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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-02-23
Configurer des occurrences d’absences

Configurer des occurrences d’absences

Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave :
  • Définissez Absence.
  • Setup: Time Off
Vous pouvez sélectionner les tables d’absences, les congés et les types d’absences à activer pour les occurrences d’absences. Lorsque vous activez les types d’absences pour les occurrences d’absences, Workday crée des occurrences d’absences ordinaires en fonction des jours pour inclure les paramètres de vos régimes de congés et de vos types d’absences. Pour les tables d’absences, Workday regroupe tous les jours à inclure à partir des régimes de congés de tous les paliers.
Lors de la mise en œuvre des occurrences d’absences, attendez la fin des principaux chargements de données planifiés dans votre locataire avant d’activer les occurrences d’absences.
  1. Accédez à la tâche
    Configurer des occurrences d’absences
     .
    Vous pouvez sélectionner :
    • La case
      Sélectionner tout
       pour activer toutes les instances de chaque type d’absence.
    • La case
      Activer pour les occurrences d’absences
       à côté de chaque table d’absences, congé et type d’absence pour activer une instance précise de chaque type d’absence.
  2. (Facultatif) Sélectionnez l’onglet
    Type personnalisé
     pour créer des types d’occurrences personnalisés pour des groupes de types d’absences. Pour l’onglet, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Absences à regrouper
    Sélectionnez les types d’absences à regrouper.
    Pour regrouper les congés dans des tables d’absences qui pourraient déjà comporter des demandes de congés individuels, sélectionnez-les à partir de la catégorie d’invites
    Congés dans les tables d’absences
     .
    Jours à inclure
    Lorsque vous configurez cette invite, Workday détermine les jours à inclure au moment de joindre un bloc d’absences en une seule occurrence et remplace la configuration des jours à inclure dans chacun des types d’absences du groupe.
    Les options
    Jours de travail (ouvrables)
     et
    Jours de travail (les heures de travail dépassent les heures de jour férié)
     nécessitent la définition de calendriers de jours fériés et d’horaires de travail.
    Ces options s’appliquent uniquement au calendrier des horaires de travail affecté au travailleur et pas à Workday Scheduling. Workday inclut uniquement les jours de travail prévus d’un travailleur, en fonction de son calendrier des horaires de travail. Toutefois, si un travailleur accepte de prendre un quart en dehors de son calendrier d’horaire de travail normal et que son gestionnaire apporte des modifications ad hoc en conséquence, la sélection de l’option
    Jours de travail (ouvrables)
     entraîne une occurrence d’absence lorsque le travailleur est absent.
    Sélectionnez l’option
    Configurer les jours à inclure
     pour sélectionner la case Inclure
    les jours fériés inscrits au calendrier des jours fériés
     et l’invite
    Jours inclus
     .
    Inclure les jours fériés contigus
    Cochez cette case pour prolonger l’occurrence d’absence en joignant les jours fériés qui surviennent avant ou après l’occurrence d’absence.
    Exemple : vous sélectionnez une valeur
    Jours à inclure
     de
    Jours de semaine (lun - ven)
    . Un travailleur est absent du mardi au vendredi, et le lundi d’avant ou d’après, ou les deux, est un jour férié. Quand :
    • Vous ne cochez pas la case, Workday crée une occurrence d’absence du mardi au vendredi.
    • Cochez la case, Workday crée une occurrence d’absence qui commence le jour férié précédent (lundi) et se termine le lundi suivant (s’il s’agit également d’un jour férié), bien qu’il n’y ait pas d’absence avant ou après les jours fériés.
  3. Cliquez sur
    OK
     pour enregistrer les changements de votre type d’absences.
  4. (Facultatif) Exécutez la conversion des occurrences d’absences afin de pouvoir générer des rapports sur les occurrences d’absences à des dates précises.
    La conversion ne change pas les données d’absence existantes. Elle crée plutôt des occurrences d’absences pour les données d’absence existantes dans votre locataire. La conversion peut prendre plusieurs heures si vous avez beaucoup de données d’absence. N’accédez pas aux données d’occurrence d’absence lorsque la conversion est en cours, car vous pourriez constater des incohérences.
    Cliquez sur
    Annuler
     pour exécuter la conversion à une date ultérieure ou pour l’exécuter immédiatement :
    1. Entrez le
      Nom de la demande
      .
    2. (Facultatif) Sélectionnez une autre Date
      de référence
       , si nécessaire.
      Par défaut, la valeur du champ
      Date
       de référence est une année antérieure à la date du jour. Vous pouvez préciser une date différente à partir de laquelle convertir les données d’absence existantes de vos travailleurs en occurrences. La conversion peut prendre plus de temps si vous spécifiez une date éloignée dans le passé. Si vous ne modifiez pas la date, Workday convertit les données d’absence de l’année écoulée.
    3. Sélectionnez
      Inclure toutes les valeurs activées
       afin de recalculer les occurrences d’absences pour tous les types d’absences que vous avez activés précédemment et les types d’absences que vous venez d’activer. Sinon, Workday calcule uniquement les occurrences d’absences pour les types d’absences que vous avez activés cette fois-ci.
    4. Cliquez sur
      OK
      .
Workday crée un type d’occurrence d’absence pour chaque type d’absence que vous activez.
Exécutez le rapport
Afficher un type d’occurrence d’absence
 pour afficher les types que vous avez activés. Vous pouvez retirer des occurrences d’absences que vous avez activées pour un type d’absence par erreur. Accédez de nouveau à la tâche
Configurer des occurrences d’absences
 et décochez la case
Activer pour les occurrences d’absences
 située à côté du type.
Workday n’active pas automatiquement les occurrences d’absences pour les nouveaux types d’absences. Lorsque vous créez des congés, des tables d’absences et des types d’absences, pensez à les activer pour les occurrences d’absences.