Concept : validations pour l’entrée des heures

Les validations pour l’entrée des heures sont des avertissements ou des erreurs qui empêchent les travailleurs d’entrer ou de soumettre des entrées d’heures non valides. Lorsqu’un travailleur entre ses heures puis clique sur

OK

, Workday effectue le calcul des heures et exécute ensuite les validations. Les validations aident les travailleurs à repérer les erreurs d’entrée des heures avant que vous n’exécutiez la paie. Elles peuvent aussi être utiles pour appliquer des politiques d’entrée des heures distinctes qui ne sont pas prises en charge par les modèles de calcul des heures.

Exemple : si les gestionnaires ne paient les heures supplémentaires qu’à certaines conditions, vous pouvez configurer un message de validation pour informer les travailleurs et les responsables de la révision qu’un ajustement manuel est nécessaire.

Vous pouvez personnaliser vos messages de validation en utilisant du texte et des valeurs dynamiques provenant de champs de rapport et de champs calculés. Exemple : vos messages peuvent inclure des dates et des noms de travailleurs.

Vous pouvez créer des validations en établissant des règles qui décrivent les conditions nécessaires pour générer une erreur ou un avertissement. Vous pouvez utiliser des règles d’admissibilité pour les validations, par exemple, afin de créer une validation s’appliquant à un certain type de travailleurs. Vous avez aussi la possibilité d’établir des règles en fonction de champs calculés que vous créez ou à l’aide de champs de rapports prédéfinis par Workday en fonction des objets de gestion suivants :

Bloc d’heures : validez des blocs d’heures individuels.
Quart : validez un groupe de blocs d’heures consécutifs.
Jour : validez plusieurs blocs d’heures entrés pour le même jour.
Semaine : validez plusieurs blocs d’heures entrés pour la même semaine.
Mois : validez plusieurs blocs d’heures entrés pour le même mois.
Travailleur.

L’objet de gestion approprié à utiliser comme référence dans une condition de validation dépend du type d’information que vous souhaitez évaluer. Exemples :

Pour générer une erreur lorsque les employés travaillent plus de 12 heures dans une journée, vous faites référence à l’objet de gestion
Jour
dans la règle de conditions.
Pour générer un avertissement lorsque les employés travaillent plus de 50 heures au cours d’une semaine, vous faites référence à l’objet de gestion
Semaine
dans la règle de conditions.
Vous pouvez utiliser le champ de rapport
Leaves for a Day
de l’objet de gestion
Time Day
dans les validations pour l’entrée des heures afin d’empêcher les travailleurs de soumettre des heures lorsqu’ils sont absents.

Toutes les conditions d’erreur qui composent une règle de validation doivent faire référence au même objet de gestion de suivi des heures. Exemple : ne faites pas référence à la fois aux objets de gestion

Jour

et

Semaine

dans des conditions séparées d’une même règle de validation. Si une validation inclut des conditions basées sur différents objets de gestion, elle ne générera pas d’avertissement ou d’erreur. Vous pouvez également séparer les conditions d’erreur réparties dans plusieurs règles de validation.

Pour créer une validation qui s’applique à groupe de travailleurs précis, intégrez des règles d’admissibilité dans une condition de validation. Vous pouvez même référencer des règles d’admissibilité qui ont été créées à d’autres fins.

Vous pouvez également regrouper les validations par pays à l’aide de groupes de validations d’entrée des heures pour pouvoir les appliquer à un groupe de travailleurs plus restreint. Le regroupement de sous-ensembles de validations améliore le rendement des tâches de vérification des validations pour l’entrée des heures. Pour les travailleurs admissibles à un groupe de validations pour l’entrée des heures, Workday exécute uniquement les validations de ce groupe. Workday exécute toutes les validations sans groupe pour les travailleurs qui ne sont pas admissibles à un groupe de validations pour l’entrée des heures.

Workday exécute les validations à différents stades du processus d’entrée des heures, selon la méthode d’entrée des heures et le type de validation. Workday exécute les validations de processus de gestion lorsqu’un travailleur soumet ses heures. Workday exécute les validations personnalisées que vous créez à l’aide de la tâche

Mettre à jour des validations pour l’entrée des heures

à différents stades en fonction de la méthode d’entrée des heures utilisée :

L’entrée d’heures par volume élevé et l’entrée d’heures par semaine valident les heures au moment de leur entrée, de sorte que les travailleurs ne puissent pas enregistrer des entrées d’heures contenant des validations avec erreurs critiques.
Toutes les autres méthodes d’entrée des heures valident les heures lors de l’exécution des calculs et empêchent la soumission d’entrées d’heures contenant des validations avec erreurs critiques.