Créer et publier des modèles Docs
Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Drive
- Docs
- Bibliothèque de documents
Tenez compte des éléments suivants lors de la création et de la publication de modèles :
- Si vous souhaitez action automatiquement un modèle Docs avec un ensemble d'utilisateurs , vous pouvez action un dossier dans Drive avec des utilisateurs individuels ou avec un groupe de sécurité, puis placer le nouveau modèle dans ce dossier.
- Docs ne prend pas en charge la publication automatique à une date future. Si vous souhaitez retenir vos changements jusqu’à une date donnée, vous devez publier manuellement à cette date.
- Docs ne prend pas en charge la modification simultanée ou la publication de modèles par plus d'un utilisateur.
- Docs ne prend pas en charge la mise en forme des langues de droite à gauche (RTL).
- Lorsque vous créez un nouveau modèle, ce dernier peut être configuré dans le processus de gestion, même si vous ne l’avez pas encore publié. Jusqu'à ce que vous le publiiez, le document généré à partir de ce document sera en blanc. Nous vous recommandons de ne configurer un modèle pour un processus de gestion qu’après l’avoir publié.
- Si vous téléverser un fichier de modèle précédemment téléchargé, assurez-vous de le publier avant de le configurer pour le processus de gestion.
- Dans Drive, sélectionnezNouveau>Modèle de documentet nommez le modèle.Pour DocuSign, votre nom doit comporter moins de 100 caractères. Dans Adobe Sign, les noms ne peuvent pas contenir de caractères spéciaux comme la perluète.
- Sélectionnez une source.La source est le type de processus de gestion qui utilise l’étapeGénérer un documentpour le document. Exemple : le type de processus de gestionOffrepeut être une source.
- Sélectionnez une catégorie.Les catégories vous permettent d’organiser et de gérer différents types de documents associés à des travailleurs ou à d’autres objets dans Workday. Vous pouvez utiliser des groupes de sécurité fondés sur des segments pour limiter les catégories de documents qui s’affichent dans l’invite.
- (Facultatif) Sélectionnez pour changer la langue de base.Lorsque vous créez le modèle, Workday Docs définit l’anglais comme langue de base . Toutes les nouvelles instances de langue utilisent le contenu en anglais comme point de départ pour votre modèle traduit.
- Ajoutez du contenu au modèle.Le modèle est initialement à l’état non publié. Un indicateurChangementspubliésou non publiés s’affiche en haut du modèle pour indiquer le statut du contenu.
- (Facultatif) Ajoutez de nouvelles instances de langue pour le modèle en cliquant sur .Lorsque vous créez une instance de langue , Docs copie le contenu existant de la langue de base dans la nouvelle instance. Ensuite, vous utilisez ce contenu comme guide et le remplacez manuellement par du contenu dans la langue souhaitée.Vous créez et gérez le contenu traduit dans les en-têtes et les pieds de page de la même manière que le contenu des modèles. Chaque langue a des en-têtes et des pieds de page distincts.Si un document généré est envoyé à un utilisateur dont la langue privilégiée ne correspond à aucune des instances de langue définies, Workday envoie à cet utilisateur le document en langue de base .
- Cliquez surPublierpour rendre le contenu actuel actif dans le modèle.Lorsque vous publiez le modèle, les processus de gestion commencent à utiliser le modèle mis à jour pour la génération de documents.Lorsque vous cliquez surPublier, s'il y a des erreurs dans le modèle :
- Un point rouge s’affiche à côté d’une langue dans la liste déroulante de l’éditeur de texte et dans la liste déroulante des en-têtes et des pieds de page si l’instance de langue contient une ou plusieurs erreurs dans les champs de données, les règles de conditions ou les images.
- Une bordure rouge s'affiche autour de la liste déroulante de personne autorisée à modifier de texter et de la liste déroulante des en-têtes et des pieds de page si une langue contient une erreur: . La bordure rouge s’affiche jusqu’à ce que vous corrigiez toutes les erreurs dans toutes les instances de langue.
- Une bannière rouge et une case à cocher s’affichent dans la règle de conditions ou dans le panneau des champs de données, ce qui vous permet d’afficher uniquement les règles ou les champs contenant des erreurs.
- Apportez d’autres changements au modèle au besoin. Dès que vous apportez un changement, son statut passe à Non publié, et l’indicateur orangeChangements non publiéss’affiche en haut du modèle. Les changements apportés à votre modèle ne sont pas utilisés dans le processus de gestion tant que vous ne cliquez pas surPublierpour les activer.