Éléments à prendre en compte pour la définition : règlement

De quoi s’agit-il?

Workday Settlement fournit une plateforme complète qui vous permet de traiter et de gérer vos paiements. Workday génère la comptabilité associée au moment du règlement et enregistre les écritures comme votre système d’enregistrement.

Avantages pour l’entreprise

Workday Settlement vous permet de gérer tous les paiements entrants et sortants en un seul endroit pour l’ensemble de votre entreprise. Cette infrastructure unifiée :

Contrôle les entrées et les sorties financières de votre entreprise.

Vous fournit les données d’analyse dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées.

Cas d’utilisation

Vous pouvez :

Définir les paiements en gérant vos types de paiements et en configurant vos options d’impression de chèques.

Effectuer le règlement des paiements électroniques entrants et des paiements sortants.

Définir des intégrations de paiements pour transmettre les paiements aux institutions financières et recevoir des accusés de réception des paiements.

Traiter des paiements après le règlement en imprimant des chèques et en annulant les paiements.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quels comptes bancaires prévoyez-vous utiliser?	Vous pouvez intégrer Workday aux comptes bancaires pour le traitement de règlements et l’impression de chèques. Pour générer des fichiers de paiement pour le traitement de règlements, vous pouvez : Créer un ou plusieurs systèmes d’intégration pour chaque combinaison de banque et de type de paiement électronique. Affecter plusieurs systèmes d’intégration à un seul compte bancaire. Exemple : vous souhaitez traiter des paiements du même type, mais dans des catégories ou des pays différents. Utiliser la même intégration pour chaque compte de la même banque avec le même type de paiement.
Pour quels types de paiements et de fonctions souhaitez-vous utiliser vos comptes bancaires?	Vous pouvez configurer un compte bancaire pour l’utiliser pour plusieurs types de paiements. Vous pouvez également créer un compte bancaire pour des fonctions uniques, comme un compte qui sert uniquement aux charges salariales.
Comment voulez-vous acheminer vos paiements?	Vous pouvez configurer des règles pour déterminer par quels comptes bancaires le processus de règlement achemine les paiements. Lorsqu’un paiement ne correspond à aucune règle, Workday se sert de votre compte bancaire par défaut. Les règles de routage bancaire s’appliquent uniquement aux paiements qui concernent des comptes standard. Une société ne peut avoir qu’une seule règle de routage bancaire.
Voulez-vous préciser le compte bancaire à partir duquel payer des factures de fournisseurs et des demandes de paiement divers directement à partir de la facture ou de la demande?	Vous pouvez configurer les codes de routage bancaire et les mapper aux comptes bancaires dans les règles de routage bancaire.
Comment voulez-vous traiter les paiements?	Vous pouvez affecter : Un rôle de spécialiste du règlement responsable du traitement de toutes les transactions opérationnelles. Des rôles fondés sur des domaines fonctionnels précis. Le fait que vous centralisiez ou décentralisiez le traitement de vos paiements a une incidence sur la façon dont vous : Configurez le processus de gestion Événement lié au lot de règlement . Séparez l’impression de vos chèques et de vos avis.

Recommandations

Pour éviter les erreurs d’intégration en aval, définissez les enregistrements de l’institution bancaire dans Workday. Vous pouvez stocker de l’information bancaire détaillée, par pays, que les travailleurs peuvent sélectionner lorsqu’ils créent des comptes bancaires de travailleur et de règlement.

Utilisez des filtres pour lot de règlement pour gagner du temps et pour qu’ils correspondent à votre cas d’utilisation particulier.

Automatisez vos lots de règlement récurrents et vos lots d’autorisations préalables pour réduire le travail effectué manuellement.

Exigences

Aucune incidence.

Limites

Lorsque vous annulez un lot de règlement, vous ne pouvez plus y apporter de modifications.

Configuration du locataire

Utilisez la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

pour afficher et configurer les options à l’échelle du locataire pour Workday Settlement.

Vous pouvez utiliser la tâche pour définir des générateurs de séquences d’identifiants pour :

Les paiements par transfert électronique de fonds.

Les lots de règlement.

Les lots d’autorisations préalables.

Vous pouvez utiliser la section

Settlement and Bank Account Options

pour :

Activer la fonction multidevise pour les lots de règlement.

Activer le masquage des comptes bancaires pour les choix de paiement.

Activer les dates dynamiques de paiement aux fournisseurs.

Désactiver les erreurs lorsque vous entrez des codes d’identification bancaire non valides dans les choix de paiement ou les comptes bancaires de règlement.

Créer des erreurs lorsque vous saisissez des numéros IBAN qui contiennent des caractères minuscules ou des espaces dans les choix de paiement ou les comptes bancaires de règlement.

Consolider les paiements aux fournisseurs que vous payez au nom de plusieurs sociétés au même fournisseur en un seul paiement.

Activez les codes d’objet de paiement pour les paiements ad hoc et les paiements aux fournisseurs.

Sécurité

Le domaine Process: Settlement
du domaine fonctionnel Banking and Settlement permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement de tous les types de paiements et de produire les rapports connexes. Pour permettre à des utilisateurs d’effectuer le règlement de types de paiements précis et de produire des rapports connexes, rattachez-les à ces domaines aux fins de sécurité :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Ad Hoc Payment Settlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des paiements ad hoc et d’afficher les rapports connexes.
Process: Bank Account Transfer for Settlement/Settlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.	Permet aux utilisateurs d’effectuer des virements bancaires pour règlement et d’afficher les rapports connexes.
Process: Customer Invoice Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des paiements de clients par prélèvement automatique et d’afficher les rapports connexes.
Process: Customer Refund Settlement dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des paiements de remboursement de client et d’afficher les rapports connexes.
Process: Expense Report Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Expenses.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des paiements liés à des frais et d’afficher les rapports connexes.
Process: Intercompany Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Financial Accounting.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des éléments intersociétés et d’afficher les rapports connexes.
Process: Miscellaneous Payment Request Settlement dans le domaine fonctionnel Miscellaneous Payments.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des demandes de paiement divers et d’afficher les rapports connexes.
Process: Payroll Settlement dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des paiements de la paie et d’afficher les rapports connexes.
Process: Pending Student Refund/Settlement dans le domaine fonctionnel Student Financials.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des remboursements d’étudiants et d’afficher les rapports connexes.
Process: Procurement Card Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Procurement.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des paiements par carte d’approvisionnement et d’afficher les rapports connexes.
Process: Schedule Settlement Run dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.	Permet aux utilisateurs de planifier des lots de règlement et d’afficher les rapports connexes.
Process: Student Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Student Financials.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des paiements d’étudiants et d’afficher les rapports connexes.
Process: Student Sponsor Refund/Settlement dans le domaine fonctionnel Student Financials.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des remboursements d’organismes subventionnaires pour étudiants et d’afficher les rapports connexes.
Process: Supplier Invoice Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.	Permet aux utilisateurs d’effectuer le règlement des factures de fournisseurs et d’afficher les rapports connexes.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de transmission de paiements externalisés	Permet d’envoyer des chèques à un service d’impression de chèques externalisé.
Événement d’impression des paiements	Permet de générer des fichiers pour le service Paiements positifs qui correspondent aux chèques imprimés.
Événement de transmission de paiements	Permet de déclencher le paiement pour les modes de paiement électroniques.
Tâche d’impression de chèques	Permet d’imprimer des copies papier de fiches de paie et de chèques.
Événement d’émission de versement	Permet de créer des fichiers de versement et de les envoyer par courriel.
Événement lié au lot de règlement	Permet d’effectuer le règlement de paiements. Dans sa version prédéfinie par défaut par Workday, ce processus de gestion est configuré de manière minimale. Vous pouvez lui ajouter des étapes, telles que des approbations.

Production de rapports

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Rapport Rechercher des paiements	Utilisez ce rapport pour rechercher des paiements à régler.
Rapport Rechercher des lots de règlement	Utilisez ce rapport pour rechercher des lots de règlement et générer des rapports connexes.
Rapport Rechercher une règle de définition de règlement	Utilisez ce rapport pour rechercher la définition du règlement associée à un compte bancaire précisé ou partagée entre plusieurs comptes bancaires.
Tableau de bord Règlement	Utilisez ce tableau de bord pour afficher et suivre les informations sur le traitement des règlements de bout en bout. Vous pouvez configurer ce tableau de bord avec des worklets pour accéder aux tâches et aux rapports pour les éléments suivants : Impression de chèques et d’avis. Retours de paiement. Autorisation préalable de paiements. Lots de règlement.
Rapport Espace de travail - Règlement	Utilisez ce rapport pour créer, planifier et rechercher des lots de règlement.

Les sources de données de rapport suivantes fournissent des données sur les règlements :

Bank Account Transfers for Settlement

Open Items for Settlement

Settlement Runs

Intégrations

Workday propose plusieurs services Web pour les données entrantes de règlement et les configurations courantes. Envisagez ces services Web lors de la configuration de Workday Settlement :

Cancel Payment Return

Import Bank Institution Record Branches

Importer le message d'accusé de réception de paiement

Obtenir les règles de routage bancaire

Get Payment Purpose Code

Règle de routage de chargement de données bancaires

Put Direct Debit Mandate

Put Miscellaneous Payee

Put Miscellaneous Payee Category

Put Miscellaneous Payment Request Category

Put Outsourced Bank Provider

Put Payment Acknowledgement Message

Put Payment Integration

Put Payment Purpose Code

Put Payment Type

Put Settlement Run Custom Filter

Submit Payment Return

Workday prend en charge les intégrations avec les fournisseurs de services et protocoles de paiement électronique suivants :

Automated Clearing House (ACH).

Bankers’ Automated Clearing Services (BACS).

ISO 20022

Zengin

Vous pouvez également créer une intégration de connecteurs de paiements qui exporte les données de paiement de Workday vers une banque ou un processeur de paiement.

Workday recommande d’utiliser des modèles d’intégration de performance améliorée s’ils sont accessibles.

Connexions et interactions

Domaines fonctionnels	Éléments à prendre en compte
Cash	Les utilisateurs rattachés au domaine associé aux fins de sécurité peuvent effectuer le règlement de paiements ad hoc.
Customer Accounts	Les utilisateurs rattachés au domaine associé aux fins de sécurité peuvent effectuer le règlement de ce qui suit : Factures de clients. Paiements de clients. Remboursements de clients. Le processus de règlement regroupe toutes les factures et tous les ajustements par prélèvement automatique admissibles pour la même société, le même bénéficiaire et le même type de paiement en un seul paiement. Le regroupement s’applique également aux factures et aux ajustements de cartes de crédit. Lorsque vous cochez la case Factures de clients dans le groupe de profils Aperçu des détails de paiement du profil de client, le processus de règlement crée des paiements distincts pour les factures, sauf lorsque vous traitez : Une facture de carte de crédit et un ou plusieurs ajustements de crédit de facture. Une facture par prélèvement automatique et un ou plusieurs ajustements de crédit de facture comportant une prénotification de mandat de prélèvement automatique imprimée.
Frais	Les utilisateurs rattachés au domaine associé aux fins de sécurité peuvent effectuer le règlement de ce qui suit : Avances. Transactions par carte de crédit pour frais professionnels. Notes de frais.
Financial Accounting	Les utilisateurs rattachés au domaine associé aux fins de sécurité peuvent effectuer le règlement d’éléments intersociétés. Lorsque vous exécutez un lot de règlement, Workday génère les écritures comptables et les envoie à Workday Financial Accounting.
Miscellaneous Payment Requests	Les utilisateurs rattachés au domaine associé aux fins de sécurité peuvent effectuer le règlement de demandes de paiements divers.
Payroll	Les utilisateurs rattachés au domaine associé aux fins de sécurité peuvent effectuer le règlement de ce qui suit : Exceptions de groupe de paie. Groupes de paie. Vous pouvez configurer des dispositions pour impression des chèques pour gérer les chèques de paie et les avis. Pour assurer l’exactitude des paiements de la paie, configurez des comptes bancaires avec des types d’utilisation de la paie précis.
Procurement	Les utilisateurs rattachés au domaine associé aux fins de sécurité peuvent vérifier et effectuer le règlement de transactions par carte d’approvisionnement.
Student	Les utilisateurs rattachés au domaine associé aux fins de sécurité peuvent effectuer le règlement de ce qui suit : Paiements d’étudiants. Remboursements d’étudiants. Remboursements d’organismes subventionnaires pour étudiants.
Supplier Accounts	Les utilisateurs rattachés au domaine associé aux fins de sécurité peuvent effectuer le règlement de factures de fournisseurs. Le processus de règlement regroupe toutes les factures d’un fournisseur en un seul paiement. Si vous cochez la case Paiements distincts seulement lors de la définition du fournisseur, le processus règle les factures de ce fournisseur sous forme de paiements distincts.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.