Éléments à prendre en compte pour la définition : Services CPQ

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation de la fonctionnalité Workday Services CPQ. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les services de configuration, prix, devis (CPQ) automatisent le processus de devis à en espèces. Il offre un moyen précis et facilement répétable de définir des contrats d’étendue et de tarification. Services CPQ utilise les configurations de listes de prix Professional Services Automation et Revenue pour charger automatiquement les données de la grille dans le devis. Elle vous permet de :

Créez des devis avec des services qui incluent des rôles, des articles et des articles récurrents, des frais, des coûts de tierce partie et des escomptes.

Copiez et collez des valeurs à partir d’outils externes ou saisissez des valeurs manuellement dans la grille de devis.

Estimez l’effort de service à un niveau élevé ou définissez une structure de décomposition des travaux plus précise à l’aide de phases ou de phases et de tâches.

Ajoutez des taux quotidiens ou horaires pour les rôles de devis.

Devis pour des services avec modèles de facturation à prix fixe ou pour les heures et les frais.

Ajustez automatiquement les prix des lignes de devis en définissant une valeur cible de prix, de marge ou d’escompte pour un service ou un devis.

Définir des catalogues de services avec des services, des rôles et des frais préconfigurés.

Interdire les escomptes aux lignes de rôle, les excluant ainsi des ajustements de service.

Définir des modèles de documents et générer de façon dynamique des documents pour des devis.

Sert à afficher ou à modifier des devis dans différentes vues fondées sur la chronologie par semaines, mois, exercices de contrat ou vue récapitulative.

Affiche un devis par période temporelle, comme des semaines, des mois, des phases, des années de contrat ou un récapitulatif. Vous pouvez également les afficher en fonction de montants tels que la quantité, le prix, le coût ou l’ETP (équivalent temps plein).

Avantages pour l’entreprise

Services CPQ simplifie le processus de création de devis dans Workday à partir d’occasions et les convertit en projets et en contrats en fonction des changements apportés aux détails des occasions. Elle fournit :

L’accès aux dernières données de vente et à une source fiable pour les données sur la tarification, le sourçage et la facturation.

Une meilleure visibilité entre SFDC et Workday.

La flexibilité dans la configuration de diverses offres de services pour un devis donné.

Un aperçu des prévisions en temps opportun dans la prévision et la gestion des ressources.

La création de devis plus rapide et plus précise avec une granularité des prix pour tenir compte des besoins de votre entreprise.

Une flexibilité améliorée en vous permettant d’établir des prix dans Workday sans remplacer entièrement vos feuilles de calcul existantes.

La possibilité de configurer le catalogue de services vous permet de créer rapidement des devis plus précis pour les services répétables et réduit l’effort manuel nécessaire à la définition des mêmes services de base, ce qui fournit une standardisation.

Processus de génération automatisée de documents pour une efficacité améliorée.

Cas d’utilisation

En tant que spécialiste de la composante de la paie, vous pouvez :

Créez des devis pour des services qui incluent des phases, des tâches, des rôles, des articles, des frais, des escomptes et des coûts de tierce partie en fonction des besoins des clients.

Copiez les devis existants pour créer plusieurs itérations pour divers scénarios de simulation.

Générer et imprimer des documents de devis et les envoyer aux clients pour révision et négociation.

Permet de créer des projets, des projets, des plans de ressources et des prévisions de ressources de type occasion à partir d’un devis approuvé principal.

Permet de créer des contrats de clients, des calendriers de facturation et des calendriers de comptabilisation des produits à partir de devis approuvés principaux en fonction des changements apportés aux détails des occasions.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez-vous besoin d’itérer et de créer plusieurs options d’un devis?	Vous pouvez copier des devis dans une occasion. Workday copie tous les détails dans le brouillon de devis.
Avez-vous besoin de définir des taux par défaut pour les rôles dans un devis?	Vous pouvez modifier et créer des feuilles de taux de facturation de projet afin de charger la liste de prix unitaires pour des rôles précis dans votre devis.
Avez-vous besoin des coûts pour charger la main-d’œuvre et les articles dans un devis?	Vous pouvez définir la feuille de taux de coûts standard par société pour charger le prix unitaire pour les rôles et définir l’article de vente comme pouvant faire l’objet d’un devis pour ajouter le coût unitaire pour les articles.
Avez-vous besoin d’enregistrer et de facturer les notes de frais des travailleurs en fonction du projet?	Vous pouvez ajouter des lignes de frais au devis pour des heures liées à un projet facturable et à une ligne de frais avec une source de transaction des heures dans le contrat de client.
Devez-vous enregistrer et facturer des factures de fournisseurs pour le projet?	Vous pouvez ajouter des lignes de coûts de tierce partie au devis pour une ligne d’heures et de frais de projet facturable avec une source de transaction de facture de fournisseur dans le contrat de client.
Avez-vous besoin d’approbations dynamiques en fonction des données des devis?	Workday fournit un cadre de processus de gestion configurable pour les devis que vous pouvez définir pour inclure des approbations et des règles de conditions en fonction des besoins de votre entreprise.
Avez-vous besoin de créer des documents automatiquement à partir des détails du devis?	Vous pouvez créer des modèles de document à partir d’une configuration de devis en fonction des données de devis.

Exigences

Assurez-vous que :

Vous avez les SKU Workday Projects, Project Billing et Services CPQ.

L’intégration avec votre source Customer Customer Link Management (CRM) est définie pour synchroniser les enregistrements de clients et d’occasions.

Les worktags obligatoires correspondent aux devis, aux projets et aux contrats de clients.

Les validations s’alignent sur le devis, le projet et le contrat de client.

Vous avez configuré les processus de gestion nécessaires. Consultez la section

Processus de gestion

pour obtenir plus d'information.

Vous avez configuré le mappage de devis au contrat dans les paramètres de Services CPQ.

Vous avez défini les occasions, les hiérarchies de projets, les rôles dans le projet, les feuilles de taux de facturation de projet, les feuilles de taux de coûts standard de projet, les articles de vente, les listes de prix des articles de vente, les catégories de taux et les catégories de produits.

Vous avez défini les articles de vente comme pouvant faire l’objet d’

un devis

pour définir le coût unitaire par défaut dans la ligne de l’article.

Vous avez défini des phases de projet et des tâches de projet lorsque vous créez un devis avec des phases et des tâches.

Le modèle de document est configuré et publié.

Le catalogue de services est activé lorsque vous en avez un.

L'indicateur Autoriser le collage à partir de feuilles de calcul dans le devis est activé pour la copie de données de devis à partir d'une feuille de calcul.

Vous avez ajouté la catégorie d’extraits au modèle de document afin d’hydraté le contenu correctement dans le document de devis.

Recommandations

Pour combiner tous les services en un seul projet, activez l’option

Gérer plusieurs services en tant que projet unique

dans les paramètres de Services CPQ.

Pour afficher l'identifiant du projet dans le nom du projet, activez l'option

Inclure l'identifiant du projet dans le nom du projet

Précisez le modèle de traitement des produits et de calendrier de comptabilisation des produits pour chaque modèle de facturation et les lignes de devis associées pour la création de contrats.

Pour imprimer le document de devis, assurez-vous d’ajouter les étapes de service

Imprimer les documents de devis au format PDF

Imprimer les documents de devis DocX

dans le processus de gestion Événement lié à un devis
.

Nous vous recommandons d’ajouter le nom du service au début de chaque extrait afin de pouvoir le repérer facilement lorsqu’il est récupéré dans le document de devis.

Pour ajouter un service fondé sur une phase ou une tâche, sélectionnez l'option

Ajouter un service personnalisé

lors de la création d'un devis, puis sélectionnez l'option

Avec phases

Avec phases et tâches

Pour définir des taux plus ciblés par défaut dans un rôle, configurez les catégories de taux et les membres de la catégorie de taux. Vous pouvez les définir dans la Feuille de taux de facturation de projet, puis sélectionner le taux souhaité dans le rôle lors de la création du devis pour un prix plus précis.

Pour inclure des totaux partiels pour des services ou des rôles dans un document de devis, créez des tables avec des données répétitives dans la première colonne et un champ numérique ou de devise dans la dernière colonne.

Lorsque vous copiez à la fois des affectations de tâches et de phases à partir d’un seul tableau dans une feuille de calcul, assurez-vous de copier et de coller d’abord les tâches et les phases pour créer la structure WBS, puis de copier et de coller les affectations.

Pour créer un plan de projet automatiquement une fois le devis principal approuvé, assurez-vous de configurer

Traiter un plan de projet à partir de Services CPQ

comme une étape de service dans le processus de gestion Événement lié à un devis
.

Pour créer un plan de projet automatiquement après que le projet de type occasion a été converti en projet ordinaire, assurez-vous de configurer

Traiter le plan de projet à partir de Services CPQ

en tant qu’étape de service dans le processus de gestion Convertir un projet de type occasion en projet
.

Limites

Initialement, Workday crée une seule ressource non nommée pour un projet de type occasion généré à partir de Services CPQ, mais plus tard, le gestionnaire de projet peut ajouter plusieurs ressources.

Seuls les devis principaux approuvés créent un projet de type occasion.

Workday ne crée pas de plan de projet sauf si tous les projets de type occasion n'ont pas été approuvés, annulés ou refusés pour tous les services du devis.

Nous limitons les services sur un devis à une durée maximum de cinq ans.

La durée du devis peut être d'un maximum de 10 ans.

Vous pouvez ajouter un maximum de 5 catégories de taux pour les rôles.

Vous pouvez copier et coller un maximum de 500 cellules dans la grille de devis.

La copie d’un devis ne copie pas les attributs en aval.

Vous ne pouvez pas ajouter des montants de frais et de coûts de tierce partie dans le catalogue de services. Le spécialiste des ventes devra l’entrer lorsqu’il ajoutera le service à un devis.

Les services définis dans le catalogue sont créés en tant que service

de haut niveau

avec phases

dans le devis. Il n'est pas encore possible de créer des services à l'aide de tâches dans le catalogue de services.

Une fois que vous avez configuré une estimation de l’effort pour le service et affecté les heures dans le service, vous ne pouvez plus changer le type

d’estimation de l’effort

Dans cette vue Structure de décomposition des travaux, vous ne pouvez pas :

Modifier ou supprimer des rôles.

Sert à afficher un service fondé sur une durée.

Afficher ou affecter des articles non liés à la main-d’œuvre.

Copiez les données à partir d’une feuille de calcul et collez-les dans le devis. Vous ne pouvez le faire que dans les vues

Calendrier

Récapitulatif

Dans la vue chronologique, vous ne pouvez pas :

Ajouter des phases ou des tâches. Vous devez accéder à la vue WBS pour effectuer ces actions.

Ajoutez des heures pour la main-d’œuvre, sauf si elle a déjà été affectée dans la page WBS pour la période temporelle donnée.

Configuration du locataire

Accédez à l’invite

Générateur d’identifiants pour devis

sous la section

Identifiant séquentiel de document commercial

dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

pour configurer le générateur de séquences de devis.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Services CPQ :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process: Quotes	Accédez à ce domaine de sécurité pour créer, modifier et supprimer des devis et afficher les rapports connexes. Types de groupes de sécurité autorisés : Rôles - Société Rôles - Hiérarchie de sociétés Rôles - Client Rôles - Projet Rôles - Hiérarchie de projets Groupes non contraints
Domaine Set Up: Quotes	Accédez à ce domaine de sécurité pour définir la fonctionnalité de devis. Types de groupes de sécurité autorisés : Responsables de la mise en œuvre Groupes non contraints
View: Devis Project Hierarchies	Accédez à ce domaine de sécurité pour sélectionner des hiérarchies de projets lors de la création de demandes de prix. Types de groupes de sécurité autorisés : Groupes publics Rôles - Hiérarchie de projets Groupes non contraints

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de type occasion	À configurer pour ajouter des sous-processus, des notifications et des approbations pour gérer le flux des travaux de la création de projets et de contrats de clients en fonction des changements apportés aux détails de l’occasion.
Événement lié à un devis	À configurer pour acheminer les devis pour les actions d’approbation et de refus. Services autorisés : Livraison des documents Extraction de documents Imprimer des documents de devis au format PDF Imprimer des documents de devis DocX
Créer un projet à partir de Services CPQ Modifier un projet à partir de Services CPQ Ligne du plan de ressources de Services CPQ	Configurez ces processus de gestion en tant que sous-processus dans le processus de gestion Événement lié à un devis pour créer des projets de type occasion et des lignes de plan de ressources à partir d’un devis. Lorsque les sous-processus sont lancés, Workday lance les processus de gestion suivants : Créer un projet Modifier un projet Ligne du plan de ressources du projet Si vous avez des règles de conditions à l’étape de lancement de ces processus de gestion, Workday les ignore lorsque le projet est créé à partir de Services CPQ. Nous vous recommandons de déplacer les validations vers le projet ou le plan de ressources du projet dans la tâche Mettre à jour des validations personnalisées ou sous forme de règles de conditions dans le processus de gestion Événement lié à un devis pour conserver la même fonctionnalité.
Convertir un projet de type occasion avec devis en projet Créer un contrat de client avec devis	Configurez ces processus de gestion comme sous-processus dans le processus de gestion Événement lié à une occasion pour créer des contrats de clients à partir d’un devis et convertir les projets de type occasion en projets standard. Lorsque les sous-processus sont lancés, Workday lance les processus de gestion suivants : Convertir un projet de type occasion en projet Événement lié à un contrat de client

Production de rapports

Rapport ou tableau de bord	Éléments à prendre en compte
Rechercher des occasions	Afficher les occasions au statut Ouvert pour créer un devis.
Rapport à facettes du catalogue de services	Sert à afficher les catalogues de services disponibles par hiérarchie de projets, unité d'exploitation, extraits, région et statut du catalogue.
Afficher une configuration de devis	Sert à afficher, à modifier et à retirer des modèles de document.

Nous vous suggérons d’utiliser les sources de données de rapport ci-dessous pour créer des rapports personnalisés afin de produire des rapports sur les devis et les lignes de devis :

Devis

dans l’objet de gestion : utilisez-le pour générer des rapports sur les devis et les informations récapitulatives.

Lignes de devis

: utilisez cette option pour générer des rapports sur les lignes de rôle et les lignes d’article incluses dans un devis.

Services de devis

: utilisez cette option pour générer des rapports sur les services dans un devis.

Configurations de devis

: utilisez cette option pour générer des rapports sur diverses configurations de devis, les instantanés, l’utilisation, le statut et les modèles de documents associés.

Intégrations

Service Web	Éléments à prendre en compte
Demander des affectations de prix	Récupère les affectations pour tous les rôles dans divers services pour le devis précisé.
Soumettre des affectations de devis	Ajoute ou met à jour les affectations de rôles dans les services pour le devis précisé.
Catégories d'extraits de document d'obtention de devis	Récupère toutes les catégories d’extraits.
Catégorie d'extrait de document de chargement de devis	Crée, modifie ou supprime des catégories d’extraits.
Motifs de changement pour obtenir un devis	Récupère tous les motifs de changement au devis.
Motif de chargement du changement au devis	Crée, modifie et supprime les motifs de changement au devis.
Configurations d'obtentions de devis	Récupère les configurations de devis.
Configurations de chargement de devis	Crée et met à jour les configurations de devis. Vous ne pouvez modifier une configuration que si elle n'est pas utilisée.
Services et lignes pour obtenir un devis	Récupère les services et les lignes pour le devis précisé.
Soumettre des services et des lignes de devis	Crée ou met à jour le devis, les services et les lignes.
Structures de décomposition des tâches pour l'obtention de devis	Récupère les phases et les tâches pour les services dans la structure de décomposition du travail lié au devis.
Soumettre une structure de décomposition des travaux pour un devis	Crée ou met à jour des phases et des tâches pour les services dans la structure de décomposition du travail pour le devis.
Obtenir des articles de catalogue de services	Récupère tous les articles de catalogue de services.
Charger un article de catalogue de services	Crée, modifie ou supprime des articles de catalogue de services.
Paramètres de la fonction Get Services CPQ	Récupère tous les champs des paramètres par défaut de Services CPQ.
Charger les paramètres de Services CPQ	Crée, met à jour ou supprime tous les paramètres par défaut pour Services CPQ.
Soumettre une occasion	Crée ou met à jour l’occasion du client.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Occasion Salesforce	Lorsqu’une occasion a le statut Ouvert , vous pouvez l’importer dans Workday pour créer un devis.
Projets	Une fois que vous avez approuvé un devis principal, Workday crée un projet de type occasion avec des ressources, un plan de ressources et une prévision de ressources. Workday crée une prévision hebdomadaire au niveau du projet. Le rôle provenant d’un devis est mappé à une ressource non nommée dans le projet de type occasion. Vous pouvez ajouter des ressources supplémentaires après la création initiale d’un plan de ressources pour les employés. Vous ne pouvez pas modifier un rôle dans le projet, un type d’affectation, une date de début et de fin ainsi que des heures estimatives dans les lignes du plan de ressources jusqu’à ce que l’occasion ait le statut Fermé. Lorsque vous faites passer un devis de Principal à Non principal , Workday désactive le projet de type occasion associé. Workday convertit le projet de type occasion en projet standard lorsqu’un sous-processus est configuré dans le processus de gestion Événement de type occasion .
Produits	Une fois que vous avez modifié des détails d’une occasion tels que la probabilité ou le statut et que vous avez créé un projet à partir d’un devis, Workday crée automatiquement un contrat de client et remplit les éléments suivants : Catégorie de produits dans la tâche Mettre à jour les paramètres de Services CPQ . Si vous n’avez pas configuré le mappage, la création du contrat échouera. Un modèle de calendrier de facturation en fonction du modèle de tarification. Un modèle de calendrier de produits en fonction du modèle de tarification. Les worktags à partir de l’en-tête du devis. La date d’effet à compter de la date de début du devis. Lorsqu’il manque des champs obligatoires au devis, Workday crée le contrat au statut de brouillon.
Articles de vente	Lorsque vous définissez un article de vente comme pouvant faire l’objet d’ un devis , Workday rend cet article disponible à utiliser lors de la création de devis.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Autres incidences

Aucune incidence.

Note de version de la fonction 2025R1 : Créer un devis à partir d'une feuille de calcul dans Services CPQ