Éléments à prendre en compte pour la définition : Workday Strategic Sourcing

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de Workday Strategic Sourcing (WSS). Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

WSS est une plateforme qui simplifie le processus allant du sourçage au contrat. Vous pouvez créer et gérer ce qui suit :

Projets.

Événements de sourçage.

Contrats.

Fournisseurs.

Avantages pour l’entreprise

Possibilité de voir les projets de sourçage en cours et terminés et de produire des rapports sur ces projets.

Possibilité pour les équipes de sourçage et leurs parties prenantes de bénéficier d’un processus standardisé.

Possibilité pour les parties prenantes de rester informées du statut et de la progression d’un projet.

Possibilité de comparer rapidement les prix des fournisseurs et de les informer en cas d’attribution du contrat.

Possibilité de gérer la communication et la négociation avec les fournisseurs directement dans WSS.

Possibilité d’organiser les obligations contractuelles, y compris les renouvellements, dans un référentiel centralisé.

Possibilité de contrôler les approbations avec une visibilité tout au long du processus de sourçage.

Possibilité d’organiser l’intégration des fournisseurs ainsi que la collecte et l’approbation de l’information en un seul endroit.

Possibilité d’utiliser les rapports et le répertoire des fournisseurs pour disposer d’une vue unique de toutes les activités touchant les fournisseurs.

Cas d’utilisation

Gérer les processus liés aux projets d’approvisionnement du début à la fin et collaborer avec les équipes concernées.

Automatiser les flux d’approbation des contrats et rester informé des activités de renouvellement à venir.

Recevoir des indications clés sur le fournisseur, telles que le risque, lors de l’intégration d’un fournisseur.

Recueillir des avis sur les fournisseurs auprès des parties prenantes pour favoriser l’amélioration du sourçage.

Questions à se poser

Objet	Questions	Éléments à prendre en compte
Filière	Comment voulez-vous segmenter l’accès aux projets pour tous les utilisateurs?	Vous pouvez configurer les paramètres de l’équipe pour les projets de votre filière afin d’activer différents niveaux d’accès pour : Les utilisateurs titulaires d’une licence. Les parties prenantes.
Filière/contrats	Quels types et processus de projets et de contrats votre organisation utilise-t-elle?	Vous pouvez définir des types de projets et de contrats et des jalons modélisés pour chaque type.
Filière	Quels types de projets vos parties prenantes demandent-elles?	Vous pouvez définir plusieurs types de projets disponibles pour le formulaire d’absorption ou un formulaire général correspondant à plusieurs types de demandes.
Filière/contrats	Quelles sont les données relatives aux projets et aux contrats dont vous devez effectuer le suivi et sur lesquelles vous devez produire des rapports?	Vous pouvez utiliser des champs par défaut et personnalisés pour les types de projets et de contrats que les parties prenantes et les utilisateurs titulaires d’une licence peuvent remplir.
Filière	Quel suivi des économies actuelles ou futures devez-vous effectuer?	Vous pouvez effectuer le suivi des économies réalisées sur les projets en définissant des types d’économies dans les paramètres de la société.
Contrats	Est-il indispensable pour vous que les contrats soient approuvés par d’autres parties avant la clôture?	Vous pouvez configurer les flux d’approbation pour qu’ils se produisent avant que le contrat ne devienne actif.
Sourçage	Votre équipe de sourçage utilise-t-elle aujourd’hui des modèles de demande d’information, de prix, de soumissions et de propositions pour normaliser les processus?	Vous pouvez modéliser des événements de sourçage complets, des questionnaires et des feuilles de calcul. L’utilisation de modèles pour le texte ou les questions standard posées dans l’ensemble de votre organisation dans les demandes d’information, de prix, de soumissions et de propositions permet de créer une base permettant aux gestionnaires de sourçage de définir plus rapidement leurs événements.
Sourçage	Comment les fournisseurs sont-ils informés de l’attribution ou du rejet de soumissions?	Vous pouvez définir des modèles pour les attributions et les rejets. La fonction Récapitulatif d’attribution permet d’effectuer le suivi des attributions dans Strategic Sourcing à des fins de traçabilité future.
Gestion des fournisseurs	De quelles données devez-vous effectuer le suivi dans les profils de fournisseurs?	Vous pouvez effectuer le suivi des données de vos champs personnalisés configurés dans les profils de fournisseurs et générer des rapports sur ceux-ci.
Gestion des fournisseurs	Quelles données recueillez-vous pour l’intégration initiale des fournisseurs?	Vous pouvez créer des modèles de formulaires d’intégration dans la bibliothèque de modèles pour normaliser les données que vous recueillez auprès des fournisseurs.
Gestion des fournisseurs	Quel est votre processus d’approbation pour l’intégration des fournisseurs?	Vous pouvez définir des formulaires de fournisseur pour vous assurer que les personnes appropriées évaluent et approuvent les réponses avant la finalisation.
Gestion des fournisseurs	Dans quels domaines évaluez-vous la performance des fournisseurs?	Vous pouvez créer un modèle d’évaluation de la performance pour exécuter une évaluation de la performance. Les en-têtes de section dans le modèle principal déterminent les domaines dans lesquels vous évaluez la performance des fournisseurs.
Gestion des fournisseurs	Comment procédez-vous pour faire participer le fournisseur au processus d’évaluation de la performance?	Vous pouvez choisir quels fournisseurs vous invitez à participer à une évaluation de la performance créée par vous ou votre équipe.

Recommandations

Filière et contrats: Créez au moins une équipe ayant un accès complet à tous les projets.
Limitez le nombre de champs du formulaire d’absorption pour simplifier et accélérer la soumission des données par les parties prenantes.
Vous pouvez rendre plusieurs projets et contrats disponibles dans l’absorption ou créer un seul formulaire d’absorption pour leur organisation. Pour avoir un petit nombre de champs personnalisés dans un formulaire d’absorption ou un projet, déplacez tous les champs dans Détails du projet.
Utilisez des champs conditionnels pour réduire le nombre de types de contrats et de projets nécessaires.
Limitez le nombre de projets et de contrats que les membres de l’équipe peuvent faire passer manuellement aux statuts Actif (pour les projets) et En cours (pour les contrats).
Utilisez des jalons pour indiquer les approbations qui ont lieu lorsqu’un projet a le statut Actif ou qu’un contrat est au statut En cours.
Utilisez des jalons fondés sur un modèle pour gérer les tâches dont une partie prenante, autre que le propriétaire, doit obtenir la responsabilité ou aux fins de production de rapports.
Gérez les catégories et les sous-catégories au moyen de champs personnalisés dépendants à sélection unique au lieu d’utiliser le champ de catégorie par défaut afin de faciliter la production de rapports. Le champ de catégorie par défaut ne vous oblige pas à sélectionner une sous-catégorie; d’autre part, lorsqu’un utilisateur sélectionne une sous-catégorie, le champ de catégorie ne peut pas faire l’objet d’un rapport.
Utilisez la synchronisation bidirectionnelle des parties prenantes par défaut pour les projets Strategic Sourcing, sauf s’il existe un cas d’utilisation précis nécessitant une synchronisation unidirectionnelle ou ne nécessitant aucune synchronisation.
Sourçage: Effectuez le suivi des champs personnalisés pour un événement au niveau du projet afin de garantir la disponibilité des données de sourçage pertinentes dans les rapports sur le projet.
Créez au moins un modèle d’événement que vous partagerez avec
L’ensemble de ma société
. Ce modèle fournit aux utilisateurs une base à laquelle ils peuvent apporter des modifications et des ajouts pour chacun de leurs événements.
Utilisez des sections conditionnelles et des questions obligatoires sous condition lors de la création de modèles d’événements afin de réduire la quantité d’information requise de la part des fournisseurs.
Réduisez le nombre de modèles d’événements partagés avec certains groupes de parties prenantes afin de réduire la gestion administrative.
Gestion des fournisseurs: Utilisez des sections conditionnelles et des questions obligatoires sous condition lors de la création de modèles de formulaires afin de réduire la quantité d’information requise de la part des fournisseurs.
Réduisez au minimum le nombre de questions d’un formulaire de fournisseur que vous mappez à un profil de fournisseur afin de faciliter la consultation des profils de fournisseurs.
En ce qui concerne les renseignements relatifs à l’intégration que vous remplissez en interne aujourd’hui, saisissez-les dans les champs d’un projet plutôt que dans un modèle de formulaire.
Utilisez des champs personnalisés plutôt que des marqueurs dans un profil de fournisseur. Ces champs permettent de standardiser la terminologie pour l’ensemble des fournisseurs et de mettre à jour les données à l’aide d’importateurs de données.

Exigences

Aucune incidence.

Limites

Aucune incidence.

Configuration du locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Dans le domaine fonctionnel Integration : Domaine Integration Build Domaine Integration Configure	Vous pouvez transférer des données sur le sourçage entre Workday et WSS à l’aide d’une intégration.
Domaine Security Configuration dans le domaine fonctionnel System.	Vous pouvez définir l’authentification unique pour WSS.

Processus de gestion

Aucune incidence.

Production de rapports

Rapport ou tableau de bord	Description
Aperçu de la filière	Le tableau de bord principal des projets qui récapitule vos projets et vos économies.
Tableau de bord des événements	Le tableau de bord principal des événements qui récapitule vos événements et vos dépenses.
Tableau de bord des contrats	Le tableau de bord principal des contrats qui récapitule vos contrats.
Rapports personnalisés	La page Rapports vous permet de créer des rapports en fonction des données que vous sélectionnez.

Intégrations

Type d’intégration	Description
Connecteur de fournisseurs	Permet l’intégration des fournisseurs et le transfert des données sur les fournisseurs entre WSS et Workday.
Conversion d’attributions en demandes d’approvisionnement	Automatise le processus de création de demandes d’approvisionnement dans Workday à partir d’attributions de WSS.

Connexions et interactions

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.