Concept : occasion dans les devis
Lorsque vous n’avez pas de solution de gestion des relations clients ou intégration, vous pouvez utiliser la tâche
Créer une occasion
pour créer une occasion. Vous pouvez préciser le nom de l’occasion, la société, le client, la devise, le représentant commercial associé, la date de fermeture prévue et tout worktag ou remarque. Les worktags vous permettent de marqueur les dimensions propres à l’occasion. Workday ajoute automatiquement les worktags précisés aux devis créés pour cette occasion. Pour les transactions en masse, vous pouvez utiliser le service Web
Put Opportunity
. Quand vous créez une occasion, assurez-vous que :
- Vous précisez un client pour pouvoir créer des devis pour une occasion.
- Le client n'est pas un client worktag .
- La devise de l'occasion est valide pour le client précisé.
Vous pouvez modifier une occasion lorsqu'elle a une
source
sur Manuel
. Lorsque vous changez les champs d’occasion après avoir créé un devis :
- Les changements seront reflétés dans les nouveaux devis.
- Les devis existants conservent les données avant le changement.
Chaque occasion doit être associée à un seul devis principal. Vous ne pourrez pas utiliser une occasion pour créer un devis si :
- Le statut n'est pasOuvert.
- Il comporte des lignes.
- Il n'y a pas de client.
Pour effectuer le suivi des frais et des coûts de main-d’œuvre avant vente pour une transaction de vente donnée, vous pouvez utiliser le worktag d’occasion pour marqueur les notes de frais et les bons de commande. Vous pouvez afficher le montant pour ces transactions dans le champ
Coût de l’occasion
.Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour suivre les occasions et les coûts de clôture dans Workday:
- Rechercher des occasions
- Occasions
- Opportunity Statuses
- Afficher une occasion
- Afficher un récapitulatif des occasions
Lorsque vous importez des données sur les occasions créées dans une application logicielle de tierce partie, comme Salesforce, vous pouvez configurer votre intégration de manière à mapper le champ
Source
afin d’afficher le nom de la solution de gestion des relations clients (CRM).Opportunity Statuses
Une occasion peut avoir les statuts suivants :
- Ouvert: Workday crée automatiquement l’occasion ayant ce statut. Vous pouvez créer, modifier ou annuler des devis lorsque l'occasion a ce statut.
- Fermé/Gagné: Lorsque le client potentiel accepte le devis/ contrat. Vous ne pouvez pas créer de devis ayant ce statut. Workday crée un contrat une fois tous les événements de projet terminés.
- Fermé/Perdu: Lorsque le client potentiel refuse le contrat. Vous ne pouvez pas créer de devis ayant ce statut. Le projet associé est annulé.
- Personnalisées: Statuts que vous créez pour répondre aux besoins de votre organisation. Vous pouvez définir un statut par défaut. Vous pouvez également les utiliser dans les conditions du processus de gestionÉvénement lié à une occasionafin d’obtenir les résultats escomptés.
Ces statuts sont prédéfinis par Workday et sont en lecture seule. Vous ne pouvez pas les définir comme inactifs.
Statuts des occasions personnalisées
Vous pouvez définir des statuts personnalisés pour les occasions, au-delà des statuts standard prédéfinis par Workday. Lorsque vous créez des statuts personnalisés :
- Vous ne pouvez définir qu’une seule occasion par défaut.
- Le statut par défaut doit être Actif.
- Lorsqu'un statut personnalisé est utilisé, il ne peut pas être retiré.
- Les statuts personnalisés sont disponibles dans le cadre des critères de condition dans le processus de gestionÉvénement lié à une occasion. Vous pouvez utiliser le statut personnalisé pour configurer les conditions d’exécution du processus de gestion.
- Les statuts qui sont définis àInactifne s’affichent pas dans l’inviteStatut.
Vous pouvez utiliser la tâche
Mettre à jour les paramètres du statut personnalisé des occasions
(rattaché au domaineSet Up: Opportunity aux fins de sécurité
) ou l’opération de service Web Put Opportunity Custom Status Settings
pour créer des statuts personnalisés. Éléments à prendre en compte dans le processus de gestion de l'événement lié à une occasion
- Workday lance un événement d’occasion lorsque vous créez ou modifier une occasion.
- Vous devez préciser une société pour l'occasion afin d'acheminer les approbations en fonction des rôles de cette société: .
- Lorsque le statut de l'occasion d'un devis principal approuvé passe àFermé/gagné:
- Workday convertit le projet de type occasion en projet. Vous pouvez envoyer le projet pour approbation.
- S’il n’y a qu’un projet et que l’approbation est refusée, Workday ne crée pas de contrat de client.
- S’il y a plusieurs projets et qu’un projet est refusé, Workday crée un contrat de client pour le reste des projets approuvés.
Workday fournit le processus de gestion avec des critères de condition par défaut qui utilisent le statutFermé/Gagnépour convertir les devis en projets de type occasion et créer des contrats. Vous pouvez modifier les critères de condition pour utiliser plutôt un autre statut d’occasion personnalisé. - Lorsque les événements de sous-processus sont en cours et que le statut de l’occasion passe àFermé/Perdu, Workday annule les événements en cours.
- Lorsque les événements de sous-processus sont terminés et que le statut de l’occasion passe àFermé/Perdu, Workday convertit le projet approuvé et crée un contrat. Vous pouvez créer un rapport personnalisé pour identifier les projets convertis.
- Lorsque le statut de l’occasion passe deFermé/gagnéàOuvert, Workday annule les événements sous-processus en cours.
- Pour afficher les changements événement’ occasion, vous pouvez accéder à l’occasion pour une société et voir les détails dans l’ongletHistorique de processus.
- Lorsque des validations personnalisées critiques sont configurées pour l’occasion et que les critères ne sont pas respectés, Workday ne traite pas l’occasion tant que l’ erreur n’est pas corrigée.
Le processus de gestion de événement occasion peut avoir les statuts suivants une fois qu’un utilisateur a approuvé un devis principal et que le processus de gestion a été lancé :
- Approuvé: lorsque le processus de gestion Événement lié à une occasion est approuvé. Workday crée un projet si les conditions configurées dans le processus de gestion sont remplies.
- Brouillon: Lorsque le processus de gestion Événement lié à une occasion est annulé par l' initiateur, ou que le processus de gestion n'est pas soumis. Workday ne crée pas de projet et vous pouvez continuer à traiter les devis lorsque l’occasion a ce statut.
- Erreur: lorsqu’une occasion comporte des erreurs de validation critiques. Workday ne crée pas de projet. Vous pouvez modifier ou changer le devis existant, mais pas créer de nouveau devis.
- En cours: lorsque le processus de gestion de l'événement lié à une occasion est en attente d'approbation ou fait l'objet d'unrenvoi: . Workday ne crée pas de projet. Vous pouvez continuer à traiter les devis lorsque l’occasion a ce statut.