Référence : gestion des identifiants

Workday vous permet de gérer plusieurs types d’identifiants pour différents types de personnes :

Travailleurs.

Postulants.

Étudiants potentiels.

Affiliés universitaires.

Personnes à charge.

Bénéficiaires.

Workday active également la vérification de l’identifiant national pour les types suivants de personnes autorisées à utiliser le libre-service :

Affiliés universitaires.

Les candidats.

Les employés.

Membres de comités externes.

Étudiants externes.

Postulants.

Students.

Les utilisateurs rattachés aux fins de sécurité au domaine Person Data: Add Government IDs
dans le domaine fonctionnel Personal Data peuvent entrer des identifiants dans les sous-processus
Modifier des identifiants gouvernementaux
et Modifier les identifiants
des processus de gestion Embaucher
et Embaucher un travailleur auxiliaire par contrat
. Les utilisateurs ayant accès à ce domaine ne peuvent pas voir ni modifier l’identifiant après avoir terminé le sous-processus.

Activez l’accès de sécurité au processus de gestion Modifier les données sur les identifiants
uniquement pour les utilisateurs qui peuvent modifier les quatre types d’identifiants suivants :

Identifiants gouvernementaux.

Permis.

Autres identifiants.

Passeports et visas.

Les utilisateurs ayant un accès de sécurité à certains de ces types d’identifiants doivent utiliser le processus de gestion réservé au type d’identifiant en question. Exemple : utilisez le processus de gestion Modifier des identifiants gouvernementaux
pour les identifiants gouvernementaux. Si un utilisateur qui n’a pas accès aux quatre types d’identifiants en modifie un ou plusieurs, Workday supprime les identifiants auxquels l’utilisateur n’a pas accès.

Pour mettre à jour et afficher les identifiants de différents types de personnes, accédez aux tâches suivantes :

Pour les travailleurs, les postulants et les affiliés universitaires :

Action	Accès
Entrer et mettre à jour les identifiants.	Tâche Modifier les identifiants gouvernementaux . Tâche Modifier les permis . Tâche Modifier les passeports et les visas . Sécurité : les domaines Person Data: Personal Photo et Self-Service: Personal Photo dans le domaine fonctionnel Personal Data. Tâche Modifier les données sur les identifiants d’un postulant . Sécurité : domaine Pre-Hire Person Data: ID Information dans le domaine fonctionnel Pre-Hire Process.
Afficher des identifiants.	Rapport Données sur les identifiants . Sécurité : les domaines Person Data: ID Information, Person Data: Government IDs, Person Data: Passports and Visas, Person Data: Licenses et Person Data: Other IDs dans le domaine fonctionnel Personal Data. Worker Data: I-9 Forms dans le domaine fonctionnel Onboarding. Rapport Données sur les identifiants d’un postulant . Sécurité : domaine Pre-Hire Personal Data: ID Information dans le domaine fonctionnel Pre-Hire Process.
Suivi des identifiants à échéance ou en double.	Rapport Dates d’expiration des identifiants des travailleurs . Sécurité : domaine Audit: Worker IDs dans le domaine fonctionnel Personal Data. Rapport Travailleurs ayant le même identifiant national . Sécurité : domaine Person Data: Government IDs dans le domaine fonctionnel Personal Data.
Repérer les identifiants non valides.	Rapport Travailleurs avec identifiants nationaux non valides . Sécurité : domaine Person Data: Government IDs dans le domaine fonctionnel Personal Data.

Pour les étudiants potentiels :

Action	Accès
Entrer des identifiants.	La tâche Créer un étudiant potentiel . Sécurité : domaine Manage: Student Prospect dans le domaine fonctionnel Student: Recruiting.
Mettre à jour les identifiants.	Rapport Identifiants dans le groupe de profil Renseignements personnels du profil d’un candidat potentiel.

Pour les personnes à charge et les bénéficiaires :

Action	Accès
Entrer et mettre à jour les identifiants.	Dans le profil d’un travailleur avec un bénéficiaire ou une personne à charge, sélectionnez le rapport Afficher les bénéficiaires ou Afficher les personnes à charge dans le groupe de profil Avantages sociaux. Sécurité : domaine Worker Data: Beneficiaries and Dependents dans les domaines fonctionnels Benefits et le domaine fonctionnel Personal Data.

Pour les travailleurs, les travailleurs auxiliaires, les postulants, les étudiants et les étudiants potentiels :

Action	Accès
Entrer et mettre à jour les identifiants.	Sélectionnez Identifiants d’intégration Créer un identifiant universel . Sélectionnez Identifiants d’intégration dans le menu des actions connexes de la personne. Sécurité : domaine Person Data: Universal ID dans le domaine fonctionnel Personal Data.

Pour les affiliés universitaires, les candidats, les employés, les membres de comité externe, les étudiants externes, les postulants et les étudiants :

Action	Accès
Vérifier un identifiant national	Pour accéder au bouton Vérifier un identifiant national dans le profil d’une personne, sélectionnez Renseignements personnels et Identifiants . Sécurité : domaine Self-Service: Verify National ID dans le domaine fonctionnel Personal Data.