Éléments à prendre en compte lors de la définition : renseignements personnels des candidats
Vous pouvez utiliser cette rubrique pour vous aider à prendre des décisions lors de la définition et de l’utilisation de Workday Recruiting pour recueillir et gérer les renseignements personnels des candidats. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday Recruiting vous permet de demander, de suivre et de gérer les renseignements personnels des candidats tels que l’identité de genre et l’origine ethnique.
Avantages pour l’entreprise
- Soutenir vos obligations en matière de conformité réglementaire en recueillant des renseignements personnels auprès des candidats à tout stade du processus de recrutement.
- Soutenir la conformité aux réglementations en matière de confidentialité en purgeant les données des candidats et des candidatures.
- Analyser les tendances d’embauche pour vous aider à suivre vos objectifs en matière de diversité à l’aide d’indicateurs et de rapports.
Cas d’utilisation
- Envoyer des demandes aux candidats externes pour téléverser une pièce d’identité gouvernementale ou nationale et leur date de naissance.
- Créer des rapports personnalisés pour accéder rapidement aux renseignements personnels des candidats pour les évaluations de la conformité.
- Envoyer des demandes aux candidats externes qui postulent des emplois aux États-Unis pour qu’ils remplissent le formulaire de déclaration volontaire comme personne handicapée.
- Afficher un récapitulatif du sexe et de l’origine ethnique des employés embauchés par votre organisation pour le trimestre en cours.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel type de renseignements souhaitez-vous recueillir auprès des candidats? | Vous pouvez recueillir les renseignements suivants :
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Avez-vous besoin de recueillir des renseignements différents auprès des candidats en fonction de l’emplacement de l’emploi? | L’emplacement principal que vous configurez pour une demande de poste détermine les renseignements que vous pouvez demander aux candidats qui postulent. Exemple : vous pouvez recueillir le statut d’ancien combattant d’un candidat uniquement pour les demandes de postes basés aux États-Unis.
Vous pouvez configurer Workday pour qu’il masque ou indique comme obligatoires certains champs de renseignements personnels en fonction du pays. |
Comment voulez-vous analyser la représentation et l’inclusion de la main-d’œuvre? | Workday vous permet de surveiller la composition de la main-d’œuvre et de repérer les préjugés potentiels en proposant des indicateurs et des rapports qui analysent les tendances liées aux genres et aux origines ethniques des candidats. Vous pouvez :
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Recommandations
Pour vous assurer que vos processus de collecte et de gestion des renseignements personnels des candidats respectent les obligations en matière de conformité, demandez conseil à l’équipe et aux conseillers juridiques responsables de la conformité.
Pour éviter de purger des données par inadvertance, testez la tâche et le rapport personnalisé
Purger des données confidentielles
dans votre locataire Sandbox avant de purger des données dans votre locataire de production.Configurez des notifications personnalisées pour informer les candidats au sujet des demandes de renseignements personnels.
Exigences
Accédez à la tâche
Mettre à jour les paramètres de localisation
pour sélectionner les renseignements personnels que vous souhaitez recueillir auprès des candidats et configurer des paramètres propres à chaque pays.Limites
La collecte de renseignements personnels et la collecte d’identifiants nationaux et gouvernementaux sont des étapes et des tâches distinctes.
Workday prend uniquement en charge les plans de purge pour les candidats et les candidatures.
Configuration du locataire
Vous pouvez configurer Workday pour transférer les renseignements sur le pays, la ville et la région de naissance d’un dossier de candidat à un dossier de postulant en accédant à la tâche
Modifier la configuration du locataire - Internationalisation
et en ajoutant les pays configurés dans les champs suivants de la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation
:
- Pays de naissance pour les travailleurs et les personnes à charge dans ces pays
- Ville de naissance pour les travailleurs et les personnes à charge dans ces pays
- Région de naissance pour les travailleurs et les personnes à charge dans ces pays
Sécurité
Configurez le domaine
Candidate Data: Personal Information
et les sous-domaines dans le domaine fonctionnel Recruiting pour les renseignements personnels que vous souhaitez demander aux candidats.Processus de gestion
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Changement des renseignements personnels
et l’ajouter comme une étape aux sous-processus du processus de gestion Candidature
pour recueillir des renseignements personnels auprès des candidats.Production de rapports
Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour évaluer l’inclusivité de votre filière et soutenir des pratiques d’embauche équitables :
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Flux des candidats
| Affiche les renseignements personnels de candidats qui ont postulé un emploi dans un intervalle de dates donné. |
Récapitulatif du flux des candidats
| Affiche un récapitulatif des candidats selon les critères suivants :
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Candidats embauchés
| Affiche les renseignements personnels des candidats embauchés dans un intervalle de dates donné. |
Données du profil de candidat
| Affiche les renseignements enregistrés sur les candidats avec des candidatures; par exemple :
Vous pouvez également utiliser ce rapport afin de créer des rapports personnalisés qui fournissent un accès rapide aux renseignements sur les candidats. |
Audit des recherches de candidats
| Affiche les résultats des actions lancées au moyen de ce qui suit :
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Données démographiques liées à la source du candidat - Origine ethnique
Données démographiques par source de candidat - Sexe | Évaluez la portée de vos sources de recrutement pour vous assurer d’attirer un large bassin de talents parmi les origines ethniques et les groupes de genre. |
Indicateurs de représentation
| Permet de passer en revue la composition démographique et la décomposition selon l’origine ethnique et le genre en fonction de la demande et du profil d’emploi afin de cibler les domaines où l’ Workday a un champ d’action plus large. |
Indicateurs de composition de la filière - Origine ethnique
Indicateurs de composition de la filière - Sexe | Analyser la progression des candidats tout au long du processus d’embauche pour repérer les préjugés ou les taux d’abandon potentiels liés à l’origine ethnique et au genre. |
Tendances d'embauche trimestrielles - Origine ethnique
Tendances d'embauche trimestrielles - Sexe | Permet d'afficher un récapitulatif des tendances d'embauche par sexe et origine ethnique pour le trimestre en cours et les quatre trimestres précédents afin de surveiller les pratiques d'embauche équitables. |
Intégrations
Vous pouvez recueillir des renseignements personnels sur les candidats grâce à des intégrations tierces, telles que des fournisseurs de vérification des antécédents, et téléverser ces renseignements dans le dossier du candidat.
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapports de référence | Workday fournit deux rapports de référence que vous pouvez utiliser pour suivre les objectifs d’embauche concernant les anciens combattants et les personnes ayant un handicap :
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Rapport VETS 4212
| Vous pouvez utiliser le rapport VETS-4212 pour afficher le nombre total d’employés ou d’employés nouvellement embauchés qui se déclarent comme anciens combattants protégés. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.