dans cet ordre, ce qui réduit le besoin non satisfait et le coût des absences de l’étudiant avec :
- Les attributions verrouillées manuellement qui ne font pas partie d’une stratégie d’emballage, y compris PLUS et les autres attributions de prêts.
- Les attributions externes qui ne font pas partie d’une stratégie d’emballage.
- Les sources de paiement avec aide financière doivent avoir une incidence, comme les contrats d’organismes subventionnaires, les exonérations de frais et les bourses privées
- Les attributions selon une stratégie d’emballage, y compris les attributions verrouillées. Workday traite ces attributions dans l’ordre que vous précisez.
- Les attributions de prêts PLUS qui ne font pas partie d’une stratégie d’emballage.
- Les attributions de prêts de remplacement qui ne font pas partie d’une stratégie d’emballage.
Périodes des niveaux d'emballage
Une période de regroupement détermine les périodes universitaires auxquelles Workday applique la SAI de l’étudiant pendant la tâche de regroupement. Workday utilise le montant de l’assurance-chômage une fois par période d’emballage. Vous pouvez configurer plusieurs périodes d’emballage par année d’attribution, ce qui vous permet d’utiliser l’entité juridique unique plusieurs fois au cours d’une année d’attribution. Exemples :
- Vous regroupez un étudiant une fois pour l’automne et le été et une deuxième fois pour l’été uniquement. Par conséquent, l’étudiant aura deux périodes d’emballage au cours de l’année d’attribution. Workday utilisera les SAI une fois en totalité pour la période d’emballage d’automne et de été, et de nouveau en totalité pour la période d’emballage estimative uniquement.
- Pour l’année d’attribution 2024-2025, un étudiant BBAY 1 a deux périodes d’emballage : une pour l’été et l’automne 2024 et une pour le printemps et l’été 2025.
Vous pouvez déterminer les périodes universitaires contenant une période de regroupement en accédant à l’onglet
Détails de la période
du plan de présence d’un étudiant. Une période universitaire dont la valeur Début de la période d’emballage
est Oui
est la première période universitaire de la période d’emballage. Workday traite les périodes à partir de cette période jusqu’à la période suivante qui affiche une valeur Oui
comme une seule période d’emballage.
Au cours de la tâche de mise en paquet, Workday ignore les périodes universitaires et ne les met pas en paquet dans une période de mise en paquet qui n’est pas admissible à un paquet. Exemple : une période universitaire pour laquelle l’étudiant n’a pas d’inscription projetée ou réelle.
Il peut y avoir une incohérence entre les périodes universitaires d’une période de regroupement, telles que configurées dans le plan de présence, et celles que Workday peut conditionner avec succès au besoin.
Vous pouvez également utiliser le champ de rapport
Périodes universitaires de la période d’emballage
pour renvoyer les périodes universitaires qui constituent la période d’emballage contenant un enregistrement de période d’aide financière donné.Vous pouvez mettre à jour la valeur
de début de la période d’emballage
pour les périodes universitaires commençant par l’année d’attribution 2024-2025 en sélectionnant :
- Changer le début de la période d’emballageà partir du menu des actions connexes d’un FAPR.
- Changez le début des périodes des ensembles d’aide financièredans le rapportRun Student Financial Aid Processes by Period.
Le fait de changer des périodes d’emballage après que Workday a inclus un étudiant peut avoir une incidence sur les calculs des besoins en matière d’aide financière et sur l’admissibilité aux attributions. Workday n’ajuste pas les montants des attributions verrouillées même si l’admissibilité de l’étudiant change, ce qui pourrait également avoir une incidence sur les attributions aux étudiants et les périodes de prêt. Nous vous recommandons de regrouper toutes les périodes universitaires concernées et de réviser l’aide verrouillée après avoir modifié le début d’une période de regroupement.
Workday définit la valeur
Oui
pour la valeur Début de la période d’emballage
pour la première période universitaire d’une nouvelle séquence d’années universitaires ou d’un groupe de niveaux de rémunération. Vous ne pouvez pas remplacer cette valeur. Vous ne pouvez pas non plus changer la valeur de Début de la période d’emballage
pour les postulants étudiants.Que fait un ensemble d'attributions
Lorsque vous offrez un ensemble d’aide financière, Workday :
- Indique :
- Les étudiants qui correspondent à vos critères de sélection.
- La stratégie d’attribution pour chaque étudiant en fonction de son entité universitaire et de son niveau, ou de son programme d’études.
- Toute blocage empêchant l'emballage.
- Détermine :
- Les périodes universitaires à conditionner en fonction des éléments suivants :
- L’inscription projetée ou l’inscription réelle en fonction de la datede début de l’utilisation réelle de l’inscription.
- Plan de présence pour l’aide financière.
- L’année d’attribution d’aide financière et les types de périodes universitaires pour lesquels vous exécutez le processus d’emballage.
- Les attributions à traiter, y compris les attributions externes.
- Évalue l’admissibilité d’un étudiant à chaque attribution, notamment s’il :
- Vous devez disposer d’un coût de fréquentation pour les ensembles de règles de besoin et les attributions fondées sur la rémunération au mérite qui exigent du coût de fréquentation.
- Vous devez avoir un ISIR actif avec un niveau correspondant au niveau de rémunération globale de l’étudiant, pour les ensembles d’aide financière uniquement.
- Répondre aux critères d’admissibilité de l’attribution.
- Passer d’un programme de premier cycle à un programme d’études supérieures au cours de l’année d’attribution.
- Calcule :
- Le montant de l’attribution à l’étudiant, en respectant les exonérations, les limites et la configuration des ensembles d’aide financière.
- Les montants et dates de décaissements prévus, selon le calendrier de décaissement et les règles de calendrier.
- Définit le statut de l’attribution au statut initial de l’attribution configuré pour l’élément d’attribution.
- Affiche les décaissements prévus sur les comptes d’étudiants, en fonction de vos règles d’affichage des paiements prévus.
Réemballage
Vous pouvez exécuter le processus d’emballage aussi souvent que nécessaire. Toutefois, Workday vous recommande de ne pas exécuter les ensembles pour de gros volumes d’étudiants en dehors de l’orchestration des emplois de nuit des étudiants. Vous ne pouvez pas ajuster manuellement l’ensemble d’aide financière d’un étudiant pendant qu’une tâche d’emballage qui inclut l’étudiant est en cours.
Workday effectuera automatiquement ce qui suit :
- Réévalue l’ensemble d’aide financière existant de l’étudiant chaque fois que vous exécutez le processus d’emballage pour l’étudiant.
- Ajuste les montants de décaissements lorsqu'un montant d'attribution change et reflète les ajustements dans le compte d'étudiant. Workday ajuste également les données de création et de décaissements COD.
- Marque les étudiants pour une révision manuelle ou un réemballage quand les données ont changé en fonction de vos politiques de réaction à l’emballage. Workday signale également les étudiants pour qu’ils soient réintégrés lorsque leur blocage lié à des besoins ou à la rémunération au mérite est retiré.
Workday vous recommande de réexécuter le processus d’emballage pour :
- Remettez en paquet toutes les périodes universitaires d’un étudiant lorsqu’il reçoit un nouvel ISIR ou que ses semaines d’enseignement changent. Les changements apportés à l’ISIR ou à la preuve d’assurabilité d’un étudiant peuvent avoir une incidence sur son admissibilité à l’aide financière.
- Utiliser les mises à jour liées à la conformité prédéfinies par Workday.
- Utilisez les montants maximums et minimums de subventions Pell les plus à jour. Voir Mettre à jour les limites des subventions Pell pour les attributions à des étudiants.
- Assurez-vous de l’exactitude de vos données après avoir apporté des modifications à votre configuration des ensembles d’emballage.
Affichage des exécutions de tâche d'emballage
Vous pouvez utiliser le rapport
Rechercher des exécutions de tâches d’aide financière
pour afficher une description détaillée des exécutions de tâches sur les ensembles au cours des 30 derniers jours. Le rapport affiche des informations telles que les montants d’attribution, les étudiants non traités et les motifs d’échec des ensembles d’attributions.