Définir les notifications de flux des travaux pour les courriels de relevés de clients

Sécurité : configurez le processus de gestion Événement lié à des relevés de clients
et les politiques de sécurité rattachées dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.

Voir :

Étapes : activer les domaines fonctionnels et les politiques de sécurité

Étapes : définir les autorisations de sécurité

Vous pouvez configurer des notifications de flux des travaux dans le processus de gestion pour envoyer des relevés de clients par courriel à vos clients.

Les notifications de flux des travaux vous permettent de définir :

Un modèle de courriel.

Heure de déclenchement de l’événement de courriel.

Les conditions et des règles d’envoi par courriel adaptées aux besoins de votre entreprise.

Les groupes de sécurité qui peuvent accéder à cette tâche.

Les options et destinataires du courriel.

L’envoi de message par courriel ou SMS.

Le comportement des pièces jointes.

Accédez au rapport

Définition de processus de gestion pour un objet de gestion

À partir de l’invite

Objet de gestion

, sélectionnez votre organisation.

Cliquez sur

À partir de la colonne

Définition de processus de gestion

, accédez à

Événement lié à des relevés de clients

Dans l’onglet

Notifications

, accédez à la tâche

Modifier une notification de processus de gestion

à partir du menu des actions connexes de la colonne

Notification de la grille

Notifications personnalisées

Cliquez sur

Terminez la tâche

Modifier une notification de flux des travaux

Option	Description
Modèle de courriel de remplacement	Sélectionnez le modèle de notification qui définit l’apparence et le contenu de votre courriel.
Triggers	Sélectionnez le statut du processus de gestion ou l’heure à laquelle l’événement sera lancé.
Conditions et règles	Vous pouvez configurer des règles pour déterminer si et quand Workday doit envoyer la notification.
Répéter pour	Workday définit automatiquement cette invite sur Customer Statements to Be Emailed . Dans certains cas, Workday vous empêche d’envoyer vos relevés de clients par courriel lorsque : Plusieurs clients dans le groupe de lots d’impression. Configuration de répétition non valide Pour obtenir une liste d'instances répétitives valides, voir Référence : Instances répétitives pour des événements de processus de gestion de document de client.
Conditions et règles de « Répéter pour »	Vous pouvez configurer des conditions pour filtrer les instances connexes des champs externes, envoyant des notifications uniquement pour les instances filtrées. Exemple : vous imprimez des relevés de clients pour la société Global Modern Services (GMS) USA. Vous devez utiliser plusieurs configurations de courriels personnalisés en fonction des clients dans le groupe de lots d’impression. Vous modifiez la définition de processus de gestion Customer Statement Event pour Global Modern Services (GMS) USA afin de créer des notifications personnalisées avec la règle de conditions Répéter en fonction du champ Clients . Vous pouvez remplacer les paramètres de courriel de manière à utiliser une configuration de courriel appropriée pour la notification personnalisée que Workday envoie aux clients.
Destinataires	Sélectionnez un ou plusieurs destinataires auxquels envoyer les courriels. Vous pouvez préciser des adresses de courriel supplémentaires dans la section Adresses de courriel . Workday envoie des courriels aux contacts de facturation que vous définissez dans le profil du client et à toutes les adresses de courriel que vous entrez ici.
Groupes	Sélectionnez un ou plusieurs groupes de sécurité qui peuvent exécuter cette tâche.
Option de courriel	Sélectionnez : Par défaut, des courriels sont envoyés au domicile et au travail pour un contact aux fins de facturation. Travail, puis Domicile pour envoyer d’abord une notification à l’adresse courriel de travail. Si vous ne définissez aucune adresse de courriel de travail, mais que vous avez au moins une adresse de courriel de domicile, Workday envoie la notification à l’adresse de courriel du domicile. Domicile seulement pour envoyer une seule notification à l’adresse de courriel du domicile. Si vous n’avez pas défini d’adresse de courriel de domicile, Workday n’envoie pas la notification. Lorsque vous avez plusieurs adresses de courriel de domicile, Workday envoie le courriel à l’adresse de courriel principale du domicile. Travail seulement pour envoyer une seule notification à l’adresse courriel de travail. Si vous n’avez pas défini d’adresse courriel de travail, Workday n’envoie pas la notification. Lorsque vous avez plusieurs adresses de courriel de travail, Workday envoie le courriel à l’adresse de courriel de travail principale.

Remplissez la section

Pièce(s) jointe(s)

de la tâche :

Option liée aux pièces jointes	Indicateur de pièce jointe précisé sur une facture	Résultat
Pièces jointes liées à la facture	S.O.	Workday inclut toutes les pièces jointes associées à la facture du client dans le courriel et ignore l’indicateur de pièce jointe que vous spécifiez sur la facture. Sélectionnez cette option si vous générez vos factures à l’aide d’un logiciel tiers.
Pièces jointes non fournies aux clients	S.O.	Workday ne fournit aucune pièce jointe directe ou référencée aux clients.
PDF pour les notifications de processus de gestion liés aux lots d’impressions	Fournir au client a la valeur Vrai Imprimer avec la facture a la valeur Vrai	Inclut toutes les pièces jointes du fichier PDF lorsque vous imprimez la facture.
Pièces jointes fournies aux clients, mais non incluses dans le lot d’impression Et PDF pour les notifications de processus de gestion liés aux lots d’impressions	Fournir au client a la valeur Vrai Imprimer avec la facture a la valeur Faux	Imprime toutes les factures dans un fichier PDF et inclut toutes les pièces jointes séparément dans la notification par courriel pour chaque facture.
Pièces jointes non fournies aux clients Et PDF pour les notifications de processus de gestion liés aux lots d’impressions	Fournir au client a la valeur Vrai Imprimer avec la facture a la valeur Vrai Imprimer avec la facture a la valeur Faux	Imprime une facture et inclut dans le fichier PDF résultant uniquement les pièces jointes pour lesquelles l’indicateur Imprimer avec la facture est activé. Workday envoie séparément les pièces jointes pour lesquelles l’indicateur n’est pas activé dans la notification par courriel.
Pièces jointes non fournies aux clients Et PDF pour les notifications de processus de gestion liés aux lots d’impressions	Fournir au client a la valeur Faux Imprimer avec la facture a la valeur Faux	Imprime toutes les factures dans un fichier PDF et inclut les pièces jointes marquées à des fins internes séparément dans la notification par courriel.

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