Éléments à prendre en compte pour la définition : fournisseurs
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des fournisseurs. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Vous pouvez configurer et gérer les fournisseurs pour l’approvisionnement en biens, services et travailleurs auxiliaires de votre organisation.
Avantages pour l’entreprise
La fonctionnalité du fournisseur offre :
- Un environnement collaboratif pour votre entreprise et ses fournisseurs.
- Des outils personnalisables pour vous aider à gérer efficacement le flux d’information, les politiques de l’organisation et les processus de gestion.
- Des analyses et des rapports pour assurer une visibilité élevée des dépenses de votre entreprise pour vous aider à prendre des décisions informelles.
- La capacité pour vos fournisseurs d’effectuer des transactions dans votre locataire Workday.
Cas d’utilisation
- Entrer en contact avec les fournisseurs potentiels et recueillir des informations sur le fournisseur dans votre locataire Workday.
- Enregistrer les fournisseurs et créer des comptes de fournisseur.
- Permettre à vos fournisseurs de :
- Charger leurs propres catalogues et articles d’achat dans Workday pour générer un répertoire consultable de catalogues de biens, services et travailleurs auxiliaires dans Workday.
- Afficher et approuver les bons de commande et les demandes de prix.
- Consigner des heures et des tâches.
- Consigner les activités par rapport aux bons de commande pour services liés à des projets.
- Délivrer des factures à approuver et payer.
- Mettre à jour leurs propres coordonnées.
- Générer des rapports pour les aperçus des dépenses ou consulter vos fonds sortants par catégorie de dépense ou par fournisseur individuel.
- Définir les comptes Workday de vos fournisseurs pour être en mesure d’achever l’ensemble du cycle de demande d’approvisionnement à l’émission de la paie dans votre portail fournisseur.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel type de droits d’accès souhaitez-vous conférer aux utilisateurs pour les transactions de fournisseurs et la production de rapports? | Vous pouvez configurer et personnaliser la sécurité segmentée pour restreindre l’accès des travailleurs aux rapports et aux transactions des fournisseurs. Les utilisateurs jouissant d’un accès approprié aux segments des fournisseurs peuvent :
Exemple : créez un groupe de sécurité fondé sur des segments pour le gestionnaire des TI. Vous pouvez ensuite modifier l’accès au domaine de façon à ce que seuls les gestionnaires des TI soient en mesure de créer des fournisseurs de TI et de lancer des transactions avec les fournisseurs de matériel de TI. |
Comment souhaitez-vous organiser vos fournisseurs dans Workday? | Aux fins de production de rapports et pour faciliter la recherche des fournisseurs, vous pouvez organiser ces derniers des façons suivantes :
Pour limiter l’accès à certains sous-ensembles de fournisseurs, utilisez les groupes ou les catégories de fournisseurs avec la sécurité segmentée par fournisseurs. Vous pouvez ensuite configurer les profils de groupes de fournisseurs, afficher les onglets de groupes de profils et ajouter des rapports personnalisés aux documents des fournisseurs. |
Comment comptez-vous saisir l’information sur le fournisseur? | Les questionnaires de contact chez le fournisseur vous permettent de rassembler des renseignements particuliers concernant vos fournisseurs et leurs contacts.
Ils comprennent les questionnaires fournis par Workday ou la création de questionnaires personnalisés pour des fournisseurs particuliers ou des regroupements de fournisseurs lorsque vous configurez votre portail. Utilisez le processus Demande de fournisseur pour acheminer des demandes d’information directement à vos fournisseurs au moyen du portail fournisseur. |
Quelles modalités de paiement souhaitez-vous définir pour vos fournisseurs? | Vous pouvez créer des modalités de paiement personnalisées pour un fournisseur ou pour des groupes de fournisseurs que vous pouvez ensuite appliquer à l’ensemble des documents d’approvisionnement.
Vous pouvez définir :
|
Comment souhaitez-vous afficher l’information sur le fournisseur dans Workday? | Vous pouvez configurer une vue composite de vos fournisseurs et ainsi faciliter l’accès à l’information pour vos utilisateurs à partir d’une seule source qui comprend les éléments suivants :
Le classement des fournisseurs par priorité facilite l’utilisation des fournisseurs principaux par les acheteurs lorsqu’ils créent des demandes d’approvisionnement pour les articles en stock et le réapprovisionnement Par Level. |
Comment comptez-vous gérer les fournisseurs qui ont plusieurs sites et plusieurs emplacements? | Vous pouvez commander de différents sites de fournisseurs au moyen de demandes d’approvisionnement et de bons de commande, ce qui vous permet d’associer les sites de commande des fournisseurs et les informations de connexion aux fins de versement sans avoir à créer de multiples enregistrements de fournisseurs. |
Recommandations
Pour une performance optimale, sélectionnez au maximum 10 rapports au moment de configurer des rapports personnalisés qui s’afficheront dans le profil de vue composite de fournisseur.
Exigences
Lorsque des travailleurs auxiliaires sont embauchés par l’entremise d’une agence ou d’une entreprise tierce qui paye le travailleur, créez l’agence à titre de fournisseur. Vous devez embaucher le travailleur en tant que travailleur auxiliaire.
Pour vous conformer aux exigences des gouvernements fédéral, provinciaux et locaux, ajoutez des classifications appropriées à votre fournisseur.
Limites
Aucune incidence.
Configuration du locataire
Pour enregistrer la prononciation adéquate des noms des fournisseurs et les détails sur leurs comptes bancaires de règlement, activez les noms écrits phonétiquement dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Internationalisation
.Vous pouvez indiquer les types de fichiers joints pour les documents commerciaux du fournisseur dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Système
.Sécurité
Utilisez le rapport
Politiques de sécurité de domaine pour un domaine fonctionnel
et filtrez par Fournisseurs
pour trouver des domaines de sécurité.Le tableau suivant décrit certains des domaines de sécurité dont vous aurez besoin :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Supplier
| Vous permet de créer de nouveaux fournisseurs. |
Set Up: Supplier Maintenance
| Vous permet de créer de nouveaux fournisseurs et de gérer les fournisseurs existants. |
Domaine Set Up: Supplier Security Segments
| Vous permet de restreindre l’accès aux transactions et aux rapports de fournisseurs :
|
Set Up: Supplier Contacts
| Vous permet de définir et de mettre à jour l’information sur le contact chez le fournisseur et d’afficher les rapports connexes. |
Set Up: Supplier Sites
| Vous permet de définir des sites de fournisseurs externes dans Workday. |
Set Up: Supplier Categories
| Vous permet de créer des catégories de fournisseurs pour organiser les fournisseurs aux fins de recherche et de production de rapports. |
Set Up: Supplier Administration
| Vous permet de limiter l’accès aux tâches et aux rapports aux administrateurs de fournisseurs uniquement. |
Set Up: External Party Checks
| Vous permet de définir et de mettre à jour des intégrations avec des interfaces de programmation d’applications externes. |
Process: Supplier Request
| Vous permet de traiter les demandes de fournisseurs et d’afficher les rapports connexes. |
Process: Supplier Request - Cancel
| Vous permet d’annuler les demandes de fournisseurs que vous avez créées. Pour annuler des demandes de fournisseurs créées par d’autres utilisateurs, vous devez avoir un droit d’accès pour afficher et modifier le domaine Set Up: Supplier Administration . |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Chargement de catalogue
Événement lié à une facture de fournisseur | Pour autoriser les contacts chez le fournisseur à charger des articles de catalogue dans le site Web du fournisseur externe, ajoutez :
|
Événement de connexion de fournisseur aux fins de passation de commande
| Configurez cette option pour définir des emplacements secondaires pour un fournisseur principal pour vous permettre de commander à partir de sites particuliers.
Vous pouvez utiliser le processus de gestion pour acheminer des commandes à partir des détails de connexion de fournisseur aux fins d’approbation. |
Événement de demande de fournisseur potentiel
| Contrôle l’auto-inscription des fournisseurs potentiels. |
Événement lié à un bon de commande
| Permet aux contacts chez le fournisseur d’approuver vos bons de commande en utilisant l’étape de collaboration avec les fournisseurs . |
Événement de changement lié à un fournisseur
| Changez les détails du fournisseur pour mettre à jour ou définir l’information sur le fournisseur.
Vérifiez le nom du fournisseur dans la Consolidated Screening List de l’International Trade Administration (ITA) à l’aide de l’étape de service Contrôle de la liste de sanctions . |
Événement de changement des coordonnées d’un fournisseur
| Permet aux utilisateurs de mettre à jour les coordonnées du fournisseur à l’aide de la tâche Changer les coordonnées d’un fournisseur .
Seuls les utilisateurs suivants peuvent être ajoutés à ce processus de gestion :
|
Événement lié à un fournisseur
| Contrôle le processus d’approbations des fournisseurs.
Vous pouvez définir des flux de travail conditionnels fondés sur des rôles dans l’organisation, des centres de coûts et des sociétés. Pour passer en revue et mettre à jour des lignes d’actifs avec suivi, ajoutez l’étape d’action Réviser les lignes d’actifs avec suivi .Pour configurer des groupes de sécurité fondés sur des rôles pour des initiateurs qui ne sont pas des travailleurs, vous pouvez modifier l’étape d’approbation du groupe de sécurité fondé sur des rôles et la remplacer par une étape d’approbation du groupe de sécurité fondé sur des utilisateurs dans la définition du processus de gestion. Vérifiez le nom du fournisseur dans la Consolidated Screening List de l’International Trade Administration (ITA) à l’aide de l’étape de service Contrôle de la liste de sanctions . |
Événement de connexion aux fins de versement du fournisseur
| Configurez cette option pour définir les conditions pour créer des connexions de fournisseur aux fins de transmission des factures et des paiements aux différents contacts chez le fournisseur. |
Production de rapports
Utilisez les rapports suivants pour de l’information sur :
- Combien vous dépensez sur les biens et services.
- Ce que vous achetez.
- De qui vous l’achetez.
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Analyse des dépenses pour des factures
| Assurez le suivi des montants que votre entreprise dépense pour les factures de fournisseurs. Affichez des graphiques et effectuez une exploration descendante des dépenses associées à vos factures pour afficher les tendances des dépenses de votre société. |
Analyse des dépenses liées à une carte d’approvisionnement
| Appliquez le même niveau de contrôle pour vos dépenses associées à l’accès aux catalogues externes que pour vos dépenses d’approvisionnement facturées. |
Principaux fournisseurs par dépenses
| Affichez une liste des fournisseurs que votre entreprise utilise le plus fréquemment pour sourcer ses besoins en approvisionnement. |
Utilisez les rapports suivants pour comprendre comment votre entreprise gère actuellement les dépenses et pour mieux comprendre les possibilités d’économies en :
- Négociant des contrats et des escomptes en recensant les fournisseurs pour lesquels l’accès a été effectué au moyen de dépenses non administrées.
- Consolidant les dépenses.
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Dépenses administrées et non administrées liées à des factures
| Comparez vos dépenses liées à des cartes d’approvisionnement facturées et administrées avec vos dépenses non administrées liées à des factures. |
Dépenses administrées et non administrées liées à des cartes d’approvisionnement
| Comparez vos dépenses administrées liées à des cartes d’approvisionnement avec vos dépenses non administrées liées à l’accès à un catalogue externe. |
Utilisez les rapports suivants pour vous aider à comprendre :
- Les montants que vous devez à chaque fournisseur.
- La proportion de vos dépenses non facturées.
- Vos passifs actuels et anticipés pour les paiements futurs.
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Classement chronologique des dettes
| Affichez les montants à verser pour les différentes catégories classées chronologiquement dans le groupe de classement, tous les paiements en attente et le montant total pour chaque fournisseur. |
Détails du classement chronologique des dettes
| Affichez les montants à payer pour chaque fournisseur par tranche du classement chronologique. Les détails comprennent les paiements non payés et partiellement payés et les totaux pour l’ensemble des tranches classés chronologiquement. |
Utilisez les rapports suivants pour :
- Afficher les changements apportés aux fournisseurs existants.
- Suivre les approbations des nouveaux fournisseurs.
- Afficher et détecter les doublons potentiels de fournisseurs.
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des événements liés à des fournisseurs
| Affichez toutes les demandes de fournisseurs et les événements liés à des fournisseurs ouverts et en cours. |
Historique des changements liés à un fournisseur
| Affichez les changements apportés à l’historique des catégories d’informations sur les fournisseurs suivantes :
|
Rechercher des fournisseurs en double
| Détectez et affichez les doublons potentiels d’enregistrements de fournisseurs.
Vous pouvez également utiliser la source de données de rapport Supplier Duplication pour créer des rapports personnalisés pour les fournisseurs en double. |
Intégrations
Vous pouvez créer des modèles d’intégration pour prendre en charge les différents formats de fichiers EDI :
Modèle d’intégration | Description |
|---|---|
Bons de commande EDI 850 sortants
| Exporte les bons de commande dans le format EDI X12 850 du American Standards Committee (ASC). |
Factures de fournisseurs EDI 810 entrantes
| Importe les factures de fournisseurs dans le format EDI X12 810 du American Standards Committee (ASC). |
Avis préalables d’expédition EDI 856 entrants
| Importe tous les avis préalables d’expédition dans le format EDI X12 856 du American Standards Committee (ASC). |
Accusés de réception de bons de commande EDI 855 entrants
| Importe les accusés de réception de bons de commande dans le format EDI X12 855 du American Standards Committee (ASC). |
Connexions et interactions
La fonctionnalité du fournisseur interagit avec les domaines suivants dans Workday :
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Gestion des stocks | Vous pouvez exécuter le cycle allant de la demande jusqu’au paiement et :
|
Comptes de fournisseurs | Vous pouvez créer et planifier les bons de commande, consigner les heures pour les travailleurs auxiliaires et générer des factures de fournisseurs. |
Contrats de fournisseurs | Vous pouvez activer l’attribution de demandes de prix aux fournisseurs retenus et définir et traiter les bons de commande inscrits au calendrier. |
Comptabilité générale | Vous pouvez créer des charges à payer pour des réceptions à partir de réceptions, de factures de fournisseurs et de bons de commande de facturation seulement pour des biens et services ayant été approuvés et n’ayant pas été facturés. |
Données bancaires et règlement | Vous pouvez vérifier des transactions par carte d’approvisionnement |
Actifs de l’entreprise | Vous pouvez effectuer le suivi des actifs acquis par votre société au moyen du processus d’approvisionnement. Vous pouvez :
|
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.