Éléments à prendre en compte pour la définition : Services CPQ

De quoi s’agit-il?

Les services de configuration, de prix, de devis (CPQ) automatisent le processus de création d’un devis à l’encaissement. Elle offre un moyen précis et facile à répéter pour la portée du projet et les ententes sur les prix. Services CPQ utilise les configurations d’automatisation des services professionnels et de listes de prix des produits pour charger automatiquement les données de la grille dans le devis. Il vous permet de :

Créez des devis avec des services qui incluent des rôles, des articles et des articles récurrents, des frais, des coûts de tierce partie et des escomptes.

Copiez et collez des valeurs à partir d'outils externes, ou saisissez les valeurs manuellement dans la grille de devis .

Estimer l’effort de service à un niveau élevé ou définir une structure de décomposition du travail plus précise à l’aide de phases ou de phases et de tâches.

Ajoutez des taux quotidiens ou horaires pour les rôles de devis et définissez les exigences pour les rôles.

Devis pour les services avec modèles de facturation à prix fixe ou heures et frais.

Ajustez automatiquement les prix des lignes de devis en définissant une valeur cible de prix, de marge ou d’escompte pour un service ou un devis.

Définissez des catalogues de service avec des services, des rôles et des frais préconfigurés.

Interdire les escomptes dans les lignes de rôle , en les éliminant des ajustements de service .

Définir des modèles de documents et générer des documents pour des devis de façon dynamique.

Affichez ou modifier des devis dans différentes vues fondées sur la chronologie par semaine, par mois, par année de contrat ou par vue récapitulative.

Afficher un devis par période temporelle (semaines, mois, phases, années de contrat ou récapitulatif). Vous pouvez également les afficher par montant, comme la quantité, le prix, le coût ou équivalent temps plein (ETP) (équivalent temps plein).

Avantages pour l’entreprise

Services CPQ simplifie le processus de création de devis dans Workday à partir d’occasions et les convertir en projets et contrats en fonction des changements apportés aux détails des occasions. Il fournit :

Accès aux dernières données de vente et à une source fiable de données pour la prix, l’approvisionnement et la facturation

Meilleure visibilité entre les systèmes de gestion des relations clients de tierce partie et Workday.

Flexibilité dans la configuration de différentes offres de service pour un devis donné.

Informations opportunes sur la prévision des ressources et la gestion des ressources.

Création de devis plus rapide et plus précise, avec granularité des prix, en fonction des besoins de votre entreprise.

Une flexibilité améliorée en vous permettant de générer des devis dans Workday sans remplacer entièrement vos feuilles de calcul existantes.

La aptitude de configurer un catalogue de services vous permet de créer des devis plus précis rapidement pour des services récurrents, tout en réduisant l’effort manuel nécessaire pour définir les mêmes services de base, assurant ainsi la normalisation.

Processus de génération de documents automatisé offrant une efficacité améliorée.

Cas d’utilisation

En tant que spécialiste CPQ, vous pouvez :

Créer des devis pour les services qui incluent les phases, les tâches, les rôles, les articles, les frais, les escomptes et les coûts de tierce partie en fonction des besoins du client .

Copiez des devis existants pour créer plusieurs itérations pour divers scénarios de simulation.

Générer et imprimer des documents de devis, et les envoyer à des clients pour révision et négociation.

Créez des projets de type occasion, des projets, des plans de ressources et des prévisions de ressources à partir de devis approuvés principaux.

Créer des contrats de client , des calendriers de facturation et des calendriers de comptabilisation des produits à partir de devis principaux approuvés en fonction des changements apportés aux détails des occasions.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez-vous besoin d’itérer et de créer plusieurs options d’un devis?	Vous pouvez copier des devis dans une occasion. Workday copie tous les détails dans le brouillon de devis.
Avez-vous besoin de valeurs par défaut pour les rôles dans le projet dans un devis?	Vous pouvez modifier et créer des feuilles de taux de facturation de projet afin de charger les prix courants unité pour des rôles précis dans votre devis.
Avez-vous besoin de coûts pour charger la main-d’œuvre et les articles dans un devis?	Vous pouvez définir la feuille de taux de coûts standard par société pour charger le prix unité pour les rôles et définir l’ article de vente comme pouvant faire l’objet d’un devis afin d’ajouter le coût unitaire pour les articles.
Avez-vous besoin d’enregistrer et de facturer les notes de frais des travailleur pour le projet?	Vous pouvez ajouter des lignes de frais au devis pour des heures de projet facturable et une ligne de frais avec une source de transaction de type Heures dans le contrat de client.
Avez-vous besoin d’enregistrer et de facturer les factures de fournisseur pour le projet?	Vous pouvez ajouter des lignes de coûts de tierce partie au devis pour une ligne de frais à un projet facturable avec une source de transaction de facture de fournisseur dans le contrat de client.
Avez-vous besoin de bénéficier d’approbations dynamiques en fonction des données de devis?	Workday fournit un cadre de processus de gestion configurable pour les devis, que vous pouvez définir de manière à inclure des approbations et des règles de condition en fonction de vos besoins.
Avez-vous besoin de créer des documents automatiquement à partir des détails d’un devis?	Vous pouvez créer des modèles de documents à partir d’une configuration de devis en fonction des données de devis.

Exigences

Assurez-vous que :

Vous avez les produits Workday Projects, Project Billing et Services CPQ .

L’ intégration avec votre source de gestion des relations clients (CRM) existante est définie pour synchroniser les enregistrements des client et des occasions.

Les worktags obligatoires correspondent aux devis, aux projets et aux contrats de client .

Les validations s’alignent entre le devis, le projet et le contrat de client.

Vous avez configuré les processus de gestion nécessaires. Voir la section

Processus de gestion

pour de l’information supplémentaire.

Vous avez configuré le mappage de devis à un contrat dans les paramètres de Services CPQ .

Vous avez défini des occasions, des hiérarchies de projets, des rôles dans le projet, des feuilles de taux de facturation de projet, des feuilles de taux de coûts standard de projet et des articles de vente, une liste de prix des articles de vente, des catégories de taux et des catégories de produits.

Vous avez défini les articles de vente comme pouvant faire l’objet d’

un devis

pour définir par défaut le coût unitaire dans la ligne de l’article.

Vous avez défini les phases de projet et les tâches de projet lors de la création d’un devis avec les phases et les tâches.

Le modèle de document est configuré et publié.

Le catalogue de service est activé lorsque vous en avez un.

L'indicateur Autoriser le collage à partir de feuilles de calcul dans le indicateur est activé pour copier les données de devis à partir d'une feuille de calcul.

Vous avez ajouté la catégorie d’extrait au modèle de document afin d’hydratées le contenu correctement dans le document de devis.

Recommandations

Pour combiner tous les services en un seul projet, activez l' option

Gérer plusieurs services en tant que projet unique

dans les paramètres de Services CPQ .

Pour afficher l'identifiant du projet dans le nom du projet , activez l' option

Inclure l'identifiant du projet dans le nom du projet

.

Précisez le modèle de traitement des produits et de calendrier de produits pour chaque modèle de facturation et les lignes de devis associées pour la création de contrat .

Pour imprimer le document de devis, assurez-vous d'ajouter les étapes de service

Imprimer des documents de devis PDF

et

Imprimer des documents de devis DocX

dans le processus de gestion
Événement lié à un devis
.

Nous vous recommandons d'ajouter le nom du service au début de chaque extrait afin de pouvoir le repérer facilement dans le document de devis.

Pour ajouter un service fondé sur une phase ou une tâche, sélectionnez l' option

Ajouter un service personnalisé

lors de la création d'un devis, et sélectionnez option

Avec phases

ou

Avec phases et tâches

.

Pour avoir des taux plus ciblés par défaut dans un rôle, configurez des catégories de taux et les membres de la catégorie de taux. Vous pouvez les définir dans la Feuille de taux de facturation de projet, puis sélectionner le taux souhaité dans le rôle lors de la création de devis pour un prix plus précis.

Pour inclure les totaux partiels de services ou de rôles dans un document de devis, créez des tableaux avec des données répétitives dans la première colonne et un champ numérique ou de devise dans la dernière colonne.

Lorsque vous copiez des affectations de tâche et de phase à partir d’un seul tableau dans une feuille de calcul, assurez-vous de copier et de coller d’abord les tâches et les phases pour créer la structure de structure de décomposition du travail (WBS), puis copiez et collez les affectations.

Pour créer un plan de projet automatiquement après l'approbation du devis principal, assurez-vous de configurer l'étape de service

Traiter un plan de projet à partir de Services CPQ

dans le processus de gestion
Événement lié à un devis
.

Pour créer un plan de projet automatiquement après que le projet de type occasion a été converti en projet ordinaire, assurez-vous de configurer l'étape de service

Traiter le plan de projet à partir de Services CPQ

dans le processus de gestion
Convertir un projet de type occasion en projet
.

Limites

Au début, Workday crée une seule ressource non nommée (code UNR) pour un projet de type occasion généré à partir de Services CPQ, mais par la suite, le gestionnaire de projet peut ajouter plusieurs ressources.

Seuls les devis principaux approuvés créent un projet de type occasion.

Workday ne crée pas de plan de projet sauf si tous les projets de type occasion sont approuvés, annulés ou refusés pour tous les services du devis.

Nous limitons les services d’un devis à une durée maximum de cinq ans.

La durée du devis peut être d’un maximum de 10 ans.

Vous pouvez ajouter un maximum de cinq catégories de taux pour les rôles.

Vous pouvez copier et coller un maximum de 500 cellules dans la grille de devis .

La copie d'un devis ne copie pas les attributs en aval.

Vous ne pouvez pas ajouter des montants de frais et de coûts de tierce partie dans le catalogue de services. Le spécialiste des ventes devra l’entrer lorsqu’il ajoutera le service à un devis.

Une fois que vous avez configuré une estimation de l'effort pour le service et affecté les heures dans le service, vous ne pouvez plus changer le type

d'estimation de l'effort

.

Dans cette vue de structure de décomposition du travail, vous ne pouvez pas :

Modifier ou supprimer des rôles.

Afficher un service fondé sur une durée .

Afficher ou affecter des éléments non liés à la main-d’œuvre.

Copiez les données d’une feuille de calcul et collez-les dans le devis. Vous pouvez le faire uniquement dans les vues

Données chronologiques

et

Récapitulatives

.

Dans la vue de la chronologie, vous ne pouvez pas ajouter des heures pour la main-d'œuvre à moins qu'elles aient déjà été affectées dans la page WBS pour la période donnée

Configuration du locataire

Accédez à l’invite

Générateur d’identifiants -

Devis sous la section

Identifiants séquentiels de document commercial

de la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

pour configurer le générateur de séquences pour des devis.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Services CPQ :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process: Quotes	Accédez à ce domaine de sécurité pour créer, modifier et supprimer des devis, et pour afficher les rapports connexes. Types de groupes de sécurité autorisés : Rôles - Société Rôles - Hiérarchie de sociétés Rôles - Client Rôles - Projet Rôles - Hiérarchie de projets Groupes non contraints
Set Up: Quotes	Accédez à ce domaine de sécurité pour définir la fonctionnalité de devis. Types de groupes de sécurité autorisés : Responsables de la mise en œuvre Groupes non contraints
View: Devis Project Hierarchies	Accédez à ce domaine de sécurité pour sélectionner des hiérarchies de projet lors de la création de demandes de prix. Types de groupes de sécurité autorisés : Groupes publics Rôles - Hiérarchie de projets Groupes non contraints
Set Up: Opportunity	Accédez à ce domaine pour créer, mettre à jour les statuts des occasions et afficher les rapports connexes.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement lié à une occasion	Configurez ce processus de gestion pour ajouter des sous-processus, des notifications et des approbations afin de gérer le flux des travaux des travaux des projet et de la création de contrats de client en fonction des changements apportés aux détails de l’occasion.
Événement lié à un devis	Configurez ce processus de gestion pour acheminer les devis pour les actions d’approbation et de refus. Services autorisés : Livraison des documents Extraction de documents Imprimer des documents de devis PDF Imprimer des documents de devis DocX
Créer un projet à partir de Services CPQ Modifier un projet à partir de Services CPQ Ligne du plan de ressources provenant de Services CPQ	Configurez ces processus de gestion comme sous-processus dans le processus de gestion Événement lié à un devis pour créer des projets de type occasion et des lignes de plan de ressources à partir d’un devis. Lorsque les sous-processus sont lancés, Workday lance les processus de gestion suivants : Créer un projet Modifier un projet Ligne du plan de ressources du projet Si vous avez des règles de condition à l’ étape de lancement de ces processus de gestion, Workday les ignore lorsque le projet est créé à partir de Services CPQ. Nous recommandons de déplacer les validations vers Projet ou Plan de ressources de projet dans la tâche Mettre à jour des validations personnalisées, ou à l’aide de règles de condition dans le processus de gestion Événement lié à un devis pour conserver la même fonctionnalité.
Convertir un projet de type occasion avec devis en projet Créer un contrat de client avec devis	Configurez ces processus de gestion en tant que sous-processus dans le processus de gestion Événement lié à une occasion pour créer des contrats de client à partir d’un devis et convertir des projets de type occasion en projets standard. Lorsque les sous-processus sont lancés, Workday lance les processus de gestion suivants : Convertir un projet de type occasion en projet Événement lié à un contrat de client

Production de rapports

Rapport ou tableau de bord	Éléments à prendre en compte
Rechercher des occasions	Affichez les occasions au statut Ouvert de créer un devis.
Rapport à facettes de catalogue de services	Affichez les catalogues de service disponibles par hiérarchie de projets, unité d'exploitation, extraits , région et statut du catalogue.
Afficher une configuration de devis	Affichez, modifier et retirez des modèles de document.

Nous vous recommandons d’utiliser les sources de données de rapport suivantes pour build des rapports personnalisés pour la production de rapports sur les devis et les lignes de devis :

Devis

sur un objet de gestion: utilisez cette option pour générer des rapports sur les devis et des informations récapitulatives.

Lignes de devis

: utilisez cette option pour générer des rapports sur les lignes de rôle et les lignes d’article incluses dans un devis.

Services de devis

: utilisez cette option pour générer des rapports sur les services dans un devis.

Configurations de devis

: Permet de générer des rapports sur diverses configurations de devis, instantanés, utilisations, statuts et modèles de documents associés.

Intégrations

Service Web	Éléments à prendre en compte
Get Devis Allocations	Récupère les affectations pour tous les rôles de divers services pour le devis précisé.
Soumettre des affectations de devis	Ajoute ou met à jour les affectations de rôle dans les services pour le devis précisé.
Get Devis Document Slip Categories	Récupère toutes les catégories d'extraits.
Put Devis Document Scipget Category	Crée, modifie ou supprime des catégories d'extraits.
Get Devis Change Reasons	Récupère tous les motifs de changement au devis.
Put Quote Change Reason	Crée, modifie et supprime des motifs de changement de devis.
Get Devis Configurations	Récupère les configurations de devis.
Put Devis Configurations	Crée et met à jour les configurations de devis. Vous ne pouvez modifier une configuration que si elle n’est pas utilisée.
Get Devis Services and Lines	Récupère les services et les lignes pour le devis précisé.
Soumettre des services et des lignes de devis	Crée ou met à jour le devis, les services et les lignes.
Get Devis Work Check Structures	Récupère les phases et les tâches pour les services dans la structure de décomposition du travail de devis.
Soumettre une structure de work de décomposition de devis	Crée ou met à jour les phases et les tâches pour les services dans la structure de décomposition du travail de devis.
Get Services Catalog Items	Récupère tous les articles de catalogue de service .
Put Services Catalog Item	Crée, modifie ou supprime des articles de catalogue de service .
Obtenir les paramètres de Services CPQ	Récupère tous les champs pour les paramètres par défaut de Services CPQ.
Put Services CPQ Settings	Crée, met à jour ou supprime tous les paramètres par défaut pour Services CPQ.
Soumettre une occasion	Crée ou met à jour l’occasion client .
Get Opportunity Custom Status Settings	Récupère tous les statuts personnalisés créés par l'utilisateur pour l'occasion.
Put Opportunity Custom Status Settings	Crée ou met à jour les statuts d’occasions personnalisés.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Occasion dans Salesforce	Lorsqu’une occasion a le statut Ouvert , vous pouvez l’importer dans Workday pour build un devis.
Projets	Une fois que vous avez approuvé un devis principal, Workday crée un projet de type occasion avec des ressources, un plan de ressources et une prévision de ressources. Workday crée une prévision hebdomadaire au niveau du projet . Le rôle d'un devis est mappé à une ressource non nommée dans le projet de type occasion. Vous pouvez ajouter des ressources supplémentaires après la création initiale d’un modèle UNR. Vous ne pouvez pas modifier un rôle dans le projet, un type affectation , des dates de début et de fin et des heures estimatives dans les lignes du plan de ressources tant que l'occasion n'a pas le statut Fermé. Lorsque vous faites passer un devis de Principal à Non principal , Workday désactive le projet de type occasion associé. Workday convertit le projet de type occasion en projet standard lorsqu’un sous-processus est configuré dans le processus de gestion Événement lié à une occasion .
Produits	Après que vous avez modifié les détails d’une occasion, comme la probabilité ou le statut, et créé un projet à partir d’un devis, Workday crée automatiquement un contrat de client et remplit les éléments suivants : Catégorie de produits dans la tâche Mettre à jour les paramètres de Services CPQ . Si vous n’avez pas configuré le mappage, la création de contrat échouera. Un modèle de calendrier de facturation fondé sur le modèle de prix. Un modèle de calendrier de produits fondé sur le modèle de prix. Les worktags de l’en-tête du devis. Date d’effet à partir de la date de début du devis. Lorsque des champs obligatoires sont manquants dans le devis, Workday crée le contrat au statut Brouillon.
Articles de vente	Lorsque vous définissez un article de vente avec l’option Peut faire l’objet d’un devis, Workday rend cet article disponible pour une utilisation lors de la création de devis.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Autres incidences

Aucune incidence.