Éléments à prendre en compte pour la définition : demandes
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des demandes. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
De quoi s’agit-il?
Processus de haut niveau :
- Les administrateurs peuvent créer plusieurs types de demandes avec des étapes et des approbateurs différents.
- Les utilisateurs lancent des demandes et peuvent lancer des demandes au nom d’une autre personne.
- Les responsables de la révision peuvent réviser les demandes lancées par les utilisateurs et, si nécessaire, apporter des modifications à la demande avant l’étape d’achèvement.
- Les utilisateurs des processus mettent en œuvre les demandes en approuvant et en définissant des résolutions pour les demandes fermées.
Le processus de gestion
Demande
vous permet de définir des processus de demande personnalisés que les utilisateurs lancent et qui sont suivis par les administrateurs dans Workday. Vous créez différents processus de demande en définissant qui fait, révise, approuve et exécute les demandes. Une fois le processus terminé, vous avez un enregistrement de cette information.Une demande ne change rien en elle-même. Il s'agit d'une demande d'action.
Avantages pour l’entreprise
Vous pouvez :
- Définir vos propres types de demandes et flux de processus.
- Consolider les processus de demande dans toute votre organisation, et procéder à l’élimination des demandes soumises par courriel, par mot-à-temps, etc.
- Faire le suivi des processus de lancement, de révision, d’approbation, de mise en œuvre et de vérification finale de vos demandes.
- D’auditer l’historique de processus de gestionDemandepour les demandes terminées.
- Sert à afficher la demande dans la piste d'audit pour cet objet de gestion si une demande est associée à un objet de gestion Workday.
- Configurez l’accès de sécurité, les étapes et les niveaux d’approbation requis.
Cas d’utilisation
Vous pouvez consolider les processus de votre organisation pour les demandes et les changements en configurant les processus de gestion
Demande
. Les employés peuvent ensuite demander de nouvelles ressources ou de changements à des ressources existantes, comme :- Processus de gestion.
- Les descriptions d’emplois.
- Cours d’apprentissage.
- Matériel de bureau.
- Organisations
- Rapports.
- Groupes de sécurité.
- Accès au compte système.
Vous pouvez lancer des demandes au nom d’une autre personne, telles que :
- Soumettez une demande de retour au bureau pour un employé.
- Demander un accès de sécurité ou des rôles pour une autre personne.
- Soumettez une demande de service au nom d’un directeur général, d’un chef de personnel ou d’un chef de service.
- Soumettre des demandes liées aux RH pour un employé.
Questions à se poser
- Quels sont les processus de demande que Workday doit gérer?
- Quels sont les détails du traitement de vos demandes, notamment :
- Qui peut faire une demande?
- Qui peut approuver une demande?
- Qui exécutera une demande?
- Comment voulez-vous effectuer le suivi et l’audit des demandes?
- Y a-t-il de l’information que je souhaite recueillir?
Recommandations
Pour simplifier votre configuration, tenez compte des éléments suivants :
- Utilisant une définition de processus de gestionDemandefondée sur des règles pour chaque type de demande utilisé. De cette façon, vous créez des flux de traitement indépendants pour différents types de demandes.
- Configurer le workletDemandesdu tableau de bord Accueil pour afficher les tâches et les rapports pertinents, améliorant ainsi la convivialité et l’accessibilité.
- Configurer un type de demande pour permettre aux utilisateurs de lancer des demandes au nom d’une autre personne ayant un rôle de travailleur ou un non-travailleur, comme un étudiant ou un apprenant d’entreprise étendue. Si nécessaire, vous pouvez modifier la configuration même après le lancement d’une demande associée au type de demande .
Pour éviter la redondance des questionnaires, Workday vous recommande de déterminer si le champ
Décrire le champ Demande
dans les types de demandes s’affiche ou non aux utilisateurs. Cette action vous permet de contrôler ce que les utilisateurs voient sur leur formulaire de demande lorsqu’ils exécutent le processus de gestion Demande
.Exigences
- L’étape d’actionRéviser une demandedoit toujours précéder l’étape d’achèvement dans un processus de gestionDemande.
- L’étape d’actionFermer une demandedoit toujours être l’étape d’achèvement d’un processus de gestionDemande.
Limites
- Seuls les initiateurs de la demande et les responsables de la révision peuvent modifier le contenu de la demande.
- Vous pouvez uniquement associer des demandes aux objets de gestion affichés par Workday lorsque vous créez un type de demande.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Configurez le processus de gestion
Demande
et la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel System.Le processus de gestion
Demande
définit le travailleur comme l’initiateur du processus de gestion Demande
. Lorsque vous configurez la politique de sécurité de processus de gestion et que vous sélectionnez :
- La case Masquerles commentaires pour la personne, le travailleur ne pourra pas consulter les commentaires qu’il n’a pas entrés dans l’ongletProcessusde l’enregistrement de processus complet.
- La caseMasquer les détails pour la personne, le travailleur ne pourra pas voir les détails du processus de gestion.
Lorsque vous cochez les cases, Workday affiche les commentaires ou les détails d’un événement de demande aux non-travailleurs (tels que les utilisateurs de l’intégration ou les responsables de la mise en œuvre) qui ont accès à l’événement.
La case à cocher
Masquer les détails pour la personne
remplace la case à cocher Masquer les commentaires pour la personne
. Autrement dit, si vous cochez uniquement la case Masquer les détails pour la personne
, Workday masque à la fois les commentaires et les détails de l’événement.Familiarisez-vous avec les groupes de sécurité fondés sur les segments et la sécurité fondée sur des segments, et déterminez comment vous souhaitez limiter l’accès de type de demande à des groupes de travailleurs.
Lorsque vous configurez la sécurité pour un type de demande, les groupes de sécurité que vous sélectionnez pour le champ
Afficher tout
peuvent afficher tous les détails des événements pour les demandes de ce type.Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System.
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaine Domaine Set Up: Requests.
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent créer et afficher des types de demandes. |
Libre-service : Demandes
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent voir leurs demandes et leurs types de demandes. |
View: Requests
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent afficher les demandes. |
Définir les segments de sécurité liés à des types de demandes
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent créer des segments de sécurité de type de demande. |
Reports: Requests
| Les utilisateurs rattachés à ce domaine aux fins de sécurité peuvent afficher des rapports sur les demandes. |
Processus de gestion
Les administrateurs des processus de gestion peuvent ajouter plusieurs étapes à une définition de processus de gestion
de demande
, y compris des approbations ou des questionnaires supplémentaires. Workday achemine les étapes de demande en fonction de l’organisation de l’initiateur de la demande. Exemple : Workday achemine une étape vers le partenaire RH de l’initiateur et non vers l’objet de la demande.- Lorsque vous ne créez pas de définition de processus de gestionDemandefondée sur des règles pour un type de demande, Workday utilise la définition de processus de gestion par défautDemande.
- Lorsque vous configurez une définition de processus de gestionDemandefondée sur une règle, vous pouvez créer une hiérarchie de règles de conditions qui détermine la définition de gestionDemandeexécutée par Workday.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Mes demandes
| Affiche toutes les demandes lancées par l’utilisateur. |
Toutes les demandes
| Affiche toutes les demandes lancées dans Workday. |
Mes demandes récentes
| Affiche les événements ouverts et terminés lancés au cours des 7 derniers jours par l'utilisateur. |
Demandes en cours
| Sert à afficher tous les processus de gestion de demandes qui sont en cours. |
Demandes soumises en mon nom
| Affiche toutes les demandes lancées par une autre personne au nom de l'utilisateur. Nous affichons des informations telles que la demande :
|
Afficher des types de demandes
| Affiche les types de demandes auxquels l’utilisateur a accès. |
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes dans vos rapports personnalisés :
- Toutes les demandes
- Mes demandes
- Types de demandes
- Demandes en mon nom
Le paramètre
d’affichage de la description de la demande
n’aura pas d’incidence sur vos rapports, et le champ Décrire la demande
continuera de s’afficher dans vos rapports.Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Aucune incidence.