Concept : occasion en devis
Lorsque vous ne disposez pas d’une solution ou d’une intégration de gestion des relations clients, vous pouvez utiliser la tâche
Créer une occasion
pour créer une occasion. Vous pouvez préciser le nom de l’occasion, la société, le client, la devise, le représentant commercial associé, la date de fermeture prévue ainsi que tout worktag ou remarque. Les worktags vous permettent de marquer des dimensions propres à l’occasion. Workday ajoute automatiquement les worktags précisés aux devis créés pour cette occasion. Pour les transactions en masse, vous pouvez utiliser le service Web
Put Opportunity
. Quand vous créez une occasion, assurez-vous que :
- Vous précisez un client afin de pouvoir créer des devis pour une occasion.
- Le client n'est pas un client associé à un worktag.
- La devise de l'occasion est valide pour le client précisé.
Vous pouvez modifier une occasion lorsqu'elle a une
source
sur Manuel
. Lorsque vous changez les champs d’occasions après avoir créé un devis :
- Les changements seront compris dans les nouveaux devis.
- Les devis existants conservent les données antérieures au changement.
Chaque occasion ne doit être associée qu'à un seul devis principal. Vous ne pourrez pas utiliser une occasion pour créer un devis si :
- Le statut n'est pasOuvert.
- Elle comporte des lignes.
- Elle n’a aucun client.
Pour effectuer le suivi des coûts et des dépenses liés à la main-d’œuvre avant la vente pour une transaction de vente précise, vous pouvez utiliser le worktag d’occasion pour marquer les notes de frais et les bons de commande. Vous pouvez afficher le montant de ces transactions dans le champ
Coût de l’occasion
.Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour suivre les occasions et les coûts de clôture dans Workday :
- Rechercher des occasions
- Occasions
- Opportunity Statuses
- Afficher une occasion
- Afficher un récapitulatif des occasions
Lorsque vous importez des données sur les occasions créées dans une application logicielle de tierce partie, telle que Salesforce, vous pouvez configurer votre intégration de manière à mapper le champ
Source
à l’affichage du nom de la solution de gestion des relations clients (CRM).Opportunity Statuses
Une occasion peut avoir les statuts suivants :
- Ouvert: Workday crée automatiquement l’occasion à ce statut. Vous pouvez créer, modifier et annuler des devis lorsque l’occasion comporte ce statut.
- Fermé/Gagné: Lorsque le client potentiel accepte le devis ou le contrat. Vous ne pouvez pas créer de devis ayant ce statut. Workday crée un contrat une fois tous les événements liés au projet terminés.
- Fermé/perdu: lorsque le client potentiel refuse le contrat. Vous ne pouvez pas créer de devis ayant ce statut. Le projet associé est annulé.
Éléments à prendre en compte pour le processus de gestion pour les événements de type occasion
- Workday lance un événement lié à une occasion lorsque vous créez ou modifiez une occasion.
- Vous devez préciser une société pour avoir l'occasion d'acheminer les approbations en fonction des rôles au sein de cette société.
- Lorsque le statut de l'occasion d'un devis principal approuvé passe àFermé/Gagné:
- Workday convertit le projet de type occasion en projet. Vous pouvez envoyer le projet pour approbation.
- S’il n’y a qu’un seul projet et que l’approbation est refusée, Workday ne crée pas de contrat de client.
- S’il y a plusieurs projets et qu’un projet est refusé, Workday crée un contrat de client pour le reste des projets approuvés.
- Lorsque les événements de sous-processus sont en cours et que le statut de l’occasion passe àFermé/perdu, Workday annule les événements en cours.
- Une fois les événements de sous-processus terminés et que le statut de l’occasion passe àFermé/perdu, Workday convertit le projet approuvé et crée un contrat. Vous pouvez créer un rapport personnalisé pour désigner les projets convertis.
- Lorsque le statut de l’occasion passe deFermé/GagnéàOuvert, Workday annule les événements de sous-processus en cours.
- Pour afficher les changements apportés aux événements de type occasion, vous pouvez accéder à l’occasion d’une société et voir les détails dans l’ongletHistorique de processus.
- Lorsque des validations personnalisées critiques sont configurées pour l’occasion et que le critère n’est pas rempli, Workday ne traite pas l’occasion tant que l’erreur n’est pas corrigée.
Le processus de gestion de l’événement de type occasion peut avoir les statuts suivants une fois qu’un utilisateur a approuvé un devis principal et que le processus de gestion a été lancé :
- Approuvé: lorsque le processus de gestion Événement lié à une occasion est approuvé. Workday crée un projet si les conditions configurées dans le processus de gestion sont remplies.
- Brouillon: lorsque le processus de gestion Événement lié à une occasion est annulé par l’initiateur ou que le processus de gestion n’est pas soumis. Workday ne crée pas de projet et vous pouvez continuer à traiter les devis quand l’occasion comporte ce statut.
- Erreur: lorsqu’une occasion comporte des erreurs de validation critiques. Workday ne crée pas de projet. Vous pouvez modifier ou changer le devis existant, mais pas créer un nouveau devis.
- En cours: lorsque le processus de gestion Événement lié à une occasion est en attente d’approbation ou qu’il a l’optionRenvoyer. Workday ne crée pas de projet. Vous pouvez continuer à traiter les devis lorsque l’occasion comporte ce statut.