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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-06-28
Distribuer en masse des documents ou des tâches

Distribuer en masse des documents ou des tâches

Configurez le processus de gestion
Distribuer des documents ou des tâches (Définition par défaut)
 et la politique de sécurité dans le domaine fonctionnel System.
Sécurité : domaine
Business Process Administration
 dans le domaine fonctionnel System.
Vous pouvez distribuer des documents et des tâches aux travailleurs d’une ou de plusieurs organisations.
Exemples : documents pour les accusés de réception, la signature électronique ou la distribution générale et les tâches À faire.
Workday n’envoie pas de pièces jointes aux travailleurs qui sont exclus de l’effectif. Exemple : lorsqu’un travailleur est absent ou en affectation à l’étranger.
Workday ne prend pas en charge le type d'étape d'action
Générer un document de document
 ou
Documents à passer en revue
 dans le processus de gestion
Distribuer des documents ou des tâches
 . L’ajout de documents générés pour la distribution en masse peut entraîner des résultats incohérents. Pour les évaluations de documents, vous pouvez plutôt utiliser le type d’étape d’action
Afficher la distribution de documents ou de tâches
 .
Pour des performances optimales, Workday vous recommande de limiter le nombre de destinataires à un maximum de 10 000 lors de chaque distribution. Si vous utilisez DocuSign et souhaitez dépasser cette limite, contactez le service de soutien de DocuSign. La limite de répartition maximum est de 40 000.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une distribution de documents ou de tâches
     .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Rôle(s)
    Sélectionnez un ou plusieurs rôles limités aux organisations sélectionnées que vous utiliserez pour distribuer des tâches ou des documents (y compris les organisations subordonnées, le cas échéant).
    Utilisateur(s)
    Sélectionnez un ou plusieurs
    utilisateur(s)
     dans les organisations sélectionnées. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs parmi les organisations subordonnées quand vous cochez la case
    Inclure les organisations subordonnées
     .
Workday distribue les documents ou les éléments À faire aux travailleurs des organisations sélectionnées au moyen de Mes tâches.
Workday affiche :
  • La page
    de traitement en arrière-plan
     pour la distribution, qui vous permet de suivre la progression de la distribution et son achèvement.
  • Nombre d’employés auxquels il distribue les documents.
Lorsqu’un rôle et un utilisateur désignent le même travailleur, Workday affiche un seul élément dans Mes tâches.
Vous pouvez accéder à ce qui suit :
  • La tâche Faire avancer
    des processus de gestion en masse
     afin de faire avancer manuellement le processus à l’étape suivante ou à la fin du processus de gestion. Vous devez avoir accès à l’action d’avancement manuel dans la section
    Personnes autorisées à effectuer des actions dans l’ensemble du processus de gestion
     de la politique de sécurité de processus de gestion.
  • La tâche
    Annuler en masse des processus de gestion
     pour annuler des processus de gestion en cours. Vous devez avoir accès à l’action d’annulation dans la section
    Personnes autorisées à effectuer des actions dans l’ensemble du processus de gestion
     de la politique de sécurité de processus de gestion.
  • La tâche
    Retirer en masse des processus de gestion
     pour retirer un processus de gestion terminé. Vous devez avoir accès à l’action de retrait dans la section
    Personnes autorisées à effectuer des actions dans l’ensemble du processus de gestion
     de la politique de sécurité de processus de gestion.
Exécutez les rapports suivants pour afficher le statut des tâches ou des documents distribués :
  • Statut de distribution d'un document ou d'une tâche
  • Afficher une distribution de documents ou de tâches
Une distribution en cours peut être :
  • En cours de distribution aux destinataires.
  • La distribution a été terminée, mais en attente de la signature des destinataires, dans le cas d'une distribution de documents.
Vous pouvez utiliser la page
Traitement en arrière-plan
 pour la distribution :
  • Pour interrompre une distribution en cours qui envoie actuellement des documents ou des tâches. Workday met à jour le statut à
    Abandonné
     et indique qu’il n’y a aucun destinataire pour la distribution. Pour les distributions de documents, Workday n’envoie pas de demande d’annulation à Adobe Sign ou à DocuSign. Cela peut entraîner des transactions en attente de finalisation dans votre compte Adobe Sign ou DocuSign.
  • Pour annuler une distribution en cours dont la distribution est terminée, mais qui est toujours en attente de signatures de destinataires. Workday met à jour le statut à
    Annulé
     et indique qu’il n’y a aucun destinataire pour la distribution. Pour la distribution de documents, Workday envoie une demande d’annulation à Adobe Sign ou DocuSign.