Créer et publier des modèles Docs
Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Drive
- Docs
- Bibliothèque de documents
Tenez compte des éléments suivants lorsque vous créez et publiez des modèles :
- Docs ne prend pas en charge la conversion automatisée des modèles fondés sur des blocs de texte dans le format de modèle Docs.
- Docs ne prend pas en charge le contenu réutilisable entre les modèles. Exemple : si le même contenu se trouve dans deux modèles, vous devez le mettre à jour dans les deux.
- Si vous souhaitez partager automatiquement un modèle Docs avec un ensemble d’utilisateurs, vous pouvez partager un dossier dans Drive avec des utilisateurs individuels ou avec un groupe de sécurité, et placer le nouveau modèle dans ce dossier.
- Docs ne prend pas en charge la publication automatique à une date future. Si vous souhaitez contenir vos modifications jusqu’à une date précise, vous devez les publier manuellement à cette date.
- Docs ne prend pas en charge la modification ou la publication simultanée de modèles par plus d’un utilisateur.
- Docs ne prend pas en charge la mise en forme de langue droite à gauche.
- Lorsque vous créez un nouveau modèle, le nouveau modèle peut être configuré pour le processus de gestion, même si vous ne l'avez pas encore publié. Jusqu'à ce que vous le publiiez, le document généré à partir de ce rapport sera en blanc. Nous vous recommandons de ne configurer un modèle dans un processus de gestion qu’après l’avoir publié.
- Si vous téléversez un fichier de modèle précédemment téléchargé, assurez-vous de le publier avant de le configurer dans le processus de gestion.
- À partir de Drive, sélectionnezNouveau>Modèle de documentet nommez le modèle.Pour DocuSign, vous devez utiliser un nom avec moins de 100 caractères. Pour Adobe Sign, les noms ne peuvent pas contenir de caractères spéciaux tels que le perluète.S’il y a lieu, Workday Docs définit automatiquement les valeurs du champ rrésultant ddocument eexpiration ocompensé à 10 ans; actuellement, cette valeur n’est pas modifiable.
- Sélectionnez une source.La souce est le type de processus de gestion qui utilise l’étapeGénérer un documentpour le document. Exemple : le type de processus de gestionOffrepeut être : sOnce.
- Sélectionnez une catégorie.Les catégories vous permettent d’organiser et de gérer différents types de documents associés aux travailleurs ou à d’autres objets dans Workday. Vous pouvez utiliser des groupes de sécurité fondés sur des segments pour limiter les catégories de documents. que afficher dans l'invite.
- (Facultatif) Sélectionner , pour ajouter un langue de base.Lorsque vouscréez le modèle, Workday Docs définit la langue de base sur l’anglais. Atoutes les nouvelles instances de langue utiliser le contenu en anglais comme point de départ pour votre modèle traduit.Quandque vous enregistrez le changement apporté à la langue de base, toute nouvelle instance de langue que vous créez à partir du modèle en langue de base copiera le nouveau contenu en langue de base.Les instances de langue des modèles existantes conservent le même contenu.Nous vous recommandons d’effectuer tout changement de langue de base en tant qu’action distincte dans la boîte de dialogue Langues de l’ajout de nouvelles instances de langue. Si vous ouvrez la boîte de dialogue Langues, changez la langue de base, ajoutez des langues, puis enregistrez les nouvelles langues hériteront du contenu de la langue de base précédente, et non de celle que vous venez de sélectionner.
- Ajoutez du contenu au modèle.Le modèle est initialement à l’état non publié.APubliéouChangements non publiésL’indicateur s’affiche en haut du modèle pour indiquer le statut du contenu.
- (Facultatif) Ajouter nouveau instances de langue pour le modèle en cliquant sur .Lorsque vous créez une instance de langue, Docs copie le contenu existant de la langue de base dans la nouvelle instance. Utilisez ensuite ce contenu comme guide et le remplacez manuellement par du contenu dans la langue souhaitée.Vous créez et gérez le contenu traduit dans les en-têtes et les pieds de page de la même manière que le contenu des modèles. Chaque langue a des en-têtes et des bas de page distincts.Les instances de langue n’ont pas d’exigences linguistiques précises. le nom de langue est simplement un identifiant qui vous permet de suivre les différentes instances de langue dans le modèle.Si un document généré est envoyé à un utilisateur dont la langue privilégiée ne correspond à aucune des instances de langue définies, Workday envoie à cet utilisateur le document en langue de base.
- Cliquez surPublierpour rendre le contenu actuel actif dans le modèle.Quand vous publiez le modèle, les processus de gestion commencent à utiliser le modèle mis à jour pour la génération de documents.Lorsque vous cliquez surPublier, si des erreurs existent dans le modèle :
- Un point rouge s’affiche à côté d’une langue dans la liste déroulante de l’éditeur de texte et dans la liste déroulante des en-têtes et des pieds de page si l’instance de langue contient une ou plusieurs erreurs dans les champs de données, les règles de conditions ou les images.
- Une bordure rouge s’affiche autour de la liste déroulante de l’éditeur de texte et de la liste déroulante des en-têtes et des pieds de page si une langue comporte une erreur. La bordure rouge s’affiche jusqu’à ce que vous corrigiez toutes les erreurs dans toutes les instances de langue.
- Une bannière rouge et une case à cocher s’affichent dans la règle de conditions ou le panneau du champ de données, vous permettant d’afficher uniquement les règles ou les champs avec erreurs.
- Apportez d’autres modifications au modèle au besoin. Dès que vous apportez une modification, son état passe à Non publié et l’indicateur orangeChangements non publiéss’affiche en haut du modèle. Les changements apportés à votre modèle ne sont pas utilisés dans le processus de gestion tant que vous n'avez pas cliqué surPublierpour activer ces changements.