Éléments à prendre en compte pour la définition : rôles
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation de la fonctionnalité de rôles. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Un rôle, lorsqu’il est combiné à ses groupes de sécurité fondés sur des rôles, représente les autorisations et les responsabilités d’un destinataire d’affectation pour l’affichage, la production de rapports ou la gestion des données liées aux objets dans Workday.
Avantages pour l’entreprise
La fonctionnalité des rôles dans Workday vous permet de :
- Contrôler les droits d’accès à des objets tels que les organisations, les centres de services et les catégories de dépenses.
- Affectez directement l’adhésion à un groupe de sécurité fondé sur des rôles. Vous pouvez mapper plusieurs groupes de sécurité à un rôle afin de pouvoir configurer différents niveaux d’accès dans un objet avec affectation de rôles activée.
- Utilisez les rôles prédéfinis par Workday ou créez vos propres rôles personnalisés pour répondre aux besoins de votre entreprise.
- Configurez la sécurité contextuelle et le routage des processus de gestion, ce qui réduit le nombre de groupes de sécurité à gérer.
- Accorder et retirer les accès automatiquement lorsque les travailleurs remplissent des postes ou libèrent des postes.
Cas d’utilisation
Produit ou fonction | Exemples de cas d'utilisation |
|---|---|
Gestion financière | Vous pouvez accorder l’accès aux données relatives à des clients ou à des fournisseurs particuliers. Sélectionnez cette option en fonction de la société à laquelle le rôle est affecté.
Exemple : affectez un rôle à la société qui permet au contrôleur financier d’accéder uniquement aux transactions et aux comptes financiers liés à sa société. |
HCM | Vous pouvez configurer le processus de gestion Effectuer un changement lié à l’emploi pour acheminer la mutation d’un employé au rôle de partenaire RH de l’organisation proposée aux fins de révision ou d’approbation.
Exemple : le rôle de partenaire RH achemine automatiquement les demandes de mutation. |
Paie | Vous pouvez accorder l’accès aux données de paie des employés en fonction du groupe de paie auquel le partenaire de la paie est affecté.
Exemple : autorisez les partenaires de la paie d’un groupe de paie à exécuter des calculs de la paie pour les groupes de paie qui leur sont affectés. |
Recrutement | Vous pouvez préciser qu’un travailleur doit d’abord être affecté au rôle de recruteur avant d’être affecté au rôle de recruteur principal pour une demande de poste.
Exemple :
|
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avez-vous besoin de limiter l’accès aux données? | Déterminez si les données auxquelles vous accordez l’accès sont sensibles au contexte par organisation. Déterminez si le destinataire de l’affectation du rôle a besoin d’accéder à ce type d’information pour tous les utilisateurs du locataire. Sinon, vous pouvez limiter l’accès aux données aux personnes qu’ils prennent en charge. |
Devez-vous affecter des rôles à des personnes situées dans des fuseaux horaires différents? | Tenez compte du fuseau horaire dans lequel les affectations de groupes de sécurité fondées sur des rôles prennent effet afin que les travailleurs aient un accès aux données immédiatement lorsqu’ils acceptent un rôle. |
Le rôle doit-il être limité à un seul type d’affecteur de rôles? | Déterminez si le travailleur occupe un rôle de chef. Lorsqu’un rôle de chef ne se limite pas à une seule affectation, les organigrammes peuvent afficher plusieurs chefs.
Exemple :
|
Recommandations
- Attribuez un nom unique à chaque rôle afin de pouvoir facilement repérer les différents rôles et affectations de rôles.
- Activer les rôles pour un seul type d’organisation pour simplifier le routage des processus de gestion et l’accès aux données en toute sécurité, et améliorer les performances des rapports fondés sur des rôles.
Exigences
- Configurez un ou plusieurs groupes de sécurité pour chaque rôle dans le champAffecté/Révisé par les groupes de sécuritédans la tâcheMettre à jour des rôles affectables. Vous pouvez créer un groupe de sécurité à l’aide de la tâcheCréer un groupe de sécurité.
- Lorsque vous activez les rôles pour une hiérarchie, vous devez également les activer pour le type d’organisation correspondant afin d’activer l’héritage des rôles de la hiérarchie aux organisations sélectionnées. Exemple : hiérarchie de centres de coûts et type d’organisation de centre de coûts.
Limites
Aucune incidence.
Configuration du locataire
La section
Configuration du fuseau horaire
de la tâche Modifier la configuration du locataire - Système
vous permet de définir le fuseau horaire dans lequel les affectations de rôles prennent effet en fonction de ce qui suit :
- Emplacement du destinataire de l’affectation.
- Valeur par défaut pour le locataire.
option sur le fuseau horaire des affectations de rôles
vide, Workday définit le fuseau horaire sur l’heure du Pacifique.Sécurité
Pour mettre à jour les configurations de rôles, activez la sécurité pour le domaine
Set Up: Assignable Roles
dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles.Lorsque vous configurez un groupe de sécurité fondé sur des rôles, vous déterminez la sécurité des domaines et des processus de gestion pour les rôles. Vous ne configurez pas directement la sécurité pour les rôles. Vous déterminez l’accès aux données des destinataires de l’affectation de rôles lorsque vous créez des groupes de sécurité fondés sur des rôles.
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affecter des rôles
| Vous pouvez lancer ce processus de gestion lorsque vous affectez des rôles à l’aide d’une action connexe à un travailleur ou à un poste. Workday le lance en tant que sous-processus lorsque vous configurez des affectations de rôles dans certains événements de dotation en personnel.
Nous vous recommandons d'utiliser les actions connexes Affecter des rôles - Ajouter/retirer ou Affecter des rôles - Changer des affectations pour exécuter ce processus de gestion. |
Affecter des rôles autoaffectables
| Dans le cas des rôles autoaffectables, lorsque le processus de gestion « Limité aux rôles autoaffectables » est activé dans la tâche Mettre à jour des rôles affectables , les processus de gestion suivants sont utilisés pour affecter le rôle :
|
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher des rôles affectables
| Vous pouvez utiliser le rapport Afficher des rôles affectables pour suivre :
Vous pouvez également afficher les groupes de sécurité qui peuvent affecter des rôles précis. Ce rapport comprend également des renseignements sur le groupe de sécurité et les droits d'accès associés à chaque rôle. |
Historique de la sécurité
| Affiche les changements apportés aux rôles et à la sécurité pour une organisation dans l’intervalle de dates et d’heures précisé. |
Afficher des rôles
| Affiche les éléments suivants :
|
Afficher l'historique d'un audit d'affectations de rôles
| Affiche une piste d'audit des instantanés d'affectations de rôles pour l'organisation. |
Afficher l'historique des affectations de rôles
| Affiche l'historique des affectations de rôles pour l'organisation. |
Afficher un audit de rôles de travailleurs
| Affiche l'information sur le compte Workday, les rôles, les groupes de sécurité fondés sur des utilisateurs, les groupes de sécurité fondés sur l'emploi et les rôles mis à jour par des traitements pour chaque travailleur de l'organisation. |
Intégrations
Vous pouvez utiliser le service Web
Assign Roles
pour prendre en charge les fuseaux horaires pour les affectations de rôles.Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.