Éléments à prendre en compte pour la définition : Primes fixes (États-Unis)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la fonctionnalité de primes fixes de Workday. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday a développé une fonctionnalité de primes fixes en réponse à une décision de la Cour supérieure de la Californie (
Alvarado v. Société de conteneur Dart
) qui traitait de la méthode que les employeurs en Californie doivent utiliser pour calculer la majoration pour les heures supplémentaires lorsqu’un travailleur reçoit une prime fixe. La méthode définie par la Cour Supr commande de la Californie est différente de la méthode utilisée pour calculer la majoration pour les heures supplémentaires en vertu de la loi FLSA (Fair Labor Standards Act).Si votre État n’exige pas de calcul spécial des majorations pour les heures supplémentaires de type prime fixe, vous n’avez pas besoin de définir cette fonctionnalité. Vous continueriez à utiliser la fonctionnalité FLSA existante.
Avantages pour l’entreprise
La configuration de la fonctionnalité de primes fixes vous aide à vous conformer aux règles propres aux heures supplémentaires de la Californie pour les travailleurs horaires.
Cas d’utilisation
Pour réduire le risque lié à la conformité et les entrées manuelles, vous pouvez définir un revenu de prime fixe pour utiliser des règles spéciales de l’État.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avez-vous mis en œuvre la fonctionnalité FLSA dans Workday? | La fonctionnalité de prime fixe nécessite la fonctionnalité FLSA. Autrement dit, le calcul utilise les règles des calendriers des périodes de travail FLSA et les calendriers des périodes de travail.
Si vous avez un code de revenu FLSA existant, vous pouvez mettre à jour le revenu pour inclure la prime fixe. Workday examine ensuite l’État d’emploi de l’employé pour déterminer s’il faut payer la majoration pour heures supplémentaires à l’aide de FLSA ou de règles propres aux primes fixes. |
Comment vos employés déclarent-ils les heures supplémentaires? | Vous pouvez déclarer les heures normales et supplémentaires pour une prime fixe en :
|
Recommandations
Créez des revenus distincts pour les heures normales et les heures supplémentaires. Cette configuration vous permet d’afficher les heures supplémentaires normales et les majorations pour heures supplémentaires sous forme de taux distincts dans les résultats de la paie.
Lorsque vous devez mettre à jour une composante de la paie de prime fixe après avoir finalisé vos résultats de paie; Workday vous recommande de créer un nouvel instantané avec date d’effet et de :
- Ne modifiez pas l’instantané avec date d’effet sortant pour le revenu de la prime fixe.
- N’ajoutez pas et ne retirez pas les groupes de composantes de la paie des primes fixes à date d’effet pour le revenu.
Exigences
- Workday Time Tracking ou une application de suivi des heures de tierce partie qui permet de calculer les heures supplémentaires en fonction de périodes.
- Les données entrantes de la paie doivent être uniques et non continues et inclure des dates de début et de fin.
- Une prime fixe entrée par des données entrantes de la paie doit avoir une seule entrée de montant direct. N’entrez de valeur pour aucun calcul associé de la composante de la paie (à l’exception du calcul associé de la composante de la paie propre à Workday pour la majoration, le cas échéant). L’entrée d’un calcul associé de la composante de la paie entraîne la réinitialisation et le traitement des données entrantes comme un revenu standard sans fonctionnalité propre à la prime fixe.
Limites
La fonctionnalité des heures supplémentaires de type Prime fixe de Workday :
- Fonctionne après la définition. Vous ne pouvez pas exécuter la paie rétroactive sur une période antérieure à sa définition.
- S’applique uniquement aux travailleurs horaires.
- Vérifie uniquement que le travailleur reçoit une prime fixe et que des heures supplémentaires sont travaillées. Il ne permet pas de vérifier si un travailleur est exonéré ou non.
- Ne prend pas en charge l’ajustement des heures normales lors d’un paiement sur demande pour une prime fixe précédemment payée. L’ajustement des heures normales ne créera pas un ajustement de la majoration pour heures supplémentaires en raison de la prime fixe.
- Vous devez finaliser les résultats de la paie en cycle avant qu’un paiement supplémentaire sur demande pour une prime fixe pour la même période puisse être calculé. Une prime fixe payée comme un supplément sur demande calcule uniquement la majoration pour les heures supplémentaires pour les résultats de la paie finalisés.
- Ne compte pas les congés payés entrés dans Workday Absence Management comme des heures travaillées.
- Ne prend pas en charge le mappage d’emplacements à des fins fiscales ou les heures ajustées par TLM.
- Ne prend pas en charge l’ajustement automatique de la majoration pour heures supplémentaires causé par une prime fixe précédemment payée lorsque des heures normales sont ajoutées ou ajustées par la suite au cours de sa période de garantie.
Le code de revenus de prime fixe de Workday :
- Ne peuvent pas avoir une date future.
- Ne permet pas de payer une prime fixe au moyen de Workday Time Tracking.
- Vous devez payer à l’aide de données entrantes de la paie ou de paiements uniques.
- N’effectue pas le calcul au prorata.
Workday ne prend pas en charge le cas suivant :
- Au cours de la période de paie 1, vous payez au travailleur les heures normales et supplémentaires dans un paiement en cycle. Vous exécutez et finalisez la paie.
- Au cours de la période de paie 2, vous payez au travailleur les heures normales et supplémentaires travaillées. Vous incluez une prime fixe avec des dates de garantie qui couvrent les périodes de paie 1 et 2. Vous exécutez et finalisez la paie.
- Vous utilisez les données entrantes de la paie pour entrer des heures supplémentaires supplémentaires pour la période de paie 1. Vous exécutez et finalisez ce paiement en tant que paiement supplémentaire sur demande de période antérieure.
Étant donné que vous avez payé la prime fixe au cours de la période de paie 2, Workday n’ajuste pas la majoration pour heures supplémentaires pour la période de paie 1.
Configuration du locataire
Lorsque vous déclarez un nombre d’heures agrégé pour la semaine de travail et que vous ne faites pas correspondre les dates de garantie avec la semaine de travail FLSA, Workday :
- Prolonge les dates de couverture pour inclure la semaine de travail FLSA, en entrant toutes les heures normales de la semaine de travail FLSA.
- Calcule la majoration pour heures supplémentaires.
- Applique cette majoration à toutes les heures supplémentaires travaillées au cours de la période de prolongation.
Si vous ne souhaitez pas que Workday reporte les dates de couverture, vous pouvez cocher la case
Désactiver l’harmonisation des périodes FLSA pour la date de couverture des primes fixes
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Paie
. Lorsque vous désactivez l’harmonisation des périodes FLSA, Workday :
- Fait toujours référence aux semaines de travail FLSA.
- Ne tient pas compte de toutes les heures qui ne font pas partie d'une semaine FLSA complète en fonction des dates de couverture.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Run Batch Calculations dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent afficher et traiter les calculs par lots de la paie. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent créer et modifier les revenus et les retenues. |
Set Up: Payroll (FLSA) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent créer et modifier la configuration FLSA et les revenus. |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Changements de calendriers FLSA par travailleur
| Utilisez ce rapport pour passer en revue les travailleurs qui ont changé les calendriers FLSA pour des périodes de paie finalisées ou en cours, par :
|
Statut de traitement FLSA pour un groupe de travailleurs
| Utilisez ce rapport avant d’exécuter la paie pour vérifier les paramètres. Il indique si la période est synchronisée avec la période de travail FLSA.
Utilisez-la après le traitement de la paie pour afficher les résultats et vérifier le statut des travailleurs. |
Registre de paie
| Utilisez ce rapport pour passer en revue les données sur les résultats de la paie FLSA par date de sous-période. |
Résultats du calcul de la paie pour un groupe de travailleurs
| Utilisez ce rapport pour passer en revue les données sur les résultats de la paie FLSA par date de sous-période. |
Afficher des règles de calendriers de périodes de travail FLSA
| Utilisez ce rapport pour consulter les règles FLSA pour le traitement de la paie, leurs conditions et les calendriers qui les utilisent. |
Afficher un calendrier des périodes de travail FLSA
| Utilisez ce rapport pour passer en revue les périodes de travail définies pour un calendrier FLSA. |
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.